充分利用Office软件轻松助力营销工作.docx

　以前大家搞销售往都是采用传统的工作方式，如打电话、开会以及走访等，而在当前高度发展的网络社会中，如果仍然因循守旧，就会大大落伍。实际上很多现代企业的营销，已经充分利用现有的/tag/541/IT设施以及网络，从而使工作效率以及营销业绩大幅度提高。下面我们就从资料管理、工作计划、数据分析三个最常见的销售工作入手，看看怎样提高工作效率。看看怎样善用Office软件提高营销工作效率。主要使用到的软件有/tag/5312/outlook、Project、Microsoft ActiveSync、Excel等。　用好/tag/5312/outlook 资料管理就这么简单　/work/职场提示：营销前的准备、计划工作，决不可疏忽轻视，有备而来才能胜券在握。而我们日常需要准备的工作很多很多，如客户资料、产品推介资料、技术参数等等，这些都需要认真整理、了解，而这些工作我们必须充分利用现有的办公设备，尽量输入电脑，实现电子化办公，出发时，带个上网本，将资料拷入本本中，不仅花钱不多，而且能够解决很多问题。　从事营销工作的朋友都知道，客户资料是非常重要的，以前我都是使用通讯簿或者载于一个专门的笔记本上，查找起来非常麻烦，有时客户联系方式改变，还需要再加注修改，这项工作的确很恼人，并且由于客户的名片较多，几个名片夹都放不下，而利用手中的电脑就可以将这些工作轻松地处理好。　我现在一般都将客户以及同事的资料存储在Outlook的联系人中，/tag/5312/outlook联系人功能很全面，不仅仅可以存储电话、邮件、地址等联系资料，而且可以将客户、同事的照片插入进去，如果需要注明其他事项，还可以进一步添加文字说明(图1)。　日常查找客户也非常简单，只需要在顶部的搜索栏中输入客户名字，如“张杰”，敲一下回车键，就可以立即找到相应的客户所有资料了。　更为重要的是，对于经常外出的销售人员来说，随时带个笔记本电脑并不很方便，这时候怎么样查找自己电脑中存储的客户资料呢？其实很简单，很多朋友都买了智能手机或者掌上电脑(PDA)，如Windows Mobile系统的，而/tag/5312/outlook非常容易与这些智能设备同步，只需要安装Microsoft ActiveSync同步软件【点击下载】，然后将智能手机等设备与自己的电脑同步，就可以将电脑上所有联系人的资料同步到智能设备上。出发时，直接打开，就可以快速搜索到相应客户资料了(图2)。　输入客户资料毕竟比较麻烦，如果大家还想省劲，就可以采取另外一种方式，就是通过普通扫描仪或者专门的名片扫描仪，将客户名片直接扫入电脑，这样管理起来也非常方便，以后查找名片，直接从电脑中搜索就可以了。　用好Project 我的计划我做主　/work/职场提示：在当今复杂的竞争市场，弱者等待机会，强者把握机会，智者寻找机会。而对于我们销售人员来说，必须有充分的思想准备，时刻去关心市场，留意市场，研究市场，把握市场规律，这样才能够做到心中有数，有的放矢，比如我们做粮油市场的，就必须经常看看国内外的期货以及现货网上行情，国内一些行业网站，也有很不错的行情数据以及分析文章，这些对于我们研判/hardware/Special/hq/行情，做好销售业务非常有裨益。　每到月末，我都要制定相应的工作计划，有些朋友可能认为直接按照上级领导的安排工作就可以了，人家让干什么，咱就干什么，其实不然，要想成为一名优秀的营销人员，对自己一个月的工作必须全盘考虑，无论你是业务员还是部门主管，都需要认真对待每月的销售工作计划。制定每月的工作计划一方面可以有利于减少工作中的失误 ，另外有利于明确工作目标，是控制日常销售工作活动的标准和重要依据。　而对于计划的制定以及管理，很多朋友使用Word 、Excel或者/tag/5312/outlook来制作，尽管这些能够完成部分计划管理工作，但是并不是计划管理专业软件，网上有些日程管理软件，功能并不全面，我觉得现在使用的Project就是一款非常不错的计划任务管理软件，可能大家对Project并不怎么熟悉，实际上Project也是Microsoft Office中的一个组成部分，使用起来也非常顺手。　启动Project，新建一个项目，在项目中输入工作计划标题(比如“2010年3月份销售计划”)以及工作计划的各个环节，并在各个环节的设置窗口中输入起止时间、工期、优先级以及可供协调使用的人员等(图3)，这样，一个工作计划就制定好了。　而在计划执行过程中，可以根据计划的实施进度情况，输入实施百分比，以及实施计划过程所耗费的人力物力资源等，如果需要具体查看任务分配状况或者各种人员的使用情况，可以通过不同的视图方式来完成，比如需要查看工作计划是如何安排的，只要执行“视图”→“任务分配状况”命令就可以了，在这个视图中，整个销售工作计划的