探讨企业档案信息化系统的实现.docVIP

精品论文 参考文献 探讨企业档案信息化系统的实现 张玉清 （伊春林业科学院，黑龙江 伊春 153000） 摘 要：企业档案信息化是指在企业档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务。现就企业档案信息化系统的目标及其实现问题作简要论述。 关键词：企业档案；信息化；系统 1 企业档案信息化管理系统的目标 档案信息是企业原生信息源，随着经济发展其重要性正日益凸现出来；而计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用，使信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在对传统管理模式进行扬弃的基础上，档案部门通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务，是企业档案信息化系统的最终目标。 2 全面系统采集有效信息是保证系统目标实现的前提 为实现企业档案信息化建设的目标，应建设一个档案信息资源丰富、现代化水平较高的档案管理体系，形成涵盖企业生产、研发和市场等领域的信息应用系统。在信息采集方面，该系统应能够实现信息的全面、自动、实时采集。档案工作人员应根据完整性、准确性、适应性等标准及时对系统自动采集到的信息进行鉴别和筛选，将其中应作为档案永久保存的部分，交由档案信息化系统自动批量地提取档案著录项，标引出分类号和主题词，并将文件保存在相应的档案信息数据库中，至此一份电子档案正式形成。 3 准确加工处理信息是保证系统目标实现的基础 未经加工处理的档案信息，要么偶尔发挥极其有限的作用，要么终年沉睡在档案数据库中不为人知，在真正意义上实现档案信息化建设为企业经济利益最大化服务的功能更是无从谈起。因此，只有从企业档案信息化工作的完整意义出发，针对一定题目，对分散无序的信息进行加工，使之有序化系统化，才能实现系统的最终目标。 4 多形式输出档案信息是保证系统目标实现的关键 在企业档案信息化系统中，全面系统采集有效信息，并对其进行必要加工，主要是为实现信??的有序化存贮；换而言之，是为实现系统目标做好准备工作。至于系统目标的实现关键还在于：以何种方式不失真不滞留地将档案信息输出给广大用户。 4.1开展广泛的档案信息网上借阅服务 现代信息技术的应用，可以方便快捷地满足利用者对档案信息的需求。以研究院档案管理工作为例，档案部门可在局域网上设立档案信息网站，并建立用户界面友好的查询系统，完成档案的查阅。对于外部用户，可引导其浏览本站点信息，并为用户方便地索取档案信息提供技术保证，以期扩大企业社会的影响和提高企业知名度。对于内部用户，根据用户权限，以数字化的形式通过局域网为企业各业务部门和广大科技人员提供必要、及时、可靠、大量的基础性原生档案信息，满足各部门日常工作自动化过程对信息的需求，为各部门的信息开发利用工作提供基础条件，充分实现档案信息共享，并对整个企业的信息化工作起到支撑作用。 4.2举办网上档案展览 以研究院为例，可以根据以往举办实物档案展览的经验，通过内部局域网，举办网上档案展览。运用多媒体技术全面展示馆藏档案的内容及构成形式，让基层科技人员根据特定专题自己去挑选、阅览所需档案信息。网上展出的档案信息可以按专题组织，是较为集中、系统的材料。在内容上，具有先进性和代表性；在选材上，依据展出的目的不同有所差异：如主要是为科研、生产服务和以宣传教育为目的的展览，可以利用档案信息的真实性和原始性的特征，充分表明档案信息在研究院发展中所起到的重要作用；主要是为科技交流和科研、设计成果转让服务的展览，可以选择技术上有先进性和适用性的档案信息，表明交流和转让的科技成果是先进的、具有一定经济效益的。举办网上档案展览，不仅可以活跃档案工作，而且可以实现档案信息管理工作由半封闭向开放式的转变。 4.3注重档案信息咨询服务 咨询服务是档案人员根据利用者的需求，以馆藏档案信息和有关知识，帮助利用者解决难题的一种智能服务。与网上借阅和展览相比而言，咨询服务对档案人员的要求较高，他们不仅要具有丰富档案知识，还应具有一定的科技知识；此外，承担此项工作，还要求档案人员要认真负责，谨慎从事。对于咨询的问题，应经过反复比较论证得出结论；对于涉及政策、权益、机密的咨询，应准确处理好保密与利用的关系。 5 加强反馈控制是保证系统目标实现的手段 根据控制原理，企业档案信息化系统的信息反馈，是指信息化系统输出的档案信息，经过与外部环境作用后，其输出效果返回档案信息化系统，并由此引起系统各项工作内容、规章制度的调整，以期