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管理技術之8----問題分析技術 每個企業均有它傷腦筋的事情,在管理上也是一樣,管理人員是在運用企業資金來達成企業交期﹑品質﹑效率成本的營運目標. 一個企業或一個部門,最怕的是把問題加以隱瞞,或習以為常,不把問題凸顯出來,那是最危險的,因為問題未能提出,就沒有解決的機會. (案例一) 生產線上不良品多,產生的問題: 增加大量的人力檢查及返修.(人工成本UP) 不良品多,耽擱交期. 不良品多,影響良品效率. 不良品多,物料成本上升. (案例二) 生產線上堆積過多的半制成品,顯示貨不能暢其流,因為『生產現場絕不是倉庫』. 解決問題要先具備問題的分析技術,找出主要問題原因之所在. 垂直向: * 策略原因 管理原因 作業原因 水平向: * 制度規範 機器﹑材料 人為﹑技術 問題處理方法(決定方向后) 抓住事實 建立數據,做好統計分析. 研判問題產生. 解決方案 必要有關人員會商. 解決方案利弊分析. 問題處置 (1) 組織相關人員進行處置措施. 檢討結果 對擬定的解決方案及進行的處置措施,應加以追蹤考察. 第二項解決方案開始,可導入管理循環Plan→Do→Check→Action來操作. 日本有名的『豐田式生產管理』對于問題的追蹤強調的是追根究底,(Why?Why?---連續6個Why?)問題的解決一定要從根源部著手,雖然耗時很長,但效果一勞永逸. 解決問題是一個很耗時耗力的事,避開問題又极其簡單,『避開問題的方法是找理由,找藉口.』解決問題是找方法,除了上述方法之外,更重要的是如何藉助他人的經驗: 請教他人(或專家). 書上或刊物有他人的經驗. 經常解決困難的問題,你會累積相當多的智慧與經驗,管理一個部門或一個企業,傷腦筋的事愈來愈少,也就是說你的經驗愈來愈強,那就是表示你有能力來承擔更大的責任了. 問題分析之手法 常用的問題分析手法有:1.層別法;2.柏拉圖法;3.5W2H法;4.魚骨圖法. 層別法 層別法是所有手法中最基本的概念,也是使用資料的最基礎,層別法就是多种多樣的資料,因應目的的需要,分成不同的類別,加以統計,使之方便以后的分析. (例) 某廠前月份人員的請假率偏高,達成4.2%應用層別法的統計表如下: 上面給我們得到的信息是: 總缺勤率為4.2% 可以得知每個部門的缺勤率狀況. 各部門缺勤人數占有比率. 柏拉圖法 將前例依缺勤人數所占比率順位重排,如下表: 由上圖可看出把制三課+制二課,其缺勤數即占總數的近80%,則此兩個部門即為重點突破之部門. 3.5W2H法 抓住問題解決問題不只可讓你跳出日常管理的旋渦中,更可讓你的工作更具挑戰性,更豐富化.抓住問題,解決問題的過程中,可累積更多的工作經驗,為未來的路理出一條坦道. 5W2H法: WHY 為何 為何有必要?可省去嗎? 為何如此做?可簡化嗎?有其它方法替代嗎? 為何…? WHAT 何事 做些什麼? 要准備什麼? 什麼事可能成為障礙? WHERE 何處 在何處進行最好? 配合的工作? WHEN 何時 何時開始? 何時要完成? WHO 何人 由誰去做?一個人或一個團體? 由誰來配合? 由誰來督導控制? HOW 如何 如何做? 如何做准備工作? HOW MUCH 成本為何 需要的成本如何? 4.魚骨圖法 「魚骨圖」又稱「要因分析圖」.所謂「魚骨圖」就是將造成某項結果的眾多原因,以系統的方式圖解之,也就是以圖表的方式來表達結果與原因之關係,因其圖形象魚骨,因此叫「魚骨圖」. 某項結果的形成,必定有其原因,設法利用圖解法找出這些原因來,并加以改善對策.首先提出這個概念的是日本的品管權威石川馨博士,所以魚骨圖又稱「石川圖」. 魚骨圖可以使用在管理及工程改善的各個階段,特別是在樹立問題的初期,此圖在近代管理及工程上應用甚廣,效果相當好,是一种既簡單又實用的管理工具.做成方法如下: 例如:被判定為不良(結果),其原因分析如下: 根據附在上面的要因,再逐項分析,找出關鍵因素,然后采取對策,問題就可護得解決. 魚骨圖編制程序 先確定要探討的特性(成果),再由左方晝一條線,箭頭對准特性代表造成特性之原因. (二) 找出大方向原因,大方向的原因通常是4M:材料(Material) 機器(Machine) 人(Man)方法(Method) . (三)找出大原因形成之小原因(較專業技術性) . (四)逐步過濾,圈出主要原因 魚骨圖集科學方法及專業經驗,進行此一方法須配合相關專業經驗人員來進行,更易達到效果. 范例 某一制造部門的生產效率一直偏