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秘书工作通知的写作
教学目标:通过理论知识精讲和实训,掌握通知的种 类和文体结构,能熟练地写作各类通知。 教学重点:1、掌握通知的种类和文体结构 2、掌握各类通知的实际写法 教学难点:1、通知的种类和文体结构 2、各类通知的实际写法 教学过程:熟悉理论→熟悉例文→理论精讲→文例分 析→写作训练 课时安排:理论教学0.5课时 复习训练1课时 一、通知的概念 通知是“适用于批转下级机关的公文, 转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达 要求下级机关办理和需要有关单位周知或者 执行的事项,任免人员”的公文。 “通知”一般为下行文或平行文。 通知被誉为公文中的“老黄牛”。是各级 党政机关、人民团体、企事业单位使用最多 的公文。 二、通知的种类 1、根据通知内容可以分为: 指示性通知,任免人员的通知,颁布、转发性 通知和会议通知。 指示性通知:这是上级机关就某些事项、某项工作, 提出工作的具体原则、要求和安排,以让受文单位贯 彻执行的通知。这种通知的内容,多数不宜以命令或 意见行文。 任免人员的通知:即告知有关单位或个人人事任免的 通知。 颁布、转发性通知:又称颁布性通知。颁布本机关制 定的行政法规与规章、决定等公文使用。如《国务院 办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通 知》;转发公文时使用。如《国务院办公厅转发水利 部关于加强嫩江松花江近期防洪建设若干的通知》。 会议通知:即告知有关单位或人员参加会议的通知。 三、通知的文体结构 1、标题 通知的标题由制发机关、事由、文种三部分 组成。 需要注意的是,批转、转发通知的标题也是 由三要素组成。颁布、批转、转发性通知的标题内 又含有一个被批转或被转发公文的标题,是大标题 里包孕着一个小标题,这个小标题是作为大标题的 事由出现的。如果被转发、批转的公文是法规性文 件,则须在法规性文件名称上加上书名号。 2、发文字号 为完全式。 3、主送机关 主送机关即受文对象,根据实际情 况,可以是一个或几个甚至所有的有关 单位。 普发性通知可省去主送单位。主送 机关是必须承办、执行和应当知晓该通 知的受文机关。 4、正文 正文一般由三部分构成。 通知事由,写明制发通知的理由、目的、依据或情况。 通知主体,即通知事项。要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项。通知事项多数分条列项写出,条目分明。 通知的结尾,有三种常用写法:①事项结束,全文就自然结尾;意尽言止,不单写结束语。 ②用习惯用语“特此通知”收尾,但前言和主体之间如用了“特作如下通知”作过渡语,则不宜在收尾处再用习惯用语。 ③用简要的文字再次明确主题或作必要的说明,以引起收文单位对该通知的重视。 5.落款 在正文右下方写明发文机关名称,如果发文机关在标题中标明,落款时可以省略。 6.成文时间 写在落款之下。 四、写作要求 1、指示性通知:须写明提出指示的根据与指示 事项,内容要求明确具体。 2、任免人员的通知:要求写明批准的机关、 日期与被任免人员的职务、姓名。 3、颁布或转发性通知:要求在正文中简短地说 明所颁布或转发的公文的制发机关、制发(批准、生 效)日期与公文标题以及颁发或转发的目的、意义与 要求等。被颁布或转发的公文均为通知的附件,须 注明附件的序号与标题、件数。 4、会议通知:要求写明召开会议的名称、目的、 议题、时间、会址、对参加会议人员的要求(如准备 发言、文件、论文、生活用品等)、注意事项以及筹 办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、电 报挂号、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。 有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。 总之,要写得清楚、具体,对必须写明的项目 无一错漏,以保证会议按预定要求准时召开。 实训练习 一、下面是一篇存在毛病的会议通知。请分别指出其存在 的毛病。 附:参考答案 该通知存在的主要毛病有: 1、标题不规范,事由不准确。应改为“石化总公司关于召开布置开展增产节约、劳动竞赛会议的通知”。 2、主送单位党政未分不妥。总公司不能向各车间党支部下发通知。 3、文种承启语不规范。应改为“现将有关会议事项通知如下”。 4、与会人员不明确,不应加“等”字。 5、要求有歧义。会议是布置开展活动的,若带经验材料,也应该是带本单位“以往”开展增产
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