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科技期刊对“录用证明”的科学管理 于洋 段桂花 段为杰 林松 向政 吉林大学《高等学校化学学报》编辑部 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 摘????要： 针对开具“录用证明”后出现的小问题, 根据编辑部的实际情况, 结合ISO 9000质量管理方法, 通过编辑部工作会议讨论, 建立了开具“录用证明”新流程, 从而实现了对“录用证明”的科学管理。 关键词： 科技期刊; ISO 9000; 录用证明; 质量管理原则; 过程控制; 收稿日期：2017-05-25 Scientific management of “Proof of Paper Acceptance” in sci-tech journals YU Yang DUAN Guihua DUAN Weijie LIN Song XIANG Zheng Received： 2017-05-25 科技期刊编辑部都重视刊出论文的学术质量, 还很重视刊出论文的语言质量, 但对编辑部工作流程的质量管控往往关注不足, 容易出现工作细节瑕疵, 而小问题不管控就有可能带来大麻烦, 最终影响编辑部的工作, 损害编辑部的声誉。对于工作流程的管控, 比较适宜的方法是借鉴ISO 9000认证的基本原则及质量体系建立方法, 学习制定和优化工作流程的技巧, 并将其应用于编辑部的日常管理之中[1-2]。 “录用证明”是稿件被编辑部录用后, 编辑部为作者开具的加盖编辑部公章的证明材料。因为论文从录用到刊出需要一定时间, 很多作者在这段时间里需要参与毕业、评优、评职、申请项目等事情, 需要证明自己的文章已经被录用, 所以“录用证明”应运而生。开具“录用证明”是一个非常简单的步骤, 恐怕大家都会认为如此微不足道的事情无需管理。其实, 管理的优化与事情的大小无关, 只要是旧工作流程有瑕疵, 给编辑部带来了麻烦, 就需要进行流程管理[3]。笔者以《高等学校化学学报》编辑部的工作为例, 描述了新管理流程的设立过程, 展示了如何科学管理“录用证明”。 1 随意开具“录用证明”的旧工作流程不完美 开具“录用证明”对编辑部来说是件小事, 但对作者来说是至关重要的大事, 作者可以凭此毕业、评优、提职、申请项目或项目结题。在人生的关键时刻, 有些作者急近功利, 可能会做出不恰当的举动。我刊开具“录用证明”有3个先决条件:1) 论文已被录用且作者已经完成最后修改;2) 作者提供的投稿介绍信无异议;3) 全部作者都已经在版权协议上签名。这里有个实例:A编辑去外地参会, 其负责稿件的作者致电编辑部, 说毕业答辩需要“录用证明”, B编辑接到电话后, 查阅了采编系统, 发现该论文已录用且修改完毕, 于是B编辑给作者开具了“录用证明”。但实际上, 该论文有2位作者在美国某大学工作, A编辑尚未得到这2位作者签署的版权转让书, 所以这篇论文还没有满足开证明的三个先决条件。“录用证明”的内容往往包括作者名、作者单位、录用时间、稿件编号和论文题目, 我刊开好的证明往往随其他印刷品一同采取平邮方式邮递, 常有信件丢失的现象。编辑部在工作中有时会接到高校或科研机构打来的电话, 确认某作者的稿件是否录用, 编辑部是否开具了“录用证明”, 编辑接到电话可立刻查询到稿件的录用情况, 但是否开具了“录用证明”, 则不好回答, 因为编辑们开完证明后都是各自备案, 必须一一询问查询才能了解。还有一些特殊的情况, 就是已经给作者开具了“录用证明”, 但是稿件最后因故未能刊出, 或刊出后被撤稿[4]。 2 建立新流程科学管理“录用证明” 编辑部首先成立了“录用证明”流程设置工作小组, 项目负责人为笔者, 组员为编辑部全体成员。 2.1 汲取ISO质量管理精髓, 结合编辑部实际情况, 笔者提出新流程建议 根据ISO族标准的8个原则, 结合编辑部的实际情况, 笔者认为与“录用证明”流程相关的原则主要有3点:1) 过程方法。这个原则的精髓就是“防患于未燃”, 即堵住引发问题的漏洞。据此, 笔者建议增加“录用证明”的统一备案制度;建议编辑与作者尽量以email沟通以保留证据, 建议作者采用电子版“录用证明”, 如需原件, 则采用顺丰或EMS方式邮递[5];建立适当机制应对开证明而论文未刊出或刊出撤稿的特殊情况。2) 管理的系统方法。这个原则的内涵为“我的地盘我做主”。据此, 笔者建议责任编辑全权负责自己稿件的“录用证明”, 其他编辑除非得到责任编辑的授权, 否则不可开具。3) 基于事实的决策方法。这个原则的含义是“实事求是, 集思广益”, 就是说新流程的制定需要从实际出发, 开会时由大家一起讨论确定。 2.2 开会讨论, 最终确立“录用证