01文件资料与质量记录管理程序-OK.docVIP

版 本 变 更 记 录 版本 修 订 说 明 批 准 生效日期 A.0 新版发行 总经理 2011年3月1日 1.0 目的 规范质量管理体系文件的制订、修改、审批、发行、回收、标识、保存、废除等各环节得到有效管理；包括规范质量记录的填写、标识、保存、查询、销毁等控制。 2.0 范围 适用公司质量管理体系所有相关文件（含外来文件）及质量记录的管理。 3.0 职责与权限 3.1 管理者代表 组织相关部门策划和建立、发布、评审和更新质量管理体系文件。 3.2 文控 负责文件资料日常管理；监督各部门文件资料、质量记录的管理是否符合规定要求。 负责建立文件资料档案，包括发放、回收、保存，作废文件处理及相关记录。 3.3 相关部门 负责建立和管理各部门质量管理体系文件、遵照执行相关文件的规定。 负责本部门文件的管理和质量记录的填写、装订、标识、贮存、销毁等管理。 4.0 程序内容 4.1 文件分类 4.1.1 质量管理体系文件分为以下4类，外来文件按本规定管理，文件架构如下： 一级文件：质量手册； 二级文件：程序文件； 三级文件：作业指导书、操作规范、管理制度、行业/国家标准、外来文件等； 四级文件：各种记录 4.2 文件编号如下： 文件类别 编号规定 说 明 一级文件 公司代号-QM 公司代号为ZY。 二、三、四级文件流水号，包括外来文件，自01、02、03…依次类推。 为了使文件便于查找与检索，质量管理体系文件的原件由文控中心归档、分类，由文控员统一编号。 部门代号：SC（生产部），GC（工程部）； YW（业务部），ZC（资材部）； KF（客服部）PZ（品质部），GL（管理部）。 二级文件 公司代号-QP-流水号 三级文件 图纸/规格书 WI-部门代号-流水号 公司代号-机型代号-更改次数（1…） 外来文件 公司代号-WL-流水号 四级文件 QR-部门代码-流水号/版本 以上一、二、三级文件版本：以阿拉伯数字表示，依次A.0，A.1，A.2，…，超过A.5，版本重新从A.0开始；若外来文件本身有编号及版本号，可直接沿用；若无依照上述要求。 4.3 体系文件的制订、审核和批准 4.3.1 质量管理体系文件由管理者代表或指定人员编制，按下表要求进行审批后，交文控人员控制发行。 文件类别 文件编制 文件审核 文件批准 一级文件 管理者代表 副总经理 总经理 二级文件 管理者代表 副总经理 总经理 三级文件 指定人员 部门主管 部门主管 4.4 文件资料的有效性标记识别 文件在控制过程中用红色或蓝色的“受控文件”、 “外来文件”、“作废文件”等印章来识别文件的控制状态（下同）。一、二级文件需提供给外部机构时，不需标识章，不需控制版本。 4.5 文件资料的管理 4.5.1 文控中心建立一、二、三级文件的《体系文件清单》进行管理，其它各部门的工艺文件自行建立文件目录管理。当文件版本有变动时，需及时更新《体系文件清单》。 4.5.2 文件（纸质）的管理分为正本（打印稿）和副本（复印稿）,正本经审批后由文控中心保留（工艺文件如产品图/模具图正本由工程部门保存）；副本发给需要的各相关部门签收。对于日常产品图、模具图等文件资料的管理，应建立文件资料管理目录，以方便查阅。 4.5.3 质量手册、程序文件、作业文件可以文稿形式发放相关部门。若以电子文件形式发放，则转换成PDF文件，即相关部门人员需要查阅文件时只可查阅，不可更改。若以共享形式供各部门查阅，则知会各部门查阅的路径和权限（密码）。 4.5.4 若公司与供应商签订的采购合同、与客户签订的服务合同。采购合同、服务合同协议复印稿则分别由采购部、业务部保存，总经理保存合同原稿。 4.5.5 属于公司重要的文档资料，属电子档类的设置访问权限和密码，属文稿类的专人 专柜上锁管理，防止文档资料向外泄露。公司重要文档资料主要是：体系文件， 订单/合同、工艺图纸、产品图等。 4.6 文件资料的分发与回收 4.6.1 体系文件经审批后，文控员按文件发放范围分发到各相关部门使用，分发文件时应填写《文件分发4.6.2 文控员依据体系文件发放范围分发文件给有关部门签收，并保存签收记录； 4.6.3 若体系文件发行新版时，须将旧版回收，在《文件分发·回收记录表》上记录；若应回收的作废文件已遗失，文控人员应要求责任人在回收记录上签名确认事实；必要时以公告的形式宣布此文件作废。工程部发放各相关部门的产品图、模具图，亦要求文件资料接收部门《文件分发·回收记录表》签收。其它部门负责本部门文件收发管理的，要求与上述要求相同。 4.6.4 工程部门发放