【营销管理】高级商务沟通02.pdfVIP

下载 第 2 章 信息和说服力 本章的目的是向大家介绍后面几章要详细讨论的几个主题。首先，本章概括了有效传递信息的一些基 本原则，其次，本章谈及了与说服过程相关的几个基本问题。 2.1 有效传递信息 在《高级商务沟通》第 1版中，我们发现：“我们正在信件、备忘录、报告、打印文档和传真的海洋 中苦苦挣扎”。而现在，我们要说：“我们正在电子邮件、语音邮件、移动电话呼叫，以及信件、备忘录、 报告、打印文档、传真的海洋中苦苦挣扎。” 在 1 9 9 7年Future and Gallop 机构进行的一次调查中，研究人员发现《财富》 （F o r t u n e ）排名前 1 0 0 0位的公司的员工平均每日接发信息 1 7 8条。 1 《华尔街日报》（Wall Street Journal ）对此项调查的 报告使用了“信息狂潮”和“沟通堵塞”的字眼。 2 几年过去了，信息的数量，尤其是电子邮件的数 量一直在增加。 但是庞大的信息量并不是经理们要应付的惟一问题。事实上，造成“信息泛滥”和人们越来越烦躁的 心情的根源是：传递了过多的无效信息，从而浪费了时间，使人们困惑不已。想想我们是不是总在嘀咕： “这份备忘录/ 电子邮件的要点是什么？”、“这封信是什么意思？”、“他能不能说得更简单一些？”、“这份 报告的组织结构怎么会是这样？”等等。这样，信息过多的问题与信息的无效传递问题就交织在一起。虽 然在商务沟通中，有时需要一定的模糊性（详见下面对“战略性模糊”的讨论），但是作者或说话者通常 希望读者或听众能够明白并记住自己传递的信息。要实现这个目标，就要遵循以下 6个组织信息的基本原 则：直接、简明、组织性、清晰、冗余和多种感觉并用的信息。而且我们深信，遵循这些原则有助于读者 和听众在职业生涯中有效的应对“信息狂潮”。 2.1.1 直接 简单明了，此处的策略是直入主题。日常备忘录、信件以及积极的信息和好消息可以按照这种直接法组 织结构。正如本书第5章将要阐述的，直接法因其重点信息所处的位置而得名，重点常是文章的第一句话。 下载 第一部分 高级商务沟通简介 传递信息的一种明智的做法是将直接法视为写作原则，而将非直接法视为特例。多数经理应该能够运 用直接法起草7 5 % 的文件，这样，要传递的信息就会易于理解和记忆。 什么时候不用直接法呢？主要有两种情况：传递消极信息或坏消息时，以及传递说服性信息时。这两 类信息通常使用间接法。本书第 6章将深入阐述间接法。在这一点上，我们可以说：在间接法中，文章开 头部分的强调性占第一位，文章结尾部分的强调性占第二位，而文章中间部分的强调性最弱。传递日常信 息和积极信息时，主要内容应该占据最重要的位置，即开头。传递说服性信息时，为防止开门见山引起读 者的抵触心理，主要内容应该滞后，放在次要位置上，并且在此之前要有循序渐进的说服性内容，以激发 或引导读者接受信息中的观点（后面会有详述）。传递消极信息时，主要内容通常被置于文章的中间，削 弱其重要性，并且在此之前要有解释性内容，以使读者对坏消息有所准备。 总而言之，虽然某些情况需要您弱化主题，但是在多数写作中，都应该使用直接法直入主题。这样您 就可以写出更有效的文章，即读者可以花费更少的精力（输入）来理解您的备忘录或信件（输出）。 2.1.2 简明 文章的简明性可以通过两种方式表现：使用所需数量的词语，或使用尽可能少的词语。两种方式都可 以提高信息的简明效果。 本书第4章提供了一些简明写作的建议。本章的目的是区分简明和简短，从而明确简明的含义。 简明并不意味着简短。简短仅仅指使用尽可能少的词语。我们知道只有两句话的备忘录是简短的，但 是它并不一定是简明的。简明要求信息包含足以阐明作者意图的词语。例如，如果两句话的备忘录使读者 不解，那么正是因为简短，而使信息既失去了简明的意义，又没有使读者理解。 有些机构没有认识到简明和简短的区别，坚持让员工使用单页备忘录，还要遵循一些条条框框。如果 在去除了所有不必要的词语后（见第 4章范例），作者仍需要一页半的篇幅来清晰地阐述他的观点、充分地 说明一个问题、或提出一些新建议，那么就可以使用额外的篇幅。使用所需数量的词语向读者充分传递信 息，做到简明。 2.1.3 组织性 采用适当的模式组织信息，有助于读者的理解和记忆。本章介绍了组织信息的 9种