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高校图书馆期刊采购的科学管理　　(广东金融学院图书馆，广东广州510520)　　摘要：文章从科学管理中的动作分解、指标量化、流程标准化三大特点对图书馆期刊采购管理方法进行了探讨，设计了标准化的期刊采购工作流程并讨论了其中的关键细节，期望以此提高期刊采购人员的工作效率。　　关键词：期刊采购；科学管理；流程标准化；图书馆　　中图分类号：G255.2文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)09—0148—021什么是科学管理？　　科学管理又称“泰勒制”，是19世纪末20世纪初美国人弗里德里克·温斯罗·泰勒(F.W.Talor;1856~1951)提出的管理理论，其根本内容是提高企业效率。泰勒是第一位提出科学管理理念的人,因此被尊称为“科学管理之父”。他详细记录每个工作的步骤及所需时间,设计出最有效的工作方法,并对每个工作制定一定的工作标准量,规划成一个标准的工作流程；达到最高工作效率的重要手段是用科学化的、标准化的管理方法代替经验管理。科学管理理论对管理学理论和管理实践的影响是深远的，直到今天，科学管理的许多思想和做法仍被许多国家参照采用。　　期刊采购的科学管理是指为了提高期刊采购人员的工作效率而使用科学化、标准化的管理方法。期刊采购是开展期刊服务的基础,采购工作好坏直接影响期刊质量和期刊服务。目前，图书馆的期刊采购管理工作多以经验为主，在期刊采购种类少的情况下，对采购工作人员的素质要求不高。近年来，随着图书馆发展规模扩大，图书馆自动化系统应用，期刊采购品种数量不断上升，期刊采购渠道多样化，期刊形式内容变更频繁，以及期刊采购人员更换，容易出现期刊采购工作效率降低，发生错误概率增加的问题。因此，笔者试图从科学管理的角度对期刊采购工作做初步的探讨。2期刊采购的科学管理内容　　科学管理内容有三大特点：动作分解、量化和标准化。期刊采购工作属于常规性的工作，其科学管理方法的制定首先通过对采购相关部门的工作内容进行动作分解，对一些工作内容进行指标量化，进而设计采购的工作流程图，并对采购人员的关键细节进行详细分析。动作分解筛选出必要的工作内容，通过指标量化，可以避免经验管理的模糊性和不确定性，而流程标准化是期刊采购科学管理的核心，通过标准化的流程设计可以提高人员的工作效率，避免工作出现疏忽和失误。2.1动作分解　　2.1.1发行部门。①提供征订目录和自动化订购数据库，有网络、终端和传统订单3种订购形式，常见订单格式为EXCEL文档。②告知期刊出版发行变更信息，变更信息内容包括发行渠道、订购标识、刊名、出版频率，告知方式有在数据库或网页中显示、送刊时附带变更通知、电子邮件联系。③保障服务质量，体现在送刊频率、缺刊率、服务态度。　　2.1.2期刊管理人员。①验收、登到、上架、整架等日常管理工作，及时反映期刊变动情况(缺刊、停刊)。②反馈期刊利用率，常用方法是以统计文献复印次数为主，刊物新旧程度作为参考。要注意期刊利用率低反映问题原因在于期刊的质量低，或者质量高但缺乏目标用户，从而有助于采取相应对策。③提供读者咨询服务。④完善现刊馆藏目录。　　2.1.3期刊用户(普通读者、教学科研人员)。①选刊。②专家评审。③提供意见，推荐订刊。　　2.1.4采购人员。①甄选期刊。甄选期刊是指采购人员通过各种手段对现有的期刊重新审核以及考察新的期刊品种。对于符合要求的现有期刊和新订期刊予以保留或增订。对于不符合要求、利用率低的期刊予以删订的处理。②制定采购计划、时间表。计划内容包括了采购期刊的前期准备工作如收集信息、预算经费、以及对时间的合理安排等。③修改采购计划。是指计划上报主管领导，根据意见修改采购计划。④系统录入订单。⑤核对采购订单。⑥结算报销采购经费。⑦定期统计。⑧数据处理与存档。　　2.1.5主管领导。①确认发行部门。②审批采购经费预算。③监督采购质量。④批准采购计划。2.2指标量化　　什么是指标量化？指标就是量度，指标量化就是用可测量的量度对工作流程内容进行管理控制。根据期刊采购管理的需求选定量化指标，其作用在于一方面通过制定可量化的目标并确保能够达成，另一方面控制监测指标在预期范围内，一旦出现问题可以马上发现。　　量化指标是期刊采购管理水平的科学评价标准。选取量化指标的途径来自日常管理工作统计和自动化管理系统。期刊采购管理中常用的几个统计指标有到刊率、期刊利用率、经费增长率、核心期刊占有率、订购分类统计等(见表1)。2.3流程标准化　　采购管理是采购人员和涉及相关部门共同参与的系统项目，通过对期刊采购流程进行动作分解，归纳期刊采购工作步骤标准化内容，最终制定规范化、标准化期刊采购的工作流程(见图1)。　　740)this.width=740border=undefined2.4关键细节　　2.4.1甄选