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精品论文 参考文献 简析如何加强信息化时代下的档案管理 佛山市三水区公路局公路管养中心 广东佛山 528100 摘要：在信息化时代，档案的电子化管理变的尤为重要，本文首先分析总结了电子档案的特点，其次关于电子档案的用途做了详细分析，最后就如何提高电子档案管理的方法做了阐述，希望通过本文对电子的档案管理的分析，对档案管理起到借鉴作用。 关键词：档案管理；信息化；电子档案 引言 电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性。 一、信息化档???的特点 1.管理对象数字化。存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。 2.档案信息存贮与传递数字化。 3.档案信息服务模式用户中心化。用户通过网络在办公室或家里的终端前，就可对远程数据库进行实时浏览、检索等访问。 二、关于电子档案的优势 电子档案使用起来更加方便、快捷，电子档案相对于纸质档案的几点优势： 1.电子档案的利用，主要体现在电子档案的复制的功能，电子档案的复制，主要是档案的管理部门向档案的使用者提供原始档案的复制品，这种复制的过程既不会使档案的管理部门失去档案，还可以使档案的使用者获得原始的数据。档案的管理部门在向档案的使用者提供档案的时候应该使得档案的模式可以使用者可以充分的利用。 2.电子档案可充分节省时间，靠通讯传输。电子档案的通信传输是指电子档案的使用者无需到达电子档案的管理部门去复制需要的电子档案，可以通过网络在网上进行电子档案的传输工作，可以促进电子档案在不同的部门之间的利用效率。 3.电子档案应用快捷方便，主要体现在档案管理上。档案的使用者可以直接登录档案管理部门的网站，在网上直接找到要用的档案，这样就可以对档案进行直接的利用，这样做不但可以电子档案的安全性得到保证，还可以使得电子档案的使用者在使用电子档案的时候，更加的方便，节省了去档案管理部门的时间和档案的传输时间。 三、如何加强电子档案管理 1.建立数据查询制度 采用科技档案管理软件，运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高智能检索、通信网络、远程信息传输等先进技术，建立科技档案数据库和查询系统。计算机对科技档案信息资源进行辅助管理，可以使科技档案信息更准确及时地为科研事业服务。 2.做好信息收集、信息整理工作 电子档案信息的收集是档案管理部门将具有查考利用价值的文件转化为电子文件或者收集具有保存价值的电子信息。在信息收集工作结束后，将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立数据库。需注意的是，在收集过程中应当保存备份，并在“电子文件登记表”中登记，并留存纸张打印件。 在电子档案的整理过程中，可以从任何角度进行分类、组合、检索，充分表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，总之，电子档案信息整理就是将第一步收集到的信息进行组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。 3.做好档案保管工作 电子档案的保管分为两个方面，第一，保持电子档案载体的安全。要注意的问题有：保持环境的温度为16～20℃和湿度为35～45%，以免发生化学反应；注意密封防止灰尘，避免信息丢失；注意避光，防止紫外线对光盘等的破坏；④远离磁场和电场，以免发生磁化和消磁，破坏信息；第二，维护所载信息的安全。电子档案保管工作的另一个重要方面是防止信息被窃，维护信息安全，一是密切关注计算机技术的发展方向，及时进行软件升级和更新，适时对电子档案的格式进行转换；二是加强对电子文件利用活动的管理，保证电子档案的信息安全，严格禁止使用封存盘来提供档案利用，电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。 4.规范电子档案的利用制度 在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部