一展会管理制度.docVIP

湖南山河智能机械 股份有限公司 管理文件 版本号 行管类目 A ／0 专业类目 展会管理制度 共 页 第 页 文件编号 生效日期 发文 单位 □公司领导 份 □国际部 份 □制造部 份 □行政 份 □品管部 份 □营销 份 □通用 □部门 □试行 □张贴 □董事会办 份 □技术中心 份 □人力资源 份 □财务 份 □生管部 份 □客服 份 □总裁办 份 □供应部 份 □信息中心 份 □工程 份 □市场部 份 □法律办 份 起草部门 市场部 编制 李立红 初审 会审 公司各部负责人 批准 1、目的 为规范公司展会管理、明确展会各部门职责，更好地利用展会提升公司品牌形象而制定此制度。 2、适用范围 国际国内各大小展会。 3、定义 A类展会：指公司参展超过100平米以上，有机器实体参展的展会。 B类展会：主要是小于100平米、租赁标准展位，且无机器实体参展的展会。 C类展会：非营销目的而临时性组织的小型机器展示会。 4、职责 4、1市场部 4.1.1 是展会的整体归口管理部门，负责汇总、编制公司全年参展计划。并依据展会规模，负责组织实施。 4.1.2负责A类展会具体方案制定、组织评审，，后期实施。负责B类展会布展、及参展宣传所需物品的准备（如张贴画、资料等）。 4.1.3负责成立包括技术、生产、销售、物流等委派专干在内的展会项目小组，并规范各职能部门工作，定期组织筹备会议，推进展会筹备工作。 4.1.4 负责组织国内大型展会及国际大型展会（如美国拉展、德国宝马展等）参展产品的布展、现场维护、撤展等。 4.1.5 确定参展产品的入库日期。 4.1.6 提交参展相关考核数据（如计时人员参展期间工时补报等）。 4.1.7 负责所有宣传物品的制作、组织评审。 4.1.8 负责媒体宣传事项。 4.1.8 负责展会市场调研。 4.1.9 负责展会摄影摄相。 4.1.10负责编制、下达参展产品生产计划。 4.1.11 负责展会参展效果报告。 4.2 企划部： 4.2.1负责展会专项费用的审批。 4.2.2 负责展台搭建合同评审。 4.2.3 负责早餐会上关于展会相关事项的协调追踪落实。 4.3 事业部 4.3.1 负责展出机器参展评审。 4.3.2 负责按市场部下单计划（含后期调整要求）、保质、保量生产参展产品； 4.3.3 负责展期机器的安装、拆卸、演示操作、安全、卫生、工具携带等与机器相关事项的处理。 4.3.4 其中挖掘机事业部、桩工机械事业部同期负责现场所需油漆、喷涂等展品之外因机器布展所需物资的准备。 4.3.5 4.4 国际部 4.4.1 国际各大区： （1）负责市场部组织之外的B类区域性展会的组织和实施； （2）与国际综合管理部协商派出国际商务、接待人员。 4.4.2 国际营销综合管理部 （1）负责国际货运事宜及协助全球性大展会参展产品的布展、撤展工作。 （2）负责根据要求组织商务洽谈、国际接待人员进行现场洽谈接待。 （3）负责组织展会所需资料的英文翻译审核。 （4）负责国际销售机相关单证办理事宜。 （5）负责确定国际参展机器需求（含配置等），配合制定产品参展计划。 4.5 国内营销公司 4.5.1 国内综合管理部 （1）负责统筹展会现场国内销售机的配置要求的确定、出货单据等相关手续的办理，负责展后机器运输等相关问题的协调处理。 （2）负责展会现场国内客户整体接待（含礼品、用餐、车辆、住宿等安排）。 （3）负责确定国内展会参展人员。 （4）负责按展会要求委派前台接待人员参与前台接待。 （5）负责参展样机的跟催协调，按照时间进度将参展产品落实到位。 4.5.2 国内营销项目部 （1）负责安排相应人员进行现场商务洽谈； （2）负责现场机器销售及往返发运确认审核。 4.6 物流中心 4.6.1 负责国际国内展会机器的包装、往返运输； 4.6.2 负责派专人协助现场机器布展。 4.6.3 负责展出机器出门单证、出、入库手续的办理。 4.7 商务部 4.7.1 负责展台搭建商预审及展台搭建合同签署。 4.7.2 负责展会所需礼品的采购。 4.8 技术中心 4.8.1 产品开发管理部 1、负责协助产品参展计划的制定（特别是新产品参展计划）。 2、负责新产品试制到位，对新产品参展负第一责任。 4.8.2 总师办、各研究院、所 1、总师办负责参展机器对应参数样本、铭牌等技术参数的确定，负责技术翻译。 2、各研究院所负责样本等涉及产品参数相关资料的审核、统一。 3、新概念产品机器演示整体策划由产品所在项目、所负责。 4.9 行政部 1、 负责按要求提供会务车并借支差旅、过路过桥费用费。 2、负责按市场