物资档案管理办法.doc

物资档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强公司物资管理基础业务，实现物资管理工作“专业化、制度化、规范化、程序化”，规范物资管理原始资料的分类归档，特制定本办法。 第二条 物资档案管理是指对在工程施工中所发生的物资采购、验收、贮存、发放、核算、回收处理等活动过程中有保留价值的文字材料、图片、声像资料等不同形式原始记录的整理、归档与保管。 第三条 物资部长是物资资料归集的第一责任人。 第二章 物资档案管理职责 第四条 物资部设专职资料管理员，其职责主要有： 1、负责本单位物资管理性文件材料的形成，收集、整理、保管，保证资料的完整性、准确性、真实性与系统性。 2、按公司统一表格填制相关数据。 3、按要求对资料进行分类、整理和编制，做好各类报表和资料的归档整理工作。 4、负责本单位材料点收、发料凭证、核算等资料的装订工作，资料装订做到页号编写准确，目录清楚、标题简明扼要。 5、负责资料整理，目录制定，合理分类，便于查询和归档。 6、负责物资资料的保管，注意资料的安全和保密。 第三章 归档范围 第五条 物资档案分类： 物资档案分为：物资文件、物资记录、物资报表等。 第六条 物资档案的内容。主要包括：项目物资管理策划、材料调查情况统计表、物资需求计划（含技术交底）、供应商调查评价记录表、招投标资料（含oa审批流程记录）、物资购销合同、物资验收原始记录（含合格证、材质书、验收报告、校磅记录、检试验资料）、磅单（含出厂磅单、小票）、点验单（含发票复印件）、物资发放记录、发料单、物资列销报表、物资明细账、材料消耗控制台账（套表）、物资节超分析报告等，应涵盖《物资管理办法》、《物资集中采购管理暂行办法》、《周转材料管理暂行办法》、《爆破器材管理办法》、《程序文件》等文件规定的所有资料。 第四章 档案资料的归类要求 第七条 物资资料档案的建立 1、物资资料每月须收集整理一次，及时收集汇总粘贴当月物资原始验收记录、过磅单据、出厂小票等、汇总当月的点验单据、发料单据、物资消耗报表、核算报表等资料，并装订成册。每册必须由封面、资料清单和各种详细的原始单据构成，必要时可附编制说明，封面统一采用A4大小的牛皮纸，封面上项目经理，总工、计经部长、财务部长和物资部长签字手续必须齐全。 2、统计期规定为上月的26日至当月的25日。 3、每册内的资料必须严格按照类别归类，不得混装，每份记录表后必须附有相应的原始单据，包括现场过磅单据，出厂小票等相关原始记录，以形成记录资料的完整闭合。 4、物资需求计划：附工程技术部门技术交底，项目总工审核，项目经理批准。 5、物资验收记录：附现场过磅单、送货小票、物资验收（发放）原始记录、汇总表等； 6、物资列销报表：附物资列销汇总表，授权领用人签字的原始发料单据； 7、物资核算报表：附材料消耗控制台账（套表）、物资验收（发放）原始记录、现场实际库存盘点表（原始记录）、物资采购单价分析表、节超分析报告、奖罚通报和整改措施。 第八条 档案资料的装订标准 1、各种原始单据要统一粘贴在空白的A4纸上，单据粘贴要整齐、牢固、美观、不掉页、不串页、不倒置、便于翻阅查询；单据粘贴要尽量均匀铺开，粘贴时要仿鱼鳞式的自下而上，自右到左、由小到大依次排开，票据边缘尽可能靠近粘贴单的边缘，离边缘线约1毫米，每册厚度在0.8-1.2cm之间。 2、装订必须整齐、美观，每册资料面皮统一采用牛皮纸封皮，不得有错边，鼓边等情况，装订后用卡号机逐页卡号成册，不得掉页。 3、物资验收记录、点验单、发料单合成一册逐月装订，其他资料按其分类单独装订，当单类资料数量不足以装订成册时可适当延长装订时间，但不能超过半年。 第九条 各种表格格式必须按照公司统一表格执行。 第五章 物资档案的整理和保管 第十条 物资资料档案必须实行科学保管和维护，防止资料损毁，维护资料安全。档案资料分电子版资料和纸质资料。 （一）电子版资料 1、 电子版资料的命名。为避免电子版资料在拷贝整理过程中覆盖、丢失，方便迅速辨别资料的有效版本，新建、更新文件时在文件名后加上年月日。例：来料登记台表示该台账为2012年1月1日更新的。 2、 文件夹建立。公司物资部以项目部为单位建立文件夹，并将同一项目的所有资料归档至该文件夹；项目部按物资归类要求建立文件夹。 3、物资部电子文档由部长归档至相关文件夹中。 4、为避免资料丢失，物资资料定期拷贝至移动硬盘或刻录光盘保存。 5、项目竣工后，由项目物资部长将项目物资部所有电子资料移交公司物资部存档。 （二）纸质资料 1、纸质资料按电子版资料对应的文件夹装盒，并填制资料清单。 2、档案盒选择及标签样式。档案盒选择3.8cm×23.3cm×31.5cm 或5.6cm×23.3cm×31.5cm两种规格的蓝色塑料档案盒，标