秘书基础知识教程 第一章文书基础.doc

文书基础 目录： 第一节：应用文书的概念与制发程序 应用文书的含义与分类 通用公文的制发程序 事务文书、商务文书的制发程序 第二节：应用文书的格式 通用公文的格式 事务文书、商务文书的格式 第三节：应用文书的要素 材料 主题 结构 语言 第四节：应用文书的表达方式 叙述 议论 说明 第一节 应用文书的概念与制发程序 应用文书的含义与分类 1、应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。 2、应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书 公文类别 定义 包含种类 行政公文 是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 命令（令）、决定、公告、通告、 通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要 （共13种） 事务文书 是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。 传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等 商务文书 是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。 意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。 二、通用公文的制发程序（发文办理） 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序 （一）草拟 草拟公文的主要要求是 （1）符合国家的法律、法规及其他有关规定； （2）情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短； （3）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义； （4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层“（1）”； （5）应当使用国家法定计量单位； （6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称； （7）文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （二）审核 （审查核定） 审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。 （三）签发 （予以审定、签字、准予印发） （四）复核 （再一次对公文制发的工作环节进行审查核对） 复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。 （五）完成以上工作后，公文就可以进行缮印、用印、登记、分发了。 三、事务文书、商务文书的制发程序 都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。私事文书不具制发程序。 第二节 应用文书的格式 一、通用公文的格式 我国目前学习、运用公文格式的唯一标准是：国家质量技术监督局于1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》（国家标GB/T9704-1999）。 （一）通用公文用纸和印装规格 1、采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm×297mm。 2、公文页边与版心尺寸： （ 上白边）37mm±1mm （左白边）28mm±1mm （版心）156mm×225mm （右白边）26mm±1mm （不含页码） （ 下白边）35mm±1mm 3、公文符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。 4、公文左侧骑马订或平订，不掉页，后背平整、不空。 （二）通用公文中各要素标识规则：格式要素可分为眉首、主体、版记3部分 如下表：眉 首 包含要素 定义 样式 字体 书写位置 公文 份数序号 是将同一文稿印制于若干份时每份公文的顺序编号 阿拉伯数码 如印制100份 第一份：0001；第100份：0100 顶格标识在版心左上角第1行 秘密等级和保密期限 是指划分公文保密的级别， ◆分为：绝密、机密、秘密 两字之间空一字，机 密 如要保密期限： 机密★一年 3号 黑体 顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度 是指对文件送达和承办的时限要求。◆分为：特急和急件两种；有的文件要求限时送到，则在文件封套上标注：限×月×日×时前送达。 两字之间空一字，急 件 3号 黑体 ①顶格标识在版心右上角第1行 ②要求同时标秘密等级的： 顶格标识在版心右上角第2行（秘密等级之下） 发文机关 标识 由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。 ◆对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。 (高×宽)应小于22mm×15mm 联合行文时，主办机关名称放在前面，“文件”2字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；必须保证公文首页显示正文。 红色小标宋体字 平行文、下行文