记录、表单控制程序.doc

XXX物流有限公司 编制日期 执行日期 文件类别 记录、表单控制程序 文件编号 版本/版次 页码 程序文件 1.目的 为如何建立、存放以及保存质量记录提供一套体系及指导并分配职责。通过记录，证明产品符合要求和质量管理体系有效运行。 2.范围 适用于本公司质量管理体系有关的记录。 3.分类、定义 3.1公司记录、表单分类： 3.1.1质量体系评审报告、评审记录、管理评审会议记录、内审记录、合同评审记录。 3.1.2运作记录。 3.1.3文控记录。 3.1.4不合格状况及处置结果记录。 3.1.5客户资讯记录。 3.1.6其他。 3.2公司以上记录按控制程度分为受控记录和非受控记录，所指记录均为填写内容后的记录、表单。 3.3质量记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 3.4 本文件所控制的记录表单包括公司质量管理体系文件中的附录表单和独立于质量管理体系文件的质量记录表单，各部门因工作需要而制作的其它表单不属于本文件的管制范围，由各部门自行制作、应用和管理，如：财务报表、人事处罚记录、通知记录、传真记录等资料。 3.5受控记录：记录的传递、保管、复印、回收等操作必须由权责人直接或授权控制，不得不经授权进行操作。此类记录包括：受控文件所附记录、表单。 3.6非受控记录：可根据工作需求不需授权进行复印、传递的记录。包括：各部门自行拟定与质量管理体系相关的记录、表单。 4.职责 4.1文控室： 4.1.1 受理记录、表单编号、发行、保管、传递、销毁、遗失、调阅及有效性管理等管制作业。 4.1.2 记录表单电子文档输入资料库并保留备份档案。 4.1.3 编制公司《受控记录表单目录》（附表1） 4.2质量管理部门： 4.2.1按相关文件对质量体系记录的制订过程进行审核，确保制订结果的适应性，确保制订过程有效性。 4.2.2全面对质量体系记录使用过程和结果进行监控，从而进行体系过程控制和发现不合格采取改正措施。 4.3记录使用部门： 4.3.1使用部门负责流水编号，申请，记录填写、记录分类存档和妥善保管。 4.3.2使用部门应设定固定位置及柜子分类保管部门内部记录表单及记录，保证记录表单和记录不损坏遗失。 4.3.3使用部门填写了内容的受控记录需由部门负责人直接控制或授权部门文件管理员控制。填写了内容的非受控记录由使用者自行控制。 4.3.3各部门文件管理人员职责： 4.3.3.1依据本文件规定执行部门内记录表单及记录的管制。 4.3.3.2编制本部门《部门记录表单目录》（附表2），做好记录表单收发登记、修订、作废、收回等表单管理工作。 4.3.3.3对记录表单分类归档，按部门要求周期进行分类封存。封存时按要求做好标识。 4.4 表单使用人： 4.4.1 妥善保管收到的表单，在规定范围内使用并防止表单丢失和损坏。 4.4.2 认真按要求作好表单的记录、整理、上交审批、传递和保管工作。 4.5 表单记录总结和分析人： 4.5.1 公司或部门指定人员及各级管理者为表单记录总结和分析人，负责对记录数据进行统计分析和按规定的途径上报和传递，形成总结报告或分析报告，并使之成为公司产品质量判定和改进、工作质量判定和改进的事实依据和分析材料。 4.6 记录表单的起草和审批权责： 4.6.1 属于质量管理体系文件中的附录表单由文件编制小组拟制，其审核过程等同所属文件的审核过程。 4.6.2 独立于质量管理体系文件的质量记录表单： 4.6.2.1行政人事部：负责公司人力资源管理和公司经营管理相关表单的制作。 4.6.2.2 财务部：负责公司财务、采购和仓储管理方面相关表单的制作。 4.6.2.3销售部：负责公司市场相关表单的制作。 4.6.2.4运作部：负责货物运作、操作相关表格的制作。 4.6.2.5车管部：负责公司车辆管理、司机人员管理表格的制作。 4.6.2.6 吊装事业部：负责公司吊车管理、人员管理、车辆调度、吊装业务等表格制作。 4.6.2.7信息部：负责公司信息系统管理、车辆信息管理、客户信息管理、运营中心文件、合同管理等表格制作。 4.6.3 独立于质量管理体系文件的质量记录表单的审批：一般由起草人直接上级或部门负责人审核，由公司管理者代表批准。 5.工作程序 5.1表单制作： 5.1.1 记录表单的制作和审批权限按本文中“4.6 记录表单的起草和审批权责” 执行。 5.1.2记录表单的内容由制订者根据应用的需要而定，但必须包括以下几个项目：公司名称、表单名称、表单编号、表单流水号、表单具体内容。 5.1.3 记录表单中公司名称、表单名称、表单编号、表单流水号这几个项目须参照《记录表单格式示意图》（附件一）所示之格式排版，其它不限。 5.1.4电子记录表单中的内容根据需要采用左对齐或居中对齐，文字字体采