OA软件在管理工作中的应用价值研究.pdfVIP

第十四届全国化工大企业信息网年会 OA软件在管理工作中的应用价值 川化股份公司赖劲松 1概述 在数字商业时代的今天，管理意识和管理环境发生了巨大的变化。过去金字 塔式的管理结构现已被打破，逐渐由多层次的管理时期进入扁平化管理时期。管 理、监督的精度要求不断提高，用知识创造的工作越来越多。对信息量的要求也 随之增加，沟通数量和质量要求都在提升。如果把管理工作比作一部车，那么管 理工具应该就是车轮子，是它使得管理工作转动起来并飞速前行。而OA软件(办 公自动化软件)就是使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来，帮助管理者在 竞争中领先一步。OA软件是结合先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出 通用模型，并利用群件技术和Web技术开发的软件产品。其主要作用是提高组 织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公、提高管理效率。它是管 理者借以实践对群体管理的工具，是组织网络办公、协同办公的软件。 2OA软件的应用价值 2．14C价值 oA软件在管理工作上的应用价值体现主要在于通过网络提供一个跨组织、 跨区域的虚拟工作场所及相关应用工具，即4C价值：Connection连接、 Communication沟通、Collaboration协同、Control监控。 2．1．1连接 通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形 成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。 2．1．2沟通 及时进行消息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共 享等等。沟通是协同工作的基础。 2．1．3协同 以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共 同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据 进行抽取、转换，参与流转。 2．1．4监控 工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等等，都是监控的内容之 282 第十四届全国化工大企业信息网年会 2．2管理价值 增强管理执行力是oA软件的管理价值。从管理学的角度看，oA的价值主要 是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。这也是oA软件应用价值的核心所在。 在实际应用过程中，oA软件的管理价值体现在以下4个方面。 2．2．1建立内部通讯平台 平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作 的顺利进行。 2．2．2 建立信息发布平台 公告、调查、讨论的发布让信息准确无误的传递到各个用户。 2．2．3实现工作流转的自动化 协同流程的建立根据不同的工作对象灵活的使用。 2．2．4实现文件管理的自动化 通过oA办公平台进行电子公文的发布，在协同工作中设置专门的流程，在 文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档的操作。电子公文的实施取代了传 统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，更是管理意识的改变；除此之外， 文档管理可以进行文档的共享和借阅，方便的实现了知识的共享。 3 oA软件在公司的应用 3．1 oA软件4C价值在公司办公平台运用中的充分体现 3．1．1连接 就厂区而言，公司下属分厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件 等资料的递送和传阅。使用了oA办公软件后，将分散在局域网的各个分厂和机 关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。而 厂外的一些部门以及公司的控股子公司均可通过ADSL以拨号上网的方式进行oA 办公平台的访问和使用。 3．1．2沟通 通过oA办公平台的在线交流、信息提醒(收到新的协同、有新的公告发布 均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时的将最新的信息及时告知该平台 的每位用户。及时的信息沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。 3．1．3 协同 协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素：流程、事件名称、事件内容。 以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，还可根据需要 调用WORD、EXCEL插件，方便使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改， oA办公