第三章 秘书职能.ppt

* 第三章 秘书职能 案例分析 案例-协调工作要到位 一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C市的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队到达C市时，前卫车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。 第一节 辅佐决策 一、决策的含义及其类别 二、秘书辅佐决策的特点 （一）全面性： （二）全过程性 （三）同层次性 （四）综合协调性 三、秘书辅助决策的作用 （一）对领导思想具有充实完善的作用 （二）对领导决策具有辅助取舍的作用 （三）对领导工作具有提醒警策的作用 四、秘书如何有效地辅助领导决策： （一）要增强参谋意识 （二）要参“谋”不要参“断” （三）要善于领会领导的意图 （四）要精于谋略 （五）要善于分析形势 （六）要严守纪律 第二节 协助管理 一、管理和机关管理的含义 二、协调管理的特点 （一）管理的综合性 （二）管理的层次性 （三）管理的间接性 （四）管理的适变性 三、协助管理的作用 四、如何有效协助领导加强管理 （一）要强化服务意识 （二）要服从领导工作的需要 （三）要上下精诚合作 （四）既要有原则性，又要有灵活性 （五）要把质量和效率放在首位 （六）要有一个好的作风 第三节 处理信息 总经理办公室： 李总：“小王，你到市场部去把公司在国内外的地接公司的所有资料找来，作个整理，第一，这些公司的性质；第二，各个公司接团的分成比；第三，服务质量。” 王炎抱回一大堆资料，仔细研究起来。风光公司可是个大公司，国内外都有业务，资料很多，如何整理？她自有办法：先把资料归类，分为国内和国外；接着按项找，公司的性质就是国有、集体、私营、三资等。再一一翻看这些公司的具体资料，主要是看与风光公司的分成比和有无投诉等质量问题。 王炎找了半天资料，得出以下一些基本数字： 风光公司在国内合作的地接公司有30家其中国营的10家，集体的有5家，私营的有10家，三资的有5家；国外合作的地接公司有15家，都是私营性质的；分成比参差不齐。45家中，五五的有15家，四六（你四我六）的有10家，六四（你六我四）的有10家，三七（你三我七）的有5家；七三（你七我三）的有5家。 服务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家，投诉过5次以上的有10家，投诉过3次以上的有20家，投诉过1次以上的10家。 王炎初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清的，请代她用表格的形式反映出来，以便她能及时交给李总。 一、信息整理 1，信息分类：字母；地区；主题；数字；时间。 2，信息筛选：看来源；看标题；看正文；决定取舍。 3，信息校核：溯源；比较；核对；逻辑；调查；数理统计。 二、信息工作程序 收集——整理——传递——存储——利用 三、信息传递 1，基本形式：信件；备忘录；通知或告示；传阅单；企事业内部刊物；新闻稿；新闻发布会；声明；直接邮件等。 2，方法：语言；文字（文本；表格；图表；框图）电讯（电话；传真；电子邮件；可视化辅助物；） 3，方向：内向和外向； 4，要素：信源、信道、信宿。 四、信息存储 1，步骤：登记；编码；排列；保管。 2，方式：手工；计算机；电子化；缩微胶片。 3，工具：文件夹；文件盒；文件袋；文件柜、架。 五、信息保密 1，注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。 （1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。 （2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。 （3）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀毒；备份； 2，保密范围 （1）文件；（2）会议；（3）科技。 （4）特定信息：人事、财务、产品、客户。 *