会议高效的秘诀PPT.ppt

高效会议秘诀 V1 LOGO 目录页 第 * 页 目录页 会议概述 会议为什么低效 如何提高会议效能 LOGO 过渡页 第 * 页 过渡页 第一章 会议概述 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 会议 习 学 议 会 讨论、商议 聚会、见面、集会 会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。 会议是一种群体沟通的方式。 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。 公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。 会议起源 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第二节 会议有什么作用 会议作用 集思广益 头脑风暴 问题讨论 产生决策 听取汇报 分配任务 融合意见 达成共识 资讯分享 政策宣传 表彰先进 激励士气 先请各位管理者思考一下？ 您答对了吗？ LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第三节 会议的时机选择 啥时该开会？啥时不需要开会？ 问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决； 有重要事情需要把参与人集中到一起传达； 领导者需要公开表彰先进以激励士气等。 发起人想从参会者那里获取信息或建议； 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策； 领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度； 适于开会的情况 1 2 3 4 5 6 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第三节 会议的时机选择 已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论； 会议成本太大，或还有比开会更好的办法； 问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好； 所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围； 发起人对要解决的问题已经作出决定； 大家之间怨气大、敌对情绪浓，开会前需要时间平静。 1 2 3 4 5 6 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 先请各位管理者思考一下？ 会议有哪些成本？ LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是： LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。 而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。而且，会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了我们非开会时间的工作效率。 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资＋场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本。 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 效益成本＝参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 机会成本＝开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＋不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户＋不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 警惕会议成本 日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。 日本的会议管理 LOGO 过渡页 第 * 页 过渡页 第二章 会议为什么低效 LOGO 正文 . 第二章 第 * 页 会议为什么低效 02 《哈佛商业评论》05年第7期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司