湖南省南县政府电子化档案管理系统方案.docVIP

湖南省南县 电子化档案管理系统 项目设计说明书 佳程科技 目 录 一、 3 1、项目背景 3 2、业务需求 3 2.1档案信息化 3 2.2双处理模式结合 4 2.3档案信息门类的划分 5 2.4档案系统用户模型 5 2.5档案数据多样性 6 2.6 档案信息安全保密性 7 2.5 信息检索 7 2.6 外部接口 7 二、 8 1、系统定义与目标 8 2、指导原则 9 三、 9 1. 系统网络拓扑图 10 2. 逻辑运行结构 11 3. 网络硬件建设建议 12 4. 系统技术架构 13 5. 系统开发和运行环境 14 四、 14 1、文件管理 14 1.1文件著录 14 1.2文件分类排序 15 1.3文件鉴定 15 1.4辅助组卷 16 1.5 密级期限设置 16 1.6 解密 16 1.7设置目录号 16 1.8生成归档号 16 1.9文件归档 17 1.10关联关系设置 17 1.11适应机构变更 17 2、档案管理 17 2.1档案著录 17 2.2案卷调整 18 2.3输出 18 3、移交接受 18 3.1移交 18 3.2接受 19 4、档案保管 19 4.1库房管理 19 4.2存放位置管理 19 4.3档案保管状况管理 20 4.4档案出入库管理 20 5、档案利用 20 5.1利用登记 20 5.2利用管理 21 5.3催还流程 21 5.4利用统计 21 5.5档案利用流程 22 6、鉴定销毁 22 7、档案统计 22 8、档案编研 22 9、查阅 23 10、系统扩展功能 23 项目背景与需求 1、项目背景 档案管理信息化就是要利用现代的信息技术变革档案管理的模式，具体地说它包括档案本身的信息化、档案管理方法的信息化、档案管理工作模式的信息化、档案：工作目的的信息化。档案本身的信息化就是我们通常所说的档案的数字化。档案管理方法的信息化就是要求我们用现代信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。档案管理工作模式的信息化就是利用信息技术快速高效的特点，革新档案管理的工作模式，最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理的效率。而工作目的的信息化则是要充分体现和适应信息共享的本质属性，把工作目的转变到重在“服务利用”的方向上来，最大限度地利用信息技术的有利特性，实现档案有条件共享的价值。为此必须实现工作模式的转变，既要考虑原有模式在信息化管理系统中的延续，同时要考虑新工作模式在信息化管理系统中的充分体现。档案管理信息系统的设计就要在这样的思维理念的指导下来进行传统的档案业务处理机制，经过多年的实践，已经形成了一种相对来说比较安全的切实可行的处理机制，本着谁处理、谁签名、谁负责的原则，大多使用纸质文件的形式，既容易保存，又具有很强的凭证性。但是，随着人类社会进入信息化时代，传统档案处理模式已呈现出不能适应和完成现代工作模式下档案业务要求的弊病。档案管理信息化和电子档案的出现，对传统的档案处理模式产生了很大的冲击。由于电子档案一般通过网络来进行转移，归档工作多要求在网上进行，它在提高了工作效率的同时，也带来了一定的不安全隐患，同时其凭证性大大地被削弱。电子档案通常采用计算机查询，由于计算机查询的高效性，使得革新原有工作模式下的信息门类划分原则和归档工作流程，以利于进一步提高工作效率成为现实要求。“简化整理”的档案工作方法就是在这样的背景下产生的。我认为“简化整理”要以方便查询为基础。事实上“简化整理”的工作方法目前并未在我国档案界普遍地被采纳，分析其原因，既有“简化整理”的工作体系还不十分完善的因素存在，也有档案管理信息化程度较低的因素存在。由于“数字档案”工程处于初步实践中，档案界普遍形成纸质档案和电子档案并存、传统模式和信息化模式共行的局面。因此，档案管理系统的设计，就要兼顾信息化进程不断推进和传统模式犹在的双重要求，构建一套既能满足传统模式的要求又能体现信息化优势的解决方案——双处理模式并存机制。双处理模式并存机制是档案管理系统设计中一个切实可行的解决方案。 就档案本身来说，最为复杂、重要问题莫过于对档案信息门类的划分。信息门类的划分，决定了档案组卷、编制档号、装盒、排序入库、查询借阅等操作规则。然而，档案信息门类的划分，又是以档案本身的来源和性质为基础的。对于不同的单位和部门，其档案的形成机制是不同的，因而本着档案管理的基本原则，就会有不同的信息门类划分体系。另外，随着社会的不断进步，就会有机构的合并、新增、削减等问题出现，加上新技术在工作中的不断引入而引起的工作模式的变革，需要在一定范围内进行信息门类的重新划分，包括信息门类的修改、合并、新增、甚至删除。这种信息门类划分的复杂性和一定程度上的不确定性，决定了我们在进