岗位工作量分析.doc

你的岗位设置合理吗？ ——基于工作量的职能岗位分析实践 文/石才员 当中国民企走过创业期进入稳步发展期后，迫切要求完善管理流程建设、岗位重构等制度细化等管理工作。此刻，岗位分析不仅是管理精细化的基础工作，更是企业战略分解到各个岗位上的具体体现。深入来看，民企要想成功过渡到成熟期，也依赖于及时的组织重新设计、流程再造工程和科学的岗位分析，让组织能够快速识别关键岗位和骨干人才，实现岗位、人才和战略的三结合，进而实现企业的战略发展目标。 重塑岗位分析三大目标 作为工作分析的第一步，岗位分析的成败对于岗位价值评估、薪酬体系完善、员工职位管理及发展通道体系的建立健全都负有至关重要的责任。从战略发展眼光来看，岗位分析不再只是简单地搜集、分析、综合各个岗位的基本信息以岗位说明书的形式表现出来，这项工作更具有如下重要意义： ???????? 实现“以人定岗”到“以岗定人”的科学转变。细化组织运作流程，厘清岗位设置和具体需求，然后根据岗位职责和素质要求，配备合格人员，这才是具有战略性的、可发展的选人、用人准则。“以岗定人”不仅可以使组织机构达到精简、统一的目的，还能杜绝人才选拔中的暗箱操作，实现定岗定编促进组织绩效提升的科学效果。 ???????? 实现组织结构和工作岗位的再设计。伴随企业的发展，既定的组织结构和岗位设置必定滞后于企业的发展，如何改变岗位设置的僵化问题呢？这就需要及时进行组织结构和工作岗位的再设计，进一步明确组织目标和部门、岗位职责，界定工作权限，实现工作流程的重新梳理。 ???????? 岗位分析是做好全部人力资源管理工作的基础，为人员调配、招聘及绩效管理等做铺垫。可以说，岗位分析是连接组织宏观规划和微观管理的重要纽带。通过岗位分析，明确岗位职责和要求、工作权限和环境、任职资格以及部门和岗位的衡量标准，编制岗位说明书，为员工的合理调配，招聘标准、培训内容、薪酬设计、绩效考核和职业规划等所有人力资源管理工作奠定标准化、科学化的平台。 步步为营，细化岗位分析流程 从科学的角度出发，我们可以将岗位分析分为四个层次的工作内容：首先分析组织内部各成员每周发生的工作事项的频率及每次所需时间的原始数据，并根据岗位问卷调查和一对一的访谈进一步确定岗位工作量的准确数据。其次，计算各个岗位平均每周实际发生工作量的总时间占周工作总时间的比例及平均每周多出的工作时间，其中每周工作的总时间为40小时。第三，根据实际情况和准确工作量的评估，按照饱满的周工作量和工作时间来整合、设计岗位。第四，根据部门的实际总工作量和工作时间，重构出理想的岗位数目和人员编制数目，实现定岗定编。 步骤一：记录岗位工作量 利用表格记录问卷调查所收集到的组织内部各个成员的岗位名称、工作职责、每个职责实现对应需要的有序工作事项，例如明确记录第一步工作事项、第二步工作事项等每一步的具体内容、每项工作事项每周发生的频率（基于工作量研究的岗位分析工具是以周为单位的）和每次的开始时间与结束时间（以小时为单位）、输出的成果（此成果和每项工作事项可以判定此岗位成员的工作复杂程度、风险大小、成本大小，进而界定岗位价值）。表1以“会务管理专员”岗位为例进行说明。 表1：工作分析清单 岗位： 会务管理专员（举例） 填写人： ××× 填写说明： 请按照工作重要性依次填写你从事的每项工作职责。工作职责强调的是工作的目的及完成该工作个人负有的责任，而非工作过程，请多用具体动词加名词的方式，少用“负责”之类笼统的动词；工作内容是对工作职责的分解，是达成职责的工作步骤或例行的工作事项；发生次数衡量单位为：次/天、次/周、次/月、次/年；输出成果包括各种报表、图片等可支撑与证明工作职责实现的信息资料。 序号 工作职责 事项明细 发生次数 开始时间与结束时间 输出成果 1 协助开展总监例会 1、会前通知 1次/周 周一上午10—10：30 会议通知 2、会场准备与投影调试 1次/周 周一下午5—5：20 干净可用的会场 3、会议记录 1次/周 周一下午7—9：00 会议笔记 4、会议纪录整理与签发 1次/周 周二上午8-10 会议纪录 2 电话会议 相关联的部门和岗位 填报人签名与日期： 步骤二：设计分析岗位访谈 整理部门岗位成员提交的工作分析清单，根据岗位成员所提交清单的复杂性、重要性、访谈配合度、沟通能力的强弱等列出访谈议程，明确访谈的顺序、时间、被访谈人、访谈人、访谈内容，通常会将复杂性不高、岗位重要性低、配合度好、沟通能力强的放在前面先开展访谈工作。具体访谈流程如表2所示： 表2：工作量访谈日程安排 顺序 被访谈人姓名 访谈日期 访谈时间 访谈人 访谈地点 访谈内容 1 同事A 4月22日 8：00-8：30 石才员 三楼A会议室 岗位工作职责发生