1文件控制程序(最新版).doc

目的：为建立本公司文件之管制作业、以求发行文件之一致性、可追溯性及适宜性、有效落实品质系统之运作文件的管制。 范围：公司之各项文件之撰写、制作、审查、核准、发行、存盘、变更、回收、作废等之作业均适用。 定义： 3.1非受控文件：文件只具有暂时性效用，不列入受控发行，由各作业单位自行分发处 理，变更时无需收回更新.如：通知、告示、（认证中心、供方、顾客、当地政府的文件，本企业不可能对其进行控制），工艺流程卡、表单记录等。 3.2受控文件：凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件，会影响作业品质之文件。如公司内质量手册、程序文件、支持性文件、SOP、BOM、ECN等各项标准及外来文件，均需列入受控统一发行。 3.3外来文件：指客户在订购合约中或供货商，所提供的标准、文件、图纸等，以及公司外取得的文件（如国家标准...）。 职责： 4.1各单位：负责所需文件之初稿撰写，并送审核、批准完成后送交文控中心登记发行，文件如有变更需依程序提出申请，对受控文件应妥善保管、维护。 文控：负责管制文件之编码、重编、登记、发行、回收、作废、归档、借阅等管制。 作业内容： 5.1文件制定： 5.1.1文件制作力求标准，依文件制作标准之格式执行撰写。 5.1.2文件编写包含如下内容，文件编写规范格式如下。 a).目的..........................................。 b).范围..........................................。 c).定义 ..........................................。 d).职责...........................................。 e).作业内容.......................................。 f).相关文件（本文件所引用的文件）………………………….。 g).相关表格记录（本文件所产生或用到的表格记录） …………………………………。 h).流程图 5.2 文件标题命名：一级文件为“***质量手册”； 二级文件为“***控制程序”；三级文件为“***管理规定/管理规范”，“***操作指引”等。三级文件标题不体现“程序”字样。 文件制定完成，经审核、批准后发行。 文件之审核及批准： 各种文件之制定、审核、批准权限、依照文件审核权责区分表如下表： 文 件 类 别 拟 制 审 核 批 准 质量手册 ISO专员 管理者代表 总经理 程序文件 各权责部门 部门负责人 管理者代表 三级文件 各权责部门 部门负责人 管理者代表 注：作业/检验指导书、操作指引由各责任部门负责人批准。 5.3.1原文件制定单位将文件初稿拟制完成，经审核，批准后送至文控编号。 5.3.2若该文件内容涉及多单位之作业，则审核者视需要可参考相关单位意见后做成决议。 文件编号： 5.4.1文控负责对制定好的各类文件进行编号，一般采用以下形式： a）. 质量手册 ＸＸ—QM----ＸＸ 　　　　 ── ─ ── │ │ │ │ │ └───流水号 │ │ │ └─────────质量手册代号 └───────公司名称（ GS为集迅电子 ） 质量手册内页编号 GS ------------ (QM) ----------- □□ 公司代号 质量手册 章节号 b）程序文件 ＸＸ—QP--ＸＸＸ 　　　　 ── ─ ── │ │ │ │ │ │ │ │ └──────程序文件序号 │ └─────────程序文件代号 └────────────公司名称（GS为集迅电子 ） c).三级文件: 操作类文件﹑检验规范等 PQ-- --XX ----□□□ 流水号 部门代号/产品代号