谈企业人事档案管理中存在的问题及对策.docVIP

精品论文 参考文献 谈企业人事档案管理中存在的问题及对策 黑龙江省兴隆林业局档案科 林艳放 　　摘要：随着我国市场经济的发展及人事制度改革、新的用工制度的发展与需要，人事档案的重要性日益为人们所认同。凡涉及到识人用人、人员流动、任免、落实个人待遇等等，无不以人事档案为依据。在企业人事制度改革进程中，企业人事档案管理存在着诸多问题有待加以改善，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。 　　关键词：人事档案；管理；对策一、人事档案管理工作中存在的问题1、档案材料不齐全，影响了人事档案的质量。 　　档案材料不齐全，一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，一些如学历、培训、职称、奖惩等材料因管理人员没有及时收集相关资料、没有认真及时做好借阅登记情况，仍在个人手中未能及时收集归档；二是收集归档的材料不全面，一些档案材料中的年度考核表、履历表是短缺的或虽有表但未盖公章。 　　2、档案内容不准确，降低了人事档案的利用率。 　　一些档案材料内容不准确。现有的档案材料中存在许多内容前后不符及内容失真的现象。如：参加工作时间、入党入团时间前后不一致，基础学历越来越高。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历）虚假现象较为严重。 　　3、人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。 　　4、人事档案管理的物质条件较差。保管档案的基本物质条件主要包括档案库房、设施设备、档案装具、档案包装材料等。 　　它们是保证档案完整、安全保管的重要基础。企业单位的档案室大多没有独层的库房，只与办公室在同一楼层，办公室、阅档室、库房没有具体分开，不利于档案的科学保管原则；档案设施、设备达不到要求，只有一般楼层使用的防火设备，没有温湿度测量监控设备和空气调节设备等设施，不利于档案的安全保管。 　　5、人事档案电子文件给管理带来了一定的困难。电子文件的一些特性虽给保管和开发利用带来很大方便，储存空间小、可共享性大、易增删改等，但恰恰是这些特性给管理带来了很多难题：一是电子文件的长期保存比较困难；二是电子文件的安全性，时间过长，很多文件有可能就打不开了；三是由于电子文件的读取和检验需要配备一定的设备，必须要有大量的经费投入；四是由于电子文件的易增删改性导致电子文件无法保证其原始性和真实性。 　　二、人事档案管理工作的对策与思考1、注重人事档案的整理工作，加强人事档案的整理范围人事档案的整理要做到整理有序，依据一定的原则、方法和程序，对收集起来的个人材料进行鉴别、归类、排序、装订并不断补充，使之条理化系统化。并具体做到认真鉴别每一份材料、按不同类别的档案准确分类、根据材料内容的有机联系和时间顺序进行排序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编页数。使每卷档案达到完整、真实、有条理、精练、实用的要求。 　　加强人事档案的整理范围：①新建档案的整理。主要针对那些从来没有整理过的、新吸收的人员的档案材料的整理，这部分档案材料原来没有完全整理，或者没有进行有规则地整理，材料零乱、庞杂，整理起来工作量大，比较复杂，而且随着单位各项目新老人员的交替，这部分档案的整理工作将是持续不断的；②已整理档案的重新调整。由于人事档案的动态性特征所决定，对于每一个已经整理好的人事档案来说，其整理工作也不是一劳永逸的，有时需要增加或剔除一定数量的材料，这就有必要重新整理这部分档案材料。这种整理实际上是一种调整，因此工作量比较小一些。 对于那些零散材料的归档，只需随时补充，不必重新登记目录，只需在原有目录上补登或调整即可。 　　建立健全人事档案规章制度，提高人事档案管理的制度化建设水平。 　　搞好人事档案管理工作，要以必要的物质条件作为基础、采用科学的保管方法，更要有严格、完善的档案保管制度做保障。 　　在人事档案管理工作中，应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。对产生的人事档案从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。 　　3、改进和完善人事档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容；侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料，以便使所具有的功