进入电子信息时代的档案管理——安徽省公路勘测设计院综合档案网络管理系统综述研究.pdfVIP

进入电子信息时代的档案管理 ——安徽省公路勘测设计院综合档案网络管理系统综述 王 巍 (安徽省公路勘测设计院) 摘要：本文着重介绍了安徽省公路勘测设计院综合档案管理系统的建立、系统结构、功能 特点以及对此系统的进一步利用等，可供公路科研单位借鉴和参考。 关键词：档案网络综述 进入2l世纪，世界面临政治多极化、经济全球化和科学技术飞速发展的大趋势，特别 是信息技术的进一步深入，我国的公路建设行业正经历一场不亚于20世纪所经历的新工业 革命的大转折，与此同时，随着我国加入WTO，中国企业将别无选择地加入到全球化竞争 中去。档案是信息资源的一部分，档案工作进入网络化、电子化管理是信息时代发展的必 然结果。 1综合档案的网络化管理已成为发展的必然 我院创建于1960年，是具有公路工程勘测、设计、咨询、监理、检测甲级证书及工程 测绘甲级证书的综合型勘察设计单位。建院40多年来，广大工程技术人员辛勤耕耘、精心设 计，制作丰富了馆藏，拥有各类档案37000册，底图6500张。充分开发、合理利用、规范档 案管理，更好地为生产服务一直是我院档案工作的宗旨。 我院的档案计算机管理早在1996年即已开始，但那时的档案管理仅限于“文档检索一 管理”的单一功能，仅以文件的登记、分发为“文档一体化”管理的起始点，以档案的借阅 利用、登记为终结点。网络时代改变了“面对面”的管理模式，实现了不见面的管理模式。 近年来，作为我院最主要产品之一的技术档案就以每年200册的速度发展，其他类型档案的 来源和形式也已多样化：有的是纯粹纸制档案、有的是以纸制档案和电子档案并存的、还有 的是单纯的电子文件。进行综合档案原件的网络化管理已是大事所趋，走向“文件的生成一 保管一利用”的一种接合模式已成为发展的必然。 2系统开发的指导原则 为全面提高我院的档案管理水平，充分利用院局域网和广域网络更好地服务于生产，使 档案管理更加规范化、全面化，院专门成立了档案开发领导小组，经过调研、比选和试用， 建立并二次开发了一套综合档案原件网络管理系统，即在现有单机版的基础上，依托院先进 244 的计算机网络条件和技术力量，进行综合档案的原件网络化管理。同时，结合完善的权限控 制功能，实现电子档案的长久、安全、海量存储，以及方便、迅速地检索利用，实现多用户 同时查看原件，承载大批量的数据，能够对各种形式原件所形成的图形和文本内容进行并行 处理，支持大容量光盘库的操作。 为此，我们还专门成立了“综合档案管理QC小组”，并严格按照IS09001质量保证体 系的规定去做，分管院长亲自任质量管理小组组长，经过全员的共同努力，该小组分别获得 了2001年度安徽省优秀质量管理小组奖、中国交通企业协会优秀质量管理小组奖、全国优秀 质量管理小组奖。 3综合档案管理迈上新台阶 综合档案网络管理系统经过1年多的开发和3个月的试用，已于2002年1月1日正式 向全院开通，实现了档案管理的自动化、网络化，这标志着我院档案管理已迈上新台阶，与 当今科技的高速发展同步。 3．1档案管理系统的主要功能 3．1．1文件管理 可实现文件的登记、修改、查看、注销、借还登记、呈批传阅、数据转入，出等功能，及 各种报表的打印功能。 3．1．2档案管理 可实现对案卷内文件快速准确检索，及全引目录等各种报表的打印。 31．3辅助立卷 可把～段时间内尚未归卷的收，发文，根据预归卷号进行自动归卷，并自动增加案卷号和 序号等立卷信息，采用向导式操作，使立卷工作更简单、快捷。 3．1．4系统维护 可实现文件类型及档案类型的定义、档案分类定义、主题词库管理、代码管理、数据的 备份与恢复、用户权限设置、系统参数设置等功能。 3．1．5年报管理 可实现档案室的年报录入、查询、统计功能，并且能打印出国家标准表格。 3．1，6馆室概况管理 可方便地进行档案室内的一般事物管理，包括档案接忉移出情况、档案人员及设备管理、 档案的销毁管理等，从而进～步实现了“管理现代化”。 3．1,7档案编研 用于实现对档案资料的整理、统计和利用及档史料的筛选编排等工作。 3．2档案管理系统的特点 3．2．1可对文件、档案、附件进行三级管理，合理有序，覆盖全面。 3,2．2在微机之外配置扫描仪和光盘机等外设，即能实现文件档案的原件扫描和光盘存储