档案管理工作要从基础做起研究.pdfVIP

科学管理篇 ·555· 准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰， 不论是草拟公文，打印公文，还是做出各种记录、报表、签字、批注等， 都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有 利于日后长久保管利用。四是使用文种要合于是，拟制格式要规范， 行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准经、现代化检 索手段的实施应用。 综上所述，作为档案管理工作者。充分认识加强人口计生档案管 理工作的重要，热爱本职工作，爱岗敬业，加强管理意识，掌握现代化 的管理技能，全面提高综合素质，从而更好的服务于机关工作中。 档案管理工作要从基础做起 临沂庄明明 档案基础工作是档案工作现代化的前提。做好档案工作，必须 从基础工作做起。当前档案工作存在的主要问题反映在以下几个方 面：一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。二是案卷标题 不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有 案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于 部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索，而难以利用。四是许 多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较 严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组 卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页 纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的 类似问题就越严重。从以上情况来看，需要尽快地、科学地解决这些 问题。 提高档案管理水平须从以下几个方面入手： 一、全面普查案卷。实现案卷规范化 因为档案馆多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限 不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，首先要剔除无 用的文件，才能避免实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 ·556· 齐鲁档案论坛 重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进 行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的 文件组合在一起。在蘑组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内 目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部 案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以 提高实行计算机管理档案后的利用效率。 二、统一分类保证查全率 计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为 了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类 法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉 及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征 辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度 以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统 一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化 和规范化管理。 档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查 准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时 要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填 写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、 文不对题和计算机识别不清的情况发生。如果题名要素不完整，则 要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常 有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以 我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则 写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。 另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中 的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索 工具打下了基础。 三、加快数字化。推进档案管理现代化 在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一 个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于 馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和 科学管理篇 ·557· 科学化的工作程序与方法，或因数据准备不足直接影响档案工作现 代化的进展。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以