模块五 信息辅助管理.pptVIP

* 五、保密事务中的信息工作 保密要保护的就是那些不适合外界知道的特定信息。因此，保密工作本身是信息工作的一部分，是信息工作的纪律要求。 保密工作是对特定信息采取特殊处理形式。因此，在保密工作中，要准确把握和划定信息的密级，这是做好保密工作的前提条件。根据密级不同，我们对所要保护的信息采取不同的处理方式。 此外，秘书在办文、办会、办事过程中也会涉及大量的机密信息。因此，一定要树立保密意识，形成保密自觉。 * 任务二 熟悉会务组织信息工作 会议是信息沟通、信息处理的重要手段；会场是信息的重要集散地；开会的过程就是信息交流、信息处理、信息输入输出的过程。秘书的会务工作，实际上是确保会议信息有效流动，以实现会议目的的工作。因此，秘书必须把会议信息工作贯穿到会务工作各个环节中去。 * 一、会前信息工作 （一）会前信息收集 在会前，我们决定一个会议是否召开，解决哪些问题，何时召开，在何地召开，由哪些人参加，都是以准确可靠的信息为依据。会前，秘书必须协助主持和组织会议的领导人，收集整理有关信息，为召开会议作信息准备。 会前的信息收集，主要围绕会议召开的必要性（即召开该会议的主要议题）、会议的形式、会议方案制定等展开。通过信息收集处理，让会议主持者、组织者系统、全面、真实、准确地掌握有关情况，把握会议主题，事先做好准备，有效地引导会议进程。 * （二）会前信息综合处理 会前在信息收集的基础上，必须对信息进行综合加工处理。要对各方面反映的情况和需要解决的问题，进行分类梳理并按待定议题进行综合，为领导确定议题提供服务。 会议议题确定之后，秘书要根据会议议题和领导指示，准备有关会议文件、会议议程、日程和程序安排。在撰拟有关会议文件的过程中，还要全面、深入地收集有关信息，使文件内容更充实，更符合实际需要，更有针对性。 会务工作是一项十分具体、周密、细致的工作，只有全面、准确地把握有关信息，才能做到准确无误，任何疏漏都可能影响会议的质量和效率。 * （三）会前的信息沟通工作 除在确定议题、制定议程、编制会务筹备计划中要做大量信息沟通工作以外，在上述事项确定之后，还要做大量有关信息的沟通工作。具体事项：一是要发出会议通知，提前让与会者和有关单位做好准备；二是要与特邀领导、专家学者、知名人士等贵宾联系，邀请其光临会议；三是要收集与会者和贵宾能否出席会议的信息反馈，落实会议出席者，并根据反馈信息对各项具体事务做好安排；四是根据会议需要，与电视台、报刊等传播媒介联系，做好宣传准备；五是要根据会议需要，与有关要视察、考查、参观的单位联系，以便具体安排有关事项，等等。会前的信息沟通工作十分繁杂，要做好沟通记录，及时汇报。 * 二、会间的信息工作 （一）到会情况的信息收集 秘书要通过会议签到，收集到会者的人数、缺席者的人数和名单，让会议主持者及时了解具体的准确情况，并让会务后勤部门准确把握；重要贵宾到会后，要准确了解其身份、主要成就、到会演讲的主要内容，及时报告给会议主持者；对年老、体弱的与会者的有关情况也要有详细的了解，要在住宿、保健等方面给予必要的照顾。特别是大、中型会议，到会人数多，情况复杂，必须准确把握到会情况并对可能发生的各种意外情况及时采取应急措施。 * （二）会场信息工作 秘书在会场上是重要的信息沟通者，一是做好会议文件材料的发送工作，要把有关文件及时分发给每一位与会者，并做好文件材料的登记和回收工作，避免漏发和漏收。二是要在会议进行中做好会场内外的联系与沟通。三是要安排好发言顺序，除了事先安排好的重要发言以外，有些会议的自由发言，秘书也要协助统筹安排，以保证会议发言有序进行。四是要做好会议记录、录音、录像，把会议的重要信息记录下来，保存备查。五是要在。五是要在会期较长的会议上，秘书要做好会议简报，作为会场信息沟通的工具盒分组讨论各组间信息沟通的重要渠道，也以此作为形成会议纪要等会议文件的信息依据。 * 三、会后的信息工作 （一）整理会议文件资料信息 会议形成的文件资料信息，是会议取得的重要成果，必须在会后及时进行整理。其中，有些是会议精神贯彻落实的重要根据，有些是日后查考的重要凭证，有些对研究某专门问题具有不可替代的参考价值。会议文件资料信息整理的具体要求，一是要做好会议记录的整理工作。会议记录是会场记录下来的原始信息，是会议内容的客观翻译。但会场记录时为了加快速度，有时不得不运用速记符号，简化专门术语，有些发言者使用方言使得记录很可能不够准确。 * （二）处理会后执行信息和会议新闻报道 开会后对某些会议决定事项的传达落实情况，秘书要负责收集处理有关信