对馆藏档案进行数字化鉴定的若干思考研究.pdfVIP

信息化篇 ·705· 是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。 了解二者差别异，对做好档案保护工作是有益的。 对馆藏档案进行数字化鉴定 的若干思aS- 滨州市滨城区档案局 韩 冉 随着网络技术的不断发展和广泛应用，档案信息化建设借助这 一平台正如火如荼的开展。一些档案馆开始着手实施数字档案馆计 划，在对馆藏档案进行数字化处理的过程中，存在一个突出的问题， 就是哪些档案需要数字化，以及哪些档案需要优先数字化?这些问 题可以通过档案数字化鉴定工作解决，并且鉴定工作能否顺利开展 很大程度上决定着数字档案馆建设的进程和成败。 一、档案数字化鉴定的涵义及目的 馆藏档案数字化鉴定，是指在对馆藏档案进行数字化处理之前， 按照有关的原则和标准对档案自身价值及其延伸价值的大小进行鉴 别和判断，以确定数字化的范围，并依据划控鉴定结果，对数字化档 案实行分级管理。它是一种综合性鉴定，既包含对开放鉴定做拾遗 补缺的工作，又承担着“去粗取精”、存真留实的责任，从而保证档案 数字化真正成为馆藏公共信息资源的有效整合。 二、档案数字化鉴定的必要性和重要性 档案信息化建设要求档案数字化应坚持“应用、质量、效益”有 机结合的目标取向。而这一目标取向决定了档案数字化鉴定工作的 必要性。 目标取向之一：“应用”，即根据“利用优先”的精神来确定数字 化工作的轻重缓急，将利用者的要求放在首位，“急利用者之所急， 想利用者之所想”，从利用者立场出发，充分考虑利用者的需要。因 此，要通过鉴定，运用数字化技术手段整合利用率高的传统档案资 源，以满足大多数网络用户的需要。目标取向之二：“质量”，即通过 建立健全有关技术标准和业务规范将馆藏档案数字化的质量要求落 ·706· 齐鲁档案论坛 实到各个工作环节，其重点是确保数字化内容的适用性、数字化图像 的清晰度和目录与全文关联检索的准确率，因此，馆藏档案数字化， 不能盲目追求数量和进度，要通过鉴定选择出适用性强、清晰度高的 原始档案，才能达到档案数字化的质量标准。目标取向之三：“效 益”，即应该重视投入与产出，利用有限的人力物力投入和技术支撑 力争实现社会效益最大化。因此，馆藏档案数字化，应该围绕“社会 效益最大化”的目标，剔除无关紧要的文件，挤掉案卷水分，精炼整 合非数字化档案。统观档案数字化的三个目标取向，我们可以看出 馆藏档案数字化鉴定工作的必要性。 档案数字化鉴定工作对数字档案馆建设和档案信息化建设具有 重大意义。当前，各级各类档案馆在档案数字化过程中，对鉴定工作 没有足够重视，对哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化没 有明确的认识，从而造成了档案数字化工作的盲目性。开展档案数 字化鉴定工作，首先可以保证数字化后的数字档案内容信息的“质 量”，使这些整合精炼的档案信息具有较高的利用率。其次，鉴定工 作可以提高档案数字化的效益，减少毫无意义的投入，使数字化的投 入能取得更大的社会效益。 三、档案数字化鉴定的原则 馆藏档案数字化鉴定是对传统档案鉴定工作内容的拓展和延 伸，在工作中应遵循以下原则： (一)利用价值性原则 之所以要对馆藏档案进行数字化转换，主要是从便于利用的角 度出发的，因为数字化档案可以通过网络实现利用，不仅可以异地查 阅。而且利用起来快捷、方便。数字化的档案是一种“无库房界线的 档案”，可以极大限度地满足利用者的需求。因此要通过判断原始 档案的利用价值来判定该档案是否应列人数字化的范畴。也就是 说，凡具有较大的利用价值的原始档案应优先进行数字化处理，以方 便利用者的利用，充分发挥有利用价值档案的作用。建设数字化档 案馆不可能按部就班，顺次将所有馆藏档案数字化，这样既不科学又 耗费入力物力财力，所以应做好数字化前的鉴定工作，区分所有馆藏 档案的利用价值，划清轻重缓急，依次进行处理。 信息化篇 ·707· (二)精炼与效益原则 数字化档案从档案的原始状态到能够远程提供查阅的数据信息