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下载 下载 第1 3学时 增 强 文 档 在N o t e s 中创建文档，并不只是把一些字词放在一起并保存它的事情。除了邮件之外， N o t e s 中的文档都是共享的。因此，当创建文档时，必须考虑其他人将要阅读这些文档。除了 格式化以改进文档的外观之外，还能够在文档中利用折叠区段和指向其他文档的链接，使之 更具有吸引力。 在这个学时中，将要讲述下列主题： • 创建到其他文档、数据库和 U R L之外的热点链接。 • 添加弹出式文本和区段到文档中。 • 创建和使用样式，以便频繁地重复使用格式。 • 打印具有页眉和页脚的文档和没有页眉和页脚的文档。 13.1 创建文档、数据库和视图链接 链接是指向其他文档、视图或数据库的指针。当回答邮件时，对邮件的回信就包括有到 原始邮件的链接。该链接放在回信的主题行中，如图 1 3 - 1所示。如果必要，用这种方法只需 要单击文档链接图标，接收回信的人就能够检查原始邮件的内容。就像单击帮助中的超链接 一样，单击图标将可打开链接文档。 图13-1 对邮件的回信包括 指向原始邮件的文 档链接 文档链接图标 在回信中的文档链接是自动创建的，但是也能够创建自己的链接。例如，如果要撰写一 个试图说明如何在 N o t e s 中完成某项任务的邮件，可能要包括一个文档链接到相关的“帮助” 文档。用这种方法，收件人单击链接图标打开“帮助”文档，就能够获得有关任务的进一步 的信息或说明。 有四种可用的链接图标可以包括在文档中，如图 1 3 - 1所示。表 1 3 - 1是对每一种链接类型的 简要说明。 重要的是要了解，只有当该链接是被链接到文档、视图和数据库时，其他人才能够访问 它。如果链接的文档已经被删除，或者链接到的数据库不可用，或者不能被试图使用这个链 第 1 3学时 增强文档 1 4 9 下载 接的人访问，则该链接就不起作用。 表13-1 链接的类型 链接图标 类 型 说 明 文档链接 如连接到另外的N o t e s 文档。该文档可能是邮件或者是在其他数据 库中的文档。当单击图标时，链接文档就会在屏幕上打开 数据库链接 如连接到其他数据库。当单击图标时，数据库就会在默认视图中 打开 视图链接 如连接到视图，该视图可能是在相同的数据库中或其他数据库中。 当单击图标时，视图就会出现在屏幕上 定位链接 如连接到文档中的特定位置。当单击图标时，文档就会在标有链 接标记的文档中的特定位置处打开 削弱的链接？ 请记住，链接的成功与否取决于对文档或数据库的正 确的权限或存取权限，或取决于数据库的可用性。当在邮件内使用文档 链接时要小心。例如，除了自己之外无人能够访问你的收件箱。你不能 够发送文档链接给H a r r y ，使他能够查看你从M o n i c a那里接收到的在收件 箱中的邮件。 H a r r y 不能够访问你的邮件箱。在这种情况下，必须转发 M o n i c a 的邮件给H a r r y 。 创建链接涉及两个过程：首先，是识别要链接的文档和链接的类型。其次，是识别从中 链接的文档。要在文档中创建链接，可按下列步骤操作： 1) 打开或选取要链接的文档、视图或数据库（使用任务按钮和书签在文