试论建设项目档案规范化管理研究.pdfVIP

·438· 齐鲁档案论坛 推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意 解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另 一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管 理。 试论建设项目档案规范化管理 菏泽发电厂周海云李亚丽 项目档案规范化的管理，应建立一整套有序、可控及可追溯的控 制体系，使项目全过程文件得到有效控制，实现项目竣工验收时归档 文件收集齐全、整理规范、安全保管、便于利用的目的。下面就自己 的工作实践和体会阐述如下： 一、完善档案工作体制，强化规章制度的执行力及规范档案管理 项目档案管理机构是档案工作的基础，是直接服务于项目工程 建设的管理平台。项目筹备开始，建立直属项目公司档案管理机构， 选拔具有文件管理、档案专业知识的人员承担项目文件控制和档案 管理工作，明确项目主要负责人分管档案管理工作，建立项目档案工 作领导责任制、档案管理岗位责任制及工程相关人员岗位责任制，将 项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，实 现统一领导、统一制度、统一规范，这是强化领导力度、强化规章制度 执行力及获得相关人员支持的有效措施，有助于推动档案工作的顺 利开展。工程实践证明这一点至关重要。过去我们就曾有过这样的 经历：由于本单位附属项目外包工程的领导不重视档案管理，文件管 理人员未经专业培训上岗，专业技术人员档案知识欠缺，造成项目工 程竣工验收时竣工文件达不到要求，不能按时移交。 工程开始即要与各施工单位建立档案管理网络及工作、会议制 度，明确其职责，强化各单位项目档案工作领导力度、督导力度、检查 整改力度和各施工方工作协调力度，以增进各方相互交流和支持，使 问题能及时得到解决。 建立完善规范的档案管理制度并强化规章制度的执行力，是做 科学管理篇 ·439· 好各项档案工作的有效保障。在项目建设开始时，要建立档案接受 发放回收登记制度及各种文件管理制度并纳人经济考核管理，以规 范工作程序和要求，保证每一份文件的流向可控在控。来文一律认 真清点登记，发放必须签名，这样遇有问题便可追溯。 一次经历让我们深刻体会到强化规章制度执行力的的重要性。 在我们厂三期工程项目工程安装高峰期间，锅炉专业～份第三次升 版旋工安装图，由于施工单位档案文件管理人员没有及时收回，造成 施工人员误用，幸亏被锅炉设备厂家人员在现场及时发现，没有造成 很大的返工。事后进行追查，查阅了双方文件登记记录，我们已标明 此图为升版图并警示告知施工单位要及时收回作废处理，但施工单 位未及时进行回收。这～事件给我们敲响警钟，究其原因就是管理 的放松、规章制度执行力度的降低，管理人员的责任没有到位。事后 针对这一问题我们专门召开“档案管理网络工作会议”，举一反三， 明确加大考核惩处力度的责任控制措施，修订了考核办法，强化了规 章制度的执行及责任到位的管理，杜绝了此类问题的再次发生。 项目工程实践证明，只有建立完善规范的管理体制和规章制度， 才能实现优质服务于项目工程建设的工作目标。 二、切实抓好项目文件的超前与过程控制，实施文件、档案～体 化管理。统一标准规范。使档案工作理念贯串至工程施工全过程 项目开始时文件管理人员平时就要多注意了解工程进展信息， 及时将需要归档文件进行收集，并及时与文件承办相关人员进行沟 通，使文件在形成伊始就符合规范，不致丢失。有必要对所有工程管 理人员进行档案知识的培训，使其平时在工作中加强档案意识，对档 案的形成规范及保护起到事半功倍的作用。 项目开始时与各施工方签订“竣工文件编制移交协议”，对文件 编制提出具体规范的要求，以便使各工程参建方在工程开始就了解 掌握工程文件要求，对项且的超前控制起到良好的作用。 工程施工过程中，项目管理公司文件管理人员要定期对施工方 文件管理人员的工作进行检查指导，并对施工方上报的各类文件进 行严格把关，发现不符合要求的及时返回令其整改。比如：一个单位 工程的施工方案的报审，没有编制人、审核人、批准人的亲笔签名，属 ·440· 齐鲁档案论坛 于签署不完备现象，项目公司文件管理人员发现后退回要求其重报。 再如：一个单位工程水泥