西软酒店管理X5操作手册.docVIP

预订 2 第一节 档案 2 1.1 客户档案主窗口 2 1.2 新建宾客档案 3 1.3 档案与预订的关联 8 第二节 散客预订 9 2.1 散客预订基本步骤 9 2.2 房价查询 14 2.3 散客预订主单 19 2.4 常见预订实例 20 2.4.1 VIP预订 20 2.4.2 公司、旅行社、订房中心预订 21 2.4.3 升级处理 22 2.4.4 一个客人预订同类型客房多间、分房 23 2.4.5 一个客人预订不同类型客房多间、不分房 24 2.4.6 一个客人预订不同类型客房多间、分房 24 2.4.7 同住处理 25 2.4.8 自用房 29 2.4.9 免费房 29 2.5 修改预订信息 30 2.5.1 补充信息 30 2.5.2 修改信息 30 2.5.3 预订取消 30 2.5.4 取消恢复 31 2.5.5 候补预订 31 2.6 更换档案 31 第三节 预订宾客列表 33 3.1 宾客列表主窗口 34 3.2 信息灯 35 3.3 查询 39 第四节 客房可用资源查询 40 4.1 客房可用与占用 40 4.2 实时房情 41 4.3 Control Panel 42 4.4 客房占用状态图 42 第五节 团队会议预订 43 5.1 团队会议预订基本步骤 43 5.2 团体预订主单 45 5.3 客房预留处理 46 5.3.1 客房预留 46 5.3.2 调整预留数 47 5.3.3 释放纯预留 47 5.4 成员批量处理 48 5.5 定义团体付费 52 5.6 会议室处理 52 5.6.1 新建会议室预订 53 5.6.2 会议室资源调整 57 5.6.3 会议室资源查询 59 5.7 散团转化 59 5.7.1 成员出团 60 5.7.2 散客入团 60 第六节 查询 61 6.1 宾客列表 61 6.1.1 当前宾客列表 62 6.1.2 历史宾客列表 62 6.2 实时房态表 63 6.2.1 实时房态表－2 63 6.2.2 实时房态表－1 64 6.2.3 实时房态表－3 66 6.2.4 实时房态表－4 68 6.3 报表 69 6.3.1 特殊要求统计报告 69 6.3.2 报表专家 71 6.4 酒店活动事务 71 6.5 公共信息 72 预订 档案 档案是酒店关于客人、公司、旅行社、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。 1.1 客户档案主窗口 主窗口下，按CTRL+L，打开『客户档案列表』窗口，如下图所示。档案分成五大类：宾客、团体会议、公司、旅行社、订房中心。 图 『组合条件查询』窗口输入查询条件，单击〖确认〗，显示查询结果，双击某记录，可打开。 查询常用条件有：名称、单位名、协议号、销售员等。 1.2 新建宾客档案 ● 操作步骤 （1）、『客户档案列表』窗口，退出『组合条件查询』窗口； （2）、单击〖新建〗，打开档案类型选择窗口，单击“宾客”，打开档案主单。 图 （3）、输入客人【本名】，按Tab键或回车，系统自动显示【姓】、【名】、【姓名2】。 （4）、使用Tab键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单（下拉单或帮助窗口）中选择相关信息。 （5）、基本信息录入完整后，单击〖存盘〗，自动生成档案号。 图 注意： （1）、姓名必须正确输入（外国人的名字请注意大小写），才能保证客户档案的正确匹配，相关单据（如帐单、登记单）的正确显示。 （2）、新建档案时，先输【本名】，回车，【姓名2】、【姓】、【名】将自动显示为中文名对应的拼音。 ● 档案信息 （1）、主要信息――客人主要信息，如上图所示； （2）、附加信息――客人附加信息，如下图所示； 图 （3）、喜好与特要――客人的特殊要求、喜好；其中排房要求直接与预订挂钩； 图 （4）、优惠策略――房价、餐饮等消费优惠，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用； 图 （5）、统计分析――客人历史消费统计； 图 （6）、图像资料与相关人――联系人、签单人、负责人签名、照片等资料； 图 （7）、Guest Info――卡及其纪念日； （8）、预订信息――该档案当前的预订、在住、本日退房的记录； （9）、销售日记---- 供销售员记录走访客户情况； （10）、投诉记录——记录客人的投诉情况。 1.3 档案与预订的关联 比较新建预订时，有无档案的区别。 ● 预订单，输入姓名，回车，系统自动与客史档案匹配。如果该客人有客史，系统将自动匹配客史，待操作员确定后，客史信息中与预订单相关的基本信息将自动录入，操作员只需补充或修改即可。 图 ● 匹配后，若该客人没