如何填写抱怨邮件的填写.pptVIP

Safety is Personal We need to take care of our own safety when ‘away from the office’ While we are in the meeting and when in your hotel room, know the fire / emergency evacuation alarms the escape routes from the building the muster points outside the building is there a torch in my room if the lights fail in an emergency? When we are ‘out and about’ is the water safe for me to drink? are there foods I shouldn’t eat? are there areas in this town that are not safe to be in? if I need emergency help, do I know who to call? 抱怨邮件的编写 祝词 描述具体质量问题 描述供应商应采取的行动 表达抱怨的情绪（可选，一般不推荐） 感谢和签名 祝词 祝词是一封邮件的开头，不论抱怨者情绪多么的激动，都应冷静地编写相应的邮件。将祝词作为邮件的第一部分，一方面是格式的要求，另一方面有助于在邮件中撇除个人的感情。将激动的心情带入工作会使得沟通的双方产生强烈的抵触情绪，不利于后续的工作。 祝词不必用很华丽的词汇，但所使用的称谓一定要正确，按照对方的职务或性别进行称呼，如不清楚具体的联系人，可使用相关部门替代。 具体使用“您”或“你”可根据收件人的身份决定。 例1： 刘总/工/先生： 您好！ 例2: XX公司质量部： 你们好！ 描述具体质量问题 具体质量问题的描述应客观，只谈具体的现象和事实。 在描述具体问题的时候应尽可能包含下面的内容： 发现时间和场合 零件描述 零件图号（如有必要，应含相关版本信息） 零件序列号 发货日期/批次 问题描述（如需要，附上照片说明） 数量 附件信息（如DMR） 描述具体质量问题—举例 我公司在X月X日来料检验时发现贵公司于X月X日来货中所提供的XXX.XXXX零件XXX存在质量问题。 经检验，所送3件零件中有1件被判定为不合格，其序列号为XXXXXX，所发现的质量问题为加工内表面存在缩孔，具体见所附DMR（DMR编号为XXXXXXX）。 描述供应商应采取的行动 在对质量问题描述后，应就供应商所需要采取的行动做出定义，便于后续跟踪。 描述的内容应尽可能包括： 对零件的初始处理建议 回复邮件的时间（以确保供应商收到抱怨） 对零件处理意见的做出和所选用方案的时间 问题分析后纠正措施所需要提交的时间 注意，在对供应商提要求时应避免对供应商问题原因的猜测以及主观地替供应商决定处理方案（特别是涉及较大金额的行动）。 描述具体质量问题—举例 由于我公司急需该零件进行装配，故建议贵公司尽快到现场进行返修。 按照Sandvik公司的要求，贵公司必须在收到本邮件后1个工作日内进行回复，并提交对零件的处理意见并明确具体处理时间。Sandvik质量工程师在收到回复后进行评审，并进一步与贵公司进行沟通。 贵公司必须在商定的时间内完成对零件的处理，包括报废、返工、返修、退货和换货等方式。如果贵公司不能在此时间段内及时进行处理，Sandvik有权将该零件作为废品，处理后相应的费用会返还贵公司。原送货信息也将从Sandvik收货系统中扣除。 同时，贵公司需要对该质量问题进行根本原因分析并制订相应的纠正措施，相关的内容必须填写在DMR中，在收到本邮件后10个工作日内回复给Sandvik。Sandvik质量工程师在收到回复后进行评审，并进一步与贵公司进行沟通和跟踪。 表达抱怨的情绪（可选，一般不推荐） 抱怨的情绪一般不在邮件中进行表达。若质量问题多次发生，或比较严重，影响重大则可按如下要求表示： 问题发生的次数罗列 问题的严重性和影响程度说明 Sandvik将采取的后续措施（慎用） 对供应商某些具体行动的强化要求。 表达抱怨的情绪—举例 例1： 贵公司已多次发生同类问题，具体时间如下： XX年XX月XX日， XX件XXXX零件，DMR编号为XXXX XX年XX月XX日， XX件XXXX零件，DMR编号为XXXX XX年XX月XX日， XX件XXXX零件，DMR编号为XXXX 望贵公司能认真分析根本原因并有效地采取相应的措施。 例2： 本次发生的问题直接影响了Sandvik的生产，为此延误了原定于XX月XX日的发运计划，