文件归档制度.doc

文件归档制度 为了保证文件材料及时、完整、准确地归档，加强文件材料归档管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》及国家有关规定制定本制度。 第一条 文件材料归档是指对已经办理完毕具有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机盘片等不同形式的材料，按照规定程序和相关要求移交给本单位档案人员集中统一保管的过程。 第二条 文件材料的归档范围 1、凡是本单位在职能活动过程中产生的具有保存价值的文件材料均要归档保存。 2、要依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定，结合本单位实际，既不要扩大归档范围，更不要擅自扩大不归档的范围。 3、制定本单位的《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》。 第三条 文件材料的归档责任及归档时间 1、经总经理办公室收发处理的各类文件材料，由本单位文书人员负责积累，在次年二月底前均完成整理并由部门负责人审定后，向档案管理人员移交归档； 2、各部门在其职能工作活动中形成的文件材料由部门指定兼职档案人员负责积累，在次年二月底前均完成整理并由部门负责人审定后，向档案管理人员移交归档； 3、工程项目在建档案，由各项目经理部负责人归档，在建项目完工三个月后，将已装订成册的档案资料移交公司质量管理部进行检查，未达到档案接收标准的资料，返回项目经理部重新整理，仍未通过档案资料检查的项目经理部，将追究分管领导及相关职能部门的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门经济处罚，已完成资料检查的工程档案，在每月15日至18日由公司质量管理部兼职档案人员移交档案管理员归档。 4、各部门对归档文件材料的完整性、准确性，系统性负责，应归档的文件任何部门或个人不得据为已有或据不归档，归档文件必须为原件，如有特殊情况需企业负责人在档案移交单上签字，否则档案室一律不予接收，在此期间所产生的一切责任将有移交部门承担。 5、本单位档案人员要对各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作负有指导、监督、检查的责任。 6、本单位的出国考察、参观学习中形成的文件材料，由直接当事人或责任人负责积累，整理后移交总经理办公室文书人员统一归档。 第四条 文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须齐全完整； 2、归档的文件材料必须准确地反映其工作的真实内容和历史过程，做到数据可靠，签字手续完备； 3、归档的文件，必须层次分明，符合其形成的规律； 4、归档的纸质文件，其书定材料必须符合档案保管要求，纸张规格有特殊要求以外，均应使用A4纸型。 第五条 归档的份数 归档的文件材料原则上是归档一式一份。其中重要的、使用频繁的或有特殊要求的可归档两份甚至两份以上。录音、录像和计算机盘片应归档一式两份，一份做为母盘保存，一份做为使用盘保存。 文件材料的归档手续 各部门进行归档文件材料的移交中，相关人员必须办理登记手续，填写《档案移交登记表》双方各持一份纸质版，将《档案移交登记表》电子拷贝给档案管理人员一份均归档，短期保存。 文件材料归档工作纳入部门有关人员的岗位责任。 本制度自2013年2月起执行。 档案交接登记表 序号 题 名 年度 文号或图号 页数 保管期限 备注 移交时间： 移交部门： 移交人签名： 接收人签名：  5