精品时间管理培训演示.pptVIP

4．不必花太多时间追求完美。 如果你已完成当天任务的90%，你就算成功了。 5．将你的计划放在一个易于取放的地方。 把你要完成的目标粘贴到你随时可以看见的地方。视线之内应该永远有一幅挂历或台历打开着置于你的桌面之上。不时用它检查你一天的工作是否达到了目标。 三、控制浪费时间因素的技巧 1．给约会限定以保持你自己能在既定的会面时间内集中精力。  2．合并同类项： 尽可能将相似的任务进行综合与合并。 3．把诸如回电话、收发EMAIL、约会、案头工作等相似的活动集中到一个时间段处理。 例如，将所有的电话安排在每天计划好的某个时间一起打；在一上班、午休后、下班前各留15分钟处理EMAIL，余时不看。 4．利用意料之外的空闲时间 下列多种因素会导致出现意料之外的空闲时间：旅行延迟、会议取消、约会延迟。这些时间经常会被浪费掉。要养成利用这些空余时间处理事务的习惯。 5分钟 10分钟 30分钟 安排一个约会 打一个简短的电话 浏览刊物、杂志和 写张便条 为某次会议准备议题 安排你的每周计划 更新代办单 阅读并回复电子邮件 撰写一份报告提纲 安排即将来临的旅行 填写一份开支报告 利用空闲时间的建议： 5．利用授权 授权能够让你在你所拥有的时间内扩大你能够完成的工作范围。仔细检查你希望授权出去的工作，并为此挑选适合的人员。如果你没有直接下属，你也许可以将此项工作与某位同事进行交换。你在授权工作时务必要讲清楚你的预期结果和参与程度。要给予授权对象完成任务所需要的权限。 6．文件处理原则 努力做到每次只处理一份文件，一份文件只处理一次，处理完的文件即时或归档、或传递，或扔掉。 7．消除无效会议 参加任何会议之前，确定你是否是最佳代表。如果你肯定会议值得参加，要确保该会议有明确的目标、议程、时限以及时间地点是否合适。 如果是你在主持会议， 要在会议召开之前明确会议的目标、议程、时限以及考虑时间地点是否合适，还要充分做好会议的组织工作，确保参会者准时到场。 在会议进行中要严格按照议程进行控制，避免跑题，注意维持会议秩序严肃会议纪律，避免外界干扰。 会议结束后要留下会议记要，还要跟踪会议决议的执行情况。 如此才能保证所有与会者的时间得到最充分的 利用。 8．拒绝职责外的额外无关事项，学习会说不? 首先，应该明确你为什么要说不，这有助于你坚持说不并避免内疚。尽量只介入那些有助于你实现目标的事务。尽管为了体现作为团队一名成员的素质，你可能很想介入既定目标之外的事务，但只有在这一事务不会危及你的其它工作时，你才可以这么做。如果你没有时间参与，你的介入就不会对任何人有所帮助。 说不时注意三点： 对事不对人； 态度诚恳自信； 帮助推荐合适的人选。 最后再请你分析一下：王鹏的时间管理是否存在问题，如有，应如何改进？ 祝您成功！谢谢！ 即排出顺序、分配时间资源 原则2：排序分时 时间管理矩阵图 重要 不重要 紧急 不紧急 ?危机 ?急迫的问题 ?有限期的任务，会议 ?筹备事项 ?准备及预防工作 ?计划 ?关系的建立 ?培训，授权，创新 ?干扰，一些电话 ?一些会议 ?一些紧急事件 ?符合别人期望的事 ?细琐的工作 ?浪费时间的闲聊 ?无关紧要的信件 ?无关紧要的私人电话 错误倾向：偏重第一类事务 Ⅰ 结果： ?压力 ?筋疲力竭 ?危机处理 ?忙于收拾残局 Ⅱ Ⅳ Ⅲ 错误倾向：偏重第三类事务 Ⅰ 结果： ?轻重不分，未有效完成本职 ?缺乏自制力，怪罪他人 ?面临危机压力 ?失去目标与计划 Ⅱ Ⅳ Ⅲ 合理的按照紧急和重要两个纬度划分自己的工作事项； 将大部分时间和精力放在第二象限的工作上，主要根据第二象限的工作制订计划，80%的时间资源放在第二象限，20%放在其他象限。 第二象限工作法 80/20原则（也叫帕雷托原则）： 80%的工作价值来自于20%的工作事项，而剩下的20%的价值来自于80%的工作事项。 原则3：80/20原则 启示：20%的工作事项创造80%的工作价值；抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保证80%的工作结果；改进这20%的工作处理方法，可以获得80%的新效果。 误区：面面俱到