档案整理中的组织管理.docVIP

精品论文 参考文献 档案整理中的组织管理 初红 赵晓英 姜华（山东省威海市立医院　山东威海 264200） 组织管理主要是指通过计划、组织、协调等基本方式，有效地利用人力、物力、财力，达到管好档案、方便人们利用档案的目的的过程。 1 整理工作方案 档案馆或者档案室在对某一个全宗档案，尤其对积存零散文件进行整理的时候，首先要了解情况，写出分类方案，这是档案整理以前不可缺少的准备工作。了解情况主要是了解两方面的情况，一是立档单位的情况，一是全宗内档案的情况。了解立档单位情况，主要是了解立档单位成立、变动和撤销的时间和原因，立档单位的职能、任务、隶属关系，以及内部组织机构的设置和文书处理工作情况；了解档案的情况，主要是了解档案的数量、内容、成分和所属年度，档案的保管情况、整理情况、完整程度，对原整理状况的基本估计。 在了解情况的基础上，酝酿、讨论和形成整理工作方案。 这个方案包括：整理工作的要求和方法、分类方案表、工作程序、劳动组织、人员分工以及大体完成的时间等。整理工作方案一般以全宗为单位编制。当整理互有联系的或同类型的若干全宗时，也可以合编一个整理工作方案。整理工作方案是整理档案，尤其是整理积存档案时不可缺少的计划性的指导文件，通常要经过周密的调查研究和有关领导的批准。 2 立档单位和全宗历史考证 在整理零散档案时，一般是调查研究和了解立档单位的沿革和档案状况，并将其写成书面材料，这个材料就是“立档单位和全宗历史考证”或者称为“立档单位和全宗历史情况说明”。它可以作为档案整理工作方案的一部分，也可以作为一份单行材料。 2.1 立档单位和全宗历史考证，对档案的管理和提供利用的作用 (1)它是正确地制定整理工作方案和科学地组织档案整理工作的依据 对该全宗内各个部分档案整理的具体要求和方法(比如制定档案分类方案)，都只有在深刻而全面地研究立档单位和全宗历史的基础上才能确定。 (2)它是档案整理中必要的参考材料 在判定档案所属全宗、考证文件日期和所属组织机构档案的归类等方面，它都能提供一些可以参考的材料。它尤其能减少立卷中的困难，因为了解了立档单位的工作任务、领导关系、机构、人员变动情况以及文书处理情况，能提高立卷效率；同时在了解过去的文书、档案工作情况以后，就能更好地利用原有基础，提高档案整理工作的速度和质量。 (3)它对鉴定档案价值有辅助作用 了解和明确立档单位的主要职能和任务以及领导关系和档案被保存程度以后，便于正确地鉴别文件的价值，比较准确地划分档案的保管期限。 (4)它可以作为编制各种检索工具时的基础材料 档案馆(室)在编制各种检索工具时，也需要了解各个全宗以及立档单位的历史，才能编得精确、全面，尤其是编制全宗指南、档案馆指南等较大型检索工具更需要参考历史考证。 2.2 立档单位和全宗历史考证一般包括的内容 (1)立档单位的历史沿革 1)立档单位成立、停办、撤销的时间和原因。 2)立档单位的性质、任务和职权范围及其变动情况。 3)立档单位在社会中的作用及领导关系与隶属关系的变化情况。 4)立档单位内部组织机构的设置、职能及其变更情况，立档单位及其内部组织机构负责人姓名。 5)立档单位文书工作制度及其变化情况，文书处理中的印章及其作用。 (2)全宗档案情况 1)全宗档案内容与成分的概况。 2)档案人馆前的保管处所和保管情况。档案何时入馆，是否受过损失，是否经过鉴定，销毁数量等。 3)档案被利用的状况。 2.3 编写立档单位和全宗历史考证应注意的问题 立档单位和全宗历史考证应该由档案工作人员或文书处理工作人员中，比较熟悉立档单位历史情况的同志来编写。考证的内容必须简要明确并有根据，不允许单凭回忆或印象来编写，而应该严肃认真，确实下一番苦功，对立档单位和全宗档案的历史与现状，作出恰如其分的考证。 3 零散文件整理程序 在整理积存的零散文件时，除了要做上述的一些准备工作以外，还必须有科学的组织整理工作程序，以保证档案整理工作的顺利进行。整理工作程序可以简要归纳为以下七个步骤： 1)区分全宗。 2)全宗内档案的分类。 3)立卷(件)。 4)检