会议现场管理PPT.ppt

（九）交通安排 主要为贵宾安排 会前组织者与当地交通部门协商制定行车路线，印制和发送参加开幕式的特殊车证 在开幕式前的工作完成之后，现场管理还有如下一些管理工作 欢迎会招待会 茶歇 欢送（闭幕）宴会 闭幕式 其他的社会活动。 第一节 会议现场注册 第一印象与人的心情。第一印象是对不熟悉的社会知觉对象第一次接触后形成的印象。从第一印象所获得的主要是关于对方的表情、姿态、仪表、服饰、语言、眼神等方面的印象。它虽然零碎、肤浅，却非常重要。研究表明，初次见面的最初4分钟，是印象形成的关键期。  场地： 开阔、明亮、美观、快捷、周到、室内温度适宜 ①你的仪表——干净。美国有学者发现，职业形象较好的人，其工作的起始薪金比不大注意形象的人要高出8％—20％。 ②你的态度——自信。自信是人们对自己才干、能力、知识素质、性格修养，以及健康状况、相貌等的一种自我认同和自我肯定。心理学家指出，一个人要是走路时步履坚定，与人交谈时谈吐得体，说话时双目有神，目光正视对方，善用运用眼神交流，就会给人自信、可靠、积极向上的感觉。 ③你的开场白。——微笑。　 注册快捷服务要求： 1、注册材料齐全 2、让代表了解注册程序（注册前工作） 3、注册台位置安排流畅 4、注册台以及工作人员分工明确 一、注册台的要求 （一）地点选择。 会议大厦或宾馆的大堂。 足够的空间（拥挤所导致的心理问题） 注册台已经公布就不要更改（一致性问题） （二）注册台标志 会徽、会议名称缩写、举办时间、指示牌 等一些具有独特标示的内容。 二、注册分工 （一）预先注册（Pre-registration） 专门为那些在会前已经支付注册费的与会者服务台。由于大部分人与会者都会在会前注册，所以报到注册人数比较多。这个台要长，服务人员要多。有的按字母区域来分几个台或区。 根据估计注册人数安排工作人员。 主要工作就是核对确认信、发送资料袋等。 （二）现场注册（On-site registration） 会前没有注册或未缴注册费的与会者，到现场注册台注册和缴纳费用。 需要3，4位经验丰富的工作人员，最好有专业的财务人员。和外语人员 国内外的注册表要分开。 应急事项：托收汇票没有达到银行；信用卡拒付；没有支付银行代办费形成差额。 （三）旅游和票证服务（tour and ticket service） 安排处理补办或退还旅游、宴会、招待会等票务。 耐心和热情的工作人员和财务人员。 旅游台需要不断确认参加旅游的与会者的房间号码、旅游线路、所在的旅游团等等。 （四）领取会议文件（documents pick-up） 論文集、日程、參會須知以及禮品等。 凴票發放：相同的 不同的（需要簽名） 由於人數太多，資料巨大，所以需要安排較多人員裝包。 （五）会议专业学术服务（scientific information） 注意的問題（專業特殊的咨詢台）： 專業活動的咨詢 預先安排的報告時間要求改動 提出特殊的設備 專業的學術問題，不但需要英語水平很高的，懂得本專業學術的工作人員，還需要學術委員會和學術組來協同解決。 咨詢最多的是：分會場的位置和地點以及特殊的設備需求。 （六）會議管理組 总体管理，直接关系到会议工作的顺利运行。 数据库管理（完整和準確性）有效把這些數據及時準確傳遞到會議各機構。 工作进程和现场管理 1、 负责制定项目总体目标和阶段性目标和进度计划。目标一经确定，合理的分解并分配给工作人员。 2、 负责制定完善、科学的工作制度和工作流程，保障目标的实施。 3、 负责组织、协调、调动工作人员快速、高效的完成工作任务。 4、 负责及时发现问题、解决问题。 三、现场注册时间 1、会前注册时间？提前1-2天 2、每天什么时段注册？会议前的半小时 3、注册是否间断（午休）？ 4、注册结束时间？与闭幕式同时甚至稍晚 四、注册数据的处理 数据是会议活动的依据，这些是行动的指南之一，必须为各职能机构所掌握。 1、会议的程序。由于注册的随意性，决定了会议程序的变动性。会议程序委员会根据迟到注册人员的重要性而调整。 2、会议会务。代表的现场注册的数据要及时提供给会务组。人数多少直接与招待会、宴会直接相关。 3、旅游 由于参与旅游人数（与会者和陪同人员）可以随时变更，所以旅游组的要把这些数据提供给旅行社，以便调整导游人数、旅行车、就餐人数。特别是那些已经预定而要退出旅游活动的事件，需要与旅行社提前沟通。 现场的后勤工作： 1.报到小组：被选派的现场报到工作的人员应该是经过培训并熟悉后勤和报到工作的方方面面。每位工作人员都应有该建筑内所有与会议有关的场所的方位图。关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指示和行为规范也是不可少的。必须让现场工作人员清楚以下几件事：