档案管理课件 四 归档文件整理、文书归档(第2、3节).pptVIP

第四章第二节归档文件的整理 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行修整、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等技术工作，使之有序化的过程。 国家档案局发布的《归档文件整理规则》明确了归档文件的整理方法和质量要求，为文件整理工作确立了标准和依据。 一、归档文件整理的含义 （一）办理完毕的文书才整理归档 所谓办理完毕，是指文书在处理程序上已经办理完毕，而不是指文书内容所涉及的事情已全部办理完毕。其界定要视具体情况： 1.文书中涉及的事情只需近期办理，并确定已经办理完毕。 2.文件需要长期办理或执行时，如重要决议、年度计划、长远规划等，发文机关在文件发出前就可以将定稿整理归档；收文机关经有关领导阅知、研究、传达并采取具体执行的措施后，可整理归档。 3.对于不必办复的文件，经有关负责人批阅或传阅等文书办理程序完毕，即可以整理归档。 一、归档文件整理的含义 （二）有查考利用价值的文件才整理归档 （三）文书归档前必须经过科学的整理：修整、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等技术工作。 二、归档文件整理的作用 保持文件之间的历史联系，便于查找利用。 维护文件的完整与安全，便于保管。 保证工作活动的连续性，为档案工作奠定基础。 三、归档文件整理规则 （一）《归档文件整理规则》的有关规定 国家档案局2000年12月发布《归档文件整理规则》，作为改革传统立卷方式的一个新标准，核心在于适应办公现代化条件下计算机管理文档的新形势。 《归档文件整理规则》规定：文书整理工作以“件”取代“卷”，实行文件级管理；以“案盒”取代“案卷”，“案盒”作为保管单位；以年度、机构（问题）、保管期限的文书整理分类方式取代以往按几大特征的分类方式；以归档文件目录替换卷内文件目录；取消硬卷皮和软卷皮，取消案卷目录、目录号。 三、归档文件整理规则 （一）《归档文件整理规则》的有关规定 文件整理以件为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文为一件，文件处理单（表）与被处理文件为一件。 三、归档文件整理规则 （二）《归档文件整理规则》的适用范围： 从文件载体上：纸质文书材料。 从种类上：文书档案，暂不涉及科技档案、会计档案等专门档案，也不涉及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。 四、文件整理的步骤和方法 （一）修整 修整的主要内容包括： 1.修复破损文件，复制字迹模糊或褪变的文件； 2.去除原装订文件用的易锈蚀的金属物； 3.对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处尽量位于字迹之外。 四、文件整理的步骤和方法 （二）装订 文件按件装订。将文件按件构成基本整理单位，进行文件材料的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便管理和利用。 1.件内排列方式： a.正本在前，定稿在后； b.正文在前，附件在后； c.原件在前，复制件在后； d.转发件在前，被转发件在后； e.批复在前，请示在后； f.不同文字的文本，中文本在前，原文本在后； 四、文件整理的步骤和方法 （二）装订 2.对齐方式： a.采用左上角装订的，应将左、上侧对齐； b.采用左侧装订的，应将左、下侧对齐； 3.装订方法： a.线装：缝纫机压线； b.黏结式：裱糊糨糊、热封胶； c.穿孔式：订书钉、铁夹背； d.变形材料：钢夹、塑料夹； 四、文件整理的步骤和方法 (三)分类 分类是指将所有归档的文书，按照自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类地组织在一起，使所有归档文件构成一个有机的整体。 四、文件整理的步骤和方法 (三)分类 1.分类方法 ⑴按年度分类：将文件按其形成年度分类，同年度的组在一起。 ① 一份文件作一件时，按文件签发年度确定； ② 几份文件作为一件时年度的确定： 正本与定稿为一件时，以正本日期为准； 正件与附件为一件时，以正件日期为准； 转发文与被转发文为一件时，以转发文日期为准； 请示与复文为一件时，以复文日期为准。 四、文件整理的步骤和方法 (三)分类 1.分类方法 ⑵按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类，分为永久和定期，定期又分30年和10年。 ⑶按组织机构（问题）分类： ①按组织机构分类：即按机关内部各部门名称分类。如：单位的内部机构有办公室、人事处、后勤处，可直接采用机构名称作为类名进行分类。 ②按问题分类：即按工作性质及内容分类，如：技术类、宣传类、政法类等。 四、文件整理的步骤和方法 (三)分类 2.复式分类法 《规则》提供了年度、保管期限、组织机构（问题）三