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浅谈档案信息化管理　　(乌兰察布市军事干休所，内蒙古乌兰察布012000)　　摘要：文章介绍了档案信息化管理的优势、存在的问题、现状，提出了档案信息化的实现步骤及保障措施。关键词：档案；信息化；管理　　中图分类号：F239文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)02—0149—02　　档案信息化管理是一个具有重大战略意义、体现档案工作发展方向和趋势的重要课题。近年来，笔者对所在单位乌兰察布市军事干休所的档案信息化管理方面进行了探索和实践，在此谈一些自己的看法。1档案信息化管理的优势1.1空间优势　　传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大,需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现,这些存储介质体积小、容量大,仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的。1.2维护优势　　在传统档案管理方式下,每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档,并按事由进行分类,便于用户查找利用,既可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,也更加方便、快速、及时,提高了档案管理的维护性。1.3利用优势　　在传统档案管理方式下,档案的检索、查询都要靠手工来完成,手续繁琐，程序复杂,给档案利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引,还可以编制多角度、全方位的检索工具,检索、查询信息更加方便迅捷。2档案信息化存在的问题　　2.1档案管理观念落后，开放意识与创新意识淡薄　　目前,档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想,存在着“等、靠、要”、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念,还存在着闭架借阅、你查我调等做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得来源于社会而服务于社会的档案管理领域不断出现一些新情况、新问题。这些情况和问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,已成为制约档案管理发展的重要因素。2.2新时期档案管理面临着严重经费问题　　众所周知,档案信息的数字化、网络化,管理服务的现代化,已成为当前档案事业发展的方向。档案管理要赶上时代的步伐,就必须不断更新设备和技术等问题。为此,各单位就得花大量的人力、物力、财力去解决这些问题。但由于设备不断更新换代,长期以来各单位的档案部门不可能单凭政府拨款就可解决事业经费不足的问题。特别是现在政府拨款显得极其有限,经费问题成为制约档案管理发展的又一因素。2.3档案保密和档案安全受到挑战　　信息网络不断深入各个领域。网络环境下,影响档案保密和档案安全的因素主要有：①人为因素。档案部门档案安全意识和保密意识不强,往往在自己的档案网页上随意发布信息,对发布的信息缺少严格的审查和管理。②技术问题。当前电脑病毒”瘟疫”横行,又加上黑客的恶意攻击,使得档案信息的安全和保密受到威胁,这些势必引起我们的高度重视,并加以研究解决。3档案信息化的建设现状　　目前，我国各企事业单位的档案部门虽然都已陆续开始着手档案信息化建设，但由于历史原因，档案部门所收藏的档案基础差，案卷质量不高，且档案信息化工作统一标准尚不全面，只是仅仅局限于某个领域或某个专业系统，加上单位自身或多或少存在的种种原因，因此档案信息化的建设，其实也就成了“各自为政，百花齐放，百家争鸣”的局面了。如何严格规范档案信息化的基础标准并加大推广力度，已成为档案信息化建设过程中的重中之重。　　特别是客户需求、人员配置、资金储备等方面的原因，将某一个单位的全部馆藏信息进行信息化处理是不太可能实现的。只有在遵循“价值性、实用性、精练性、特色性”等原则的前提下，选择性地将部分馆藏资源进行信息化，才能逐步建立起具有自身特色的档案利用服务体系。4实现档案信息化管理的步骤　　在计算机技术和网络技术应用档案管理工作的过程中,受工作对象、技术条件、环境因素、人员习惯、观念等因素的影响,应结合实际，有计划有步骤地实施。笔者结合多年的实践经验，认为档案信息化管理必须循序渐进,分步推广。4.1建立信息化归档规范流程　　结合传统档案的管理方式，建立信息化归档的规范流程。即从档案的形成、使用、归档建立信息化的归档规范流程，从而确保归档的电子文件不至于处于无序状态，也为档案信息化管理系统打下良好的基础。4.2利用计算机辅助档案管理阶段　　按照“价值性、实用性、精练性、特色性”的原则，先使档案目录信息数字化,其标准是建立档案目录数据库及文档数据库;再进行档案全文信息的数字化,可以采用扫描录入方式将档案全文按原貌逐页存贮为图像文件并为其编制目录索引或是采用文本格式存贮档案内容。这样辅之以全文检索、档案目录数据库检