邮件礼仪文档结构图- 关于总经理助理.docVIP

邮件礼仪文档结构图 一、 邮件基本注意事项 2 1. 收件人 2 2. 抄送人 2 3. 主题 2 4. 附件 2 5. 内容 2 二、 邮件礼仪 2 (一) 不要用公司信箱发送私人邮件 2 (二) 慎重选择发信对象 3 (三) 注意撰写信件内容 3 (四) 养成良好发送习惯 3 (五) 三思回复内容 3  邮件基本注意事项 收件人 确认传达讯息的对象，并将人数降至最低。 发送电子邮件之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。 抄送人 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 尽可能把抄送人降至最少。 抄送人一般是上级领导。（顺序一般是将其他部门的经理放在第一位，然后是本部门经理，科长，其他同事等。） 主题 电子邮件必须有主题。 主题要提纲挈领，切忌使用含义不清、胡乱浪漫的主题。 主题要和邮件内容一致，不要造成收件人的困扰。 附件 确定邮件是否需要带附件。 附件名称多和主题内容一致。 添加附件后，检查附件内容是否正确。 在附件里修改资料，电脑无法自动保存，如需要修改，要“另存为”后再进行修改。 附件不易过大（如果附件过大可以采用压缩文件），如果有图片做附件应选为JPEG格式。 在正文中包含一点附件摘要。 内容 称呼恰当：如果收件人是上级领导，应以姓氏加职称做称呼，例如“王经理”“蔚科长”；如果是同级，可以直接称呼其姓名或姓氏加“工”，例如“张工”“李小二”等。 开头要有问侯语，例如“XX您好”“上午好”等。 邮件内容应力求简明扼要，篇幅不易过长，讲究沟通实效性。 注意用词要精准，以书面语为主。 邮件最后要有祝福语，以示礼貌。 设置自动添加签名，让收件人清楚是谁发出的邮件。 签名应告知自己的姓名，公司（部门）地址，办公室，电话等基本信息，以便收件人联系。 邮件礼仪 电子邮件在给人们带来便利的同时，也带来了职场礼节方面的新题目。我们都应当讲究有关电子邮件的礼仪，别让电子邮件出笑话。 不要用公司信箱发送私人邮件 慎重选择发信对象 注意撰写信件内容 切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器。因为电子邮件的互动是通过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。 电子邮件「主题」要明确且具描述性。 信件内容应简明扼要。 考虑他人计算机的容量。同事所拥有的电脑系统与硬件不尽相同。为确保对方能读到自己发出的邮件，撰写邮件时应特别注意传送对象，考虑其是否有系统的限制。 了解发送出去的邮件将可能会永久留存 。 理清建议或意见。 避免使用太多的标点符号。 小心幽默的使用。在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默被误解与扭曲。 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话。 于特定邮件中加上密码。 养成良好发送习惯 注明发件人及其身分。 遵守一般法律规定。 勿任意或无心地浪费频宽。 小心附件功能的使用。 勿重复传送同一信息。 定期检查计算机系统的时间与日期。 三思回复内容 勿期盼他人会立即回复你的信件 。注意时间结点，除工作特别需要外，要顾及收件人工作的轻重缓急。 当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人。 情绪高涨时避免立即回复邮件。 谨慎处理恶意中伤的邮件。 阅读信件时应设法理清建议与意见。 避免非相关主题性的言语。 将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见。 确认将要回复的对象是谁。在outlook express中有回复和全部回复功能。如果不是有必要让所有人知道回复内容，可尽量不选择使用全部回复功能。 切勿在未经同意前，将他人邮件转送给第三者。 考虑替代性的沟通管道。电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助（如表情、肢体语言等）。见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的。 《文件结束》 文件撰稿人：汪光明 2011-02-19 guangming@ 中文字数：1,,468字 撰稿人：汪光明 电子邮件地址：guangming@ 最新更新时间: 2011-02-19 第 4页 共 4页