文秘培训(精简版)_YIU..pptVIP

第五节、办公软件 办公软件 办公软件 内容： 1、OA办公软件的应用。 2、office办公软件的应用。 3、打字速度。 第六节、日常事务 事务管理（关键词：整洁、高效、有条理） 事务管理（关键词：整洁、高效、有条理） 办公环境管理 ——6常管理 事务管理（关键词：整洁、高效、有条理） 分类的目的是： ①改善和增加作业面积； ②现场无杂物，行道通畅，提高工作效率； ③减少磕碰的机会，保障安全，提高质量； ④消除管理上的混放、混料等差错事故； ⑤有利于减少库存量，节约资金； ⑥改变作风，提高工作情绪。 就是将物品分为2类：一类是有用的，一类是无用的。有用的留下，无用的处理掉。 常分类： 就是把不再用的东西清理掉，把分类好的物品摆放整齐。为了减少整理的次数，所有物品摆放好后贴上标签，划定摆放区域。这就是常说的物品“有名有家”。 整理活动的要点是： ①物品摆放要有固定的地点和区域，消除因混放而造成的差错； ②物品摆放地点要科学合理； ③摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别。  常整理： 事务管理（关键词：整洁、高效、有条理） 常清洁： 就是对常分类、常整理、常清洁的成果进行维护。做到不用分类的分类，不用整理的整理，不用清洁的清洁。 常维护就是连续地、反复不断地坚持常分类、常整理和常清洁活动，并对以上三常的实施效果进行检查评估，以保障以上三常的有效运行。 常维护： 就是把物品整理后会空出一些空间，要做清洁工作，以保证所有地方干净、卫生。 清洁活动的要点是： ①天天清洁，不留死角 ②检查清洁过后是不是干净，物品摆放是否到位，设施、设备是否正常运转 ③维修设施、设备出现的问题 事务管理（关键词：） 常规范： 通过经常不断的教育，加强员工的自律性，使全员养成良好的“六常”习惯 经常探讨，将工作做好 常教育： 建立起规范化和制度化的标准，确保人人有责，提高整体素质，这一项是该方法成败的关键。 确切而言，常规范就是规范大家的操作标准和行为习惯 事务管理（关键词：整洁、高效、有条理） 办公室6常管理操作步骤： 将办公室的物品分为三类：抛掉不用的物品，留下可环保回收的物品固定位置存放，及使用中的物品 将物品分别贴上标签，固定合适的位置，做到有名有家 公司大扫除，清洁隐藏的角落，及清洁技巧规定 明确清洁卫生制度及落实负责人 公司内部按照集中存放方法，颜色管理办法，私人物品管理等方法实施六常 研究工作计划及成效，实行办公室下班前一分钟六常规定 档案管理（关键词：规范、完整、便于使用） 档案管理 档案管理（关键词：规范、完整、便于使用） 在工作时常常会遇到的情况？ 必要的资料忘记收到什么地方去了，不能立即调出来 文件柜内装满了旧资料，处理不了 相同的资料在同一文件柜内分好几处存放 由于主管资料的人缺席，他主管的文件不知收到哪里，以致影响了工作的进展 在进行业务交接时，不能顺利地进行工作交接 档案管理（关键词：规范、完整、便于使用） 档案管理 对象 2、公司的技术、标准文件 1、公司的证照、印信、合同等相关文件 4、人力资源管理相关文件 6、其他需要留存的文件 3、公司的制度、流程 5、部门内部的管理文件 档案管理（关键词：规范、完整、便于使用） 1、制定档案利用权限 2、建立档案存、取记录 收集 整理 存档 利用 档案管理程序 1、分类 2、分件 3、排序 4、装订 1、建立总、分目录 2、妥善存放，随时更新 1、文件形成后及时收集 2、保证收集档案的完整性 档案管理（关键词：规范、完整、便于使用） 档案的分件： 一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。 特殊情况： 正文与附件，为一件； 转发文与被转发文，为一件； 式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件; 正文与文件处理单，为一件； 正文与发文稿纸， 为一件； 装订顺序： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 中文版本在前，其它文种版本在后； 发文稿纸在前，正文在后； 文件处理单在前，正文在后 档案的分类： 先按照类别分 后按照时间分 课程结束，谢谢！ * * * * * * * Company name PowerPoint Template 把每一件简单的事做好就是不简单； 把每一件平凡的事做好就是不平凡。 培训内容 第一节 文秘职责 第二节 目标与计划 第三节 会议管理 第四节 公文拟写与处理 第五节 办公软件应用 第六节 日常事务管理 文秘职责（关键词：沟通、协助） 第一节、文秘职责 文秘 职责 一、目标与计划 二、协助管理 三、日常事务 工作内容