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文书档案整理提纲 一、收集齐全——文书档案工作环节的基础 （一）确定归档范围—— 1、依据：《重庆市档案局关于转发〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的通知》（渝档发[2007]4号） （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 （二）文书档案归档文件材料制作的要求——应符合档案保管保护要求 1、依据： 《国家行政机关公文处理办法》第四十三条规定：“拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。” 《归档文件整理实施细则》规定：“整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。” 2、载体材料：——纸型大小 《中国共产党机关公文处理条例》第九条规定：“公文用纸幅面规格可采用16开型，也可采用国际标准A4型。” 《国家行政机关公文处理办法》第十二条规定：“公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。张帖的公文用纸大小，根据实际需要确定。” 禁用非标准纸张（小纸片等）； （二）文书档案归档文件材料制作的要求——应符合档案保管保护要求 3、书写材料 （1）符合要求的材料——蓝黑墨水、碳素墨水或黑色签字笔； （2）不符合要求的材料——铅笔、彩色墨水、圆珠笔； （3）补救措施——重写（签）或复印 4、打印要求： （1）符合要求的打印方式——激光打印； （2）不符合要求的打印方式——针式（色带）或喷墨打印； （三）收集要求——应保持文件材料的齐全完整 1、收集完整的要求 （1）自发文：底稿、签发单、印件； （2）收文：处理签、文件正件。 8号令第十条规定：“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。” （3）总结、合同、协议、会议材料等 2、收集中的特殊情况的处理——领导兼职时形成的文件材料 《中国共产党机关公文处理条例》第三十四条规定：“机关领导人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职的机关立卷归档。” 《国家行政机关公文处理办法》第四十一条：“本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职各职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。” 8号令第四条规定“本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 ”属不归档范围 （四）不归档文件的处理 1、属于清退范围的按规定清退 2、其他不归档文件，登记造册销毁，禁止混入废旧报纸出售，防止失泄密。数量大的送指定的保密纸厂化浆销毁，少的可用碎纸机或焚烧的方式销毁。 二、整理规范——基本要求是区分不同价值，便于保管和利用 （一）档案整理依据 国家档案局《归档文件整理规则》 重庆市归档文件整理依据——《重庆市机关归档文件整理实施细则》（渝档发〔2009〕34号） （二）档案整理单位 一般以每份文件作为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，收文与收文处理单作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文中，外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级机关或上级机关的去文与这些机关的复文（包括该机关领导批示反馈单）各为一件，简报一期为一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议为一件，也可一本（册）为一件。 （三）严格按文件形成时间区分文件所属年度 严格按文件形成年度区分所属年度 几种情形应特别注意： 请示与批复作为一件的； 跨年度会议文件材料； 文号中的年度与文件形成时间中的年度不一致的； 书写错误的； （四）准确划分保管期限 永久：本机关机构演变、人事任免、职级待遇、本机关制定的法规政策性文件；职能活动中形成的重要业务文件材料（请示、批复、总结、报告、统计表）；上级制定的本机关职能的重要文件；涉及固定资产以及其他重大事项的文件材料； 特别注意：与人权益有关的文件材料 定期：除永久之外的其他应归档文件材料 （五）装订 用线或不锈钉装订 应注意左边下边对齐； 在每“件”中，正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 来文与复文为一件时，复文在前，来文在后； （六）盖归档章 归档章应盖在首页上端空白处；首页上端无空白处的，应在首页前加同规格白纸。 题名： 文件编号： 照录（发文代字、年度、编号要齐） 责任者： 全称或规范简称，如多个责任者，可填写有其文号的责任者另再填写一个并加“等”即可一般照实录；如原题名不能准确揭示文件内容或字数太多，就应重拟，并加“〔