办公室人员培训讲座.ppt

ソニーには次のようなソニースピリットがあります。 ★自由闊達で愉快なる理想工場＝夢の追求?実現 ★チャレンジ精神＝人のやらないことをやる ★実力主義＝学歴無用論、学校名不問採用 ★個の尊重＝社内募集制度（社内公募） ★柔軟性＝“朝礼朝改” また、最近のソニーは幅広い事業展開をしており、その経営 戦略はマルチメディアを活用したネットビジネスのグローバ ル展開と考えられます。 「知的生産の技術」という本が１９６９年に刊行され、今で もベストセラーです。 知的活動には知的生産と知的消費があり、知的生産とは、頭 を働かせて、何か新しい事柄(情報)を人にわかる形で提出す ることです。 麻雀、将棋、趣味としての読書などは知的消費ですが、悪い ことではありません。 「会社には、事務の新しいシステムや機械が次々導入される けれど、そこで働いている人間は、昔の事務革命以前の行動 様式からあまり変わっていない。新しい時代における個人の 知的武装が必要である！」と１９６９年に筆者が述べられた ことは驚きでもあります。 「知的生産の技術」では、次のような具体的な技法を提案し ています。 ①メモの活用＝ヒラメキの固定化 ②カードの活用＝分類に便利→今やパソコンで代用 ③キャビネットとオープンファイルの活用＝情報の整理 ④読書ノートの活用＝ポイントの整理 ⑤かな文字タイプライタの活用＝定例様式事務の効率化 　　　　　　　　　　　　　　　→今やパソコンで代用 古来、多くの偉人がメモを活用しています。 ★伝言メモ＝伝言するてめのメモ。 ★スケジュールメモ＝現在何をやるべきかをクリアにするためのメモ。終了したら消し込んでいくのがコツです。 ★情報収集メモ＝情報収集するためのメモ。新聞記事などの修飾部分を剥ぎ取り、要点（５Ｗ１Ｈ）をメモしてオープン ファイルに収集するのがコツです。 ★ひらめき収集メモ＝ひらめきを記録するためのメモ。枕元 やトイレなどひらめいたらすぐメモできる工夫が必要です。 情報をうまく活用するためには、情報の収集?取り出しを迅速に行えるファイリング技術が非常に重要です。 「キャビネットの中は自分の頭の中と同じ」というくらいに考えて下さい。 ファイリングの上手下手が仕事の優劣をつけます。 ファイリングの手順は次の通りです。 ★第１に、オープンファイルの見出しを鉛筆で書きメモや切り抜きなどの情報を収集。 ★第２に、集まった情報のエッセンスをまとめるなどして情報を整理?圧縮。 ★第３に、圧縮した情報をパイプファイルなどに整頓。 ★第４に、ファイルをキャビネットに収納。 オープンファイルはこの写真のようなファイルです。 ランダムアクセス性に優れ、新聞記事、メモ、コピーなどの情報収集に最適です。 背見出しは鉛筆で書き、変化に応じて書き換えましょう。 サイドキャビネットはこの写真のような収納器具です。 机の横に置いてアクセスが容易ですので、主にオープンファ イルを収納し、情報の収集?取り出しが迅速にできるように しましょう。 パイプファイルはこの写真のようなファイルです。 オープンファイルでの情報収集が一段落したら情報を整理? 整頓し、パイプファイルにファイリングしましょう。 パイプファイルへのファイリングのコツは、 ★整理した情報を時系列や項目別に層別する。 ★中味にジャストミートした背見出し名をきちんとつける。 ことです。 パイプファイルはこの写真のようなキャビネットへ収納しま しょう。 キャビネットは、収納器具としての見栄えは良いのですが、 中が見えないのが最大の欠点です。 マクネットなどを利用して各引き出しに見出しをつけ、誰が 見ても中味がわかるように工夫しましょう。 メモとファイリングの実習を行います。 先ず、スケジュールメモの実習です。 今度の土曜日、日曜日にやりたい事、やるべき事をメモして みて下さい。そのメモを持ち帰り、今度の土?日に消し込んでみて下さい。 次に、オープンファイルの実習です。 ①自分が関係するプロジェクトや非定常業務を思い浮かべ、②その題名をオープンファイルの見出し部分に鉛筆で書き、③その題名に関係する情報をメモしてそれぞれのオープンフ 　ァイルに入れて下さい。本日のオープンファイル実習はここまでですが、研修終了後も継続し、ある程度情報が蓄積されたら整理?圧縮してみて下さい。 マルチメディア技術が急速に進歩するとともに関連機器やソ フトの価格も低下してきており、従来は専門家の領域であっ たことが素人でも容易かつ安価にできるようになってきてい ます。 これからはマルチメディア活用の優劣が企業競争力の差にな ると予想されますので、是非皆さんもマルチメディアの活用 に挑戦して下さい。 情報量に関する基本知識を