谈新时期文书档案的整理研究.pdfVIP

信息化篇 ·619· 管理等业务并输出需要的信息，为利用者提供优质服务。 谈新m3期文书档案的整理 山东省青岛疗养院毕一方 进入21世纪，随着改革的不断深化，信息时代的到来和网络技 术的迅猛发展，办公自动化日益普及给档案管理工作提出了新的要 求，更多的公文以电子文件的形式产生和存储，这使传统的文件立卷 归档理论与实践受到很大冲击。因此，要充分认识到立卷是文书档 案管理的基础，直接影响各环节工作的开展，做好新时期文书档案立 卷工作。现就此谈点粗浅认识。 一、充分认识案卷的重要性 过去，在文书档案整理中，案卷发挥了重要的作用。在数字化的 今天，案卷仍然具有自己的价值。 (一)案卷是保持文件之间历史联系的重要手段 文件之间具有内在的历史联系，对于某些文件而言，这种联系与 生俱来。例如各种图纸文件，产生时就是一个文件整体的组成部分， 图号确定了它终身不变的归属关系及其要素与标识。但对机关行政 文件而言，情况恰恰相反。文件之间的联系是逐步产生的、隐含的、 容易被破坏的，而且破坏以后难以复原。因为相关文件不仅生成于 不同的单位或部门，而且文件本身没有记录和反映历史联系的要素 与标识。正是由于这个原因，案卷作为文件组合体的价值才弥足珍 贵。 (二)案卷是开发利用档案信息资源的重要基础 文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不 懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体 系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系 是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果 和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和 特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自 ·620· 齐鲁档案论坛 身的位置，因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开 发利用信息资源的重要皋础。 二、案卷虽然重要。但传统的立卷方法繁琐复杂。改革势在必行 传统的文书笆理工作有“三难”。一是立卷难。文件按照分类 大纲归类后，才可组卷、立卷，而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标 题、确定保管期限、装订归档。这些工作都关系到案卷质量的高低， 马虎不得。既费时又费脑，操作难度又大，工作程序枯燥烦琐，工序 多而繁，干起来枯燥乏味，掌握起来难。二是管理工作难。组好卷以 后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装 订、填写案卷封面，排列案卷等，工作程序烦琐，需人工操作量大，致 使管理工作繁难。三是提供利用效率低下，查准率不高。由于档案 管理的人工操作，查找文件就是一大难事。首先，查找文件时必须先 说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度，然后，档案管理人员才能 根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。这时，如果因文档人 员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内 文件内容，查找起来就困难了。 三、利用和发挥计算机和网络优势，提高文档管理水平 (一)应用计算机辅助立卷。无论是电子文件归档，还是完成纸 质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方 面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机 替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的 目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年 度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷 题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进 行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。文书 档案管理工作实现微机处理的管理转变后，既降低了人为因素在文 件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作， 提高了工作效率。 (二)建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为 组卷的基础和依据。安装收集内部资料系统装置，将在收集范围之 内的档案文件目录一目了然地详细地输人各部门所有电脑中，打开 信息化篇 ·621· 电脑打印文件首先要通过此归档目录提醒，对号入座点击“预存”， 打印签署完毕，酌情点击“修改中”或“正式