秘书工作通知的写作.ppt

教学目标：通过理论知识精讲和实训，掌握通知的种 类和文体结构，能熟练地写作各类通知。 教学重点：1、掌握通知的种类和文体结构 　　　　　2、掌握各类通知的实际写法 教学难点：1、通知的种类和文体结构 　　　　　2、各类通知的实际写法 教学过程：熟悉理论→熟悉例文→理论精讲→文例分 析→写作训练 课时安排：理论教学0.5课时　　　　 　 复习训练1课时 一、通知的概念 通知是“适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达 要求下级机关办理和需要有关单位周知或者 执行的事项，任免人员”的公文。 “通知”一般为下行文或平行文。 通知被誉为公文中的“老黄牛”。是各级 党政机关、人民团体、企事业单位使用最多 的公文。 二、通知的种类 1、根据通知内容可以分为： 指示性通知，任免人员的通知，颁布、转发性 通知和会议通知。 指示性通知：这是上级机关就某些事项、某项工作， 提出工作的具体原则、要求和安排，以让受文单位贯 彻执行的通知。这种通知的内容，多数不宜以命令或 意见行文。 任免人员的通知：即告知有关单位或个人人事任免的 通知。 颁布、转发性通知：又称颁布性通知。颁布本机关制 定的行政法规与规章、决定等公文使用。如《国务院 办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通 知》；转发公文时使用。如《国务院办公厅转发水利 部关于加强嫩江松花江近期防洪建设若干的通知》。 会议通知：即告知有关单位或人员参加会议的通知。 三、通知的文体结构 1、标题 　 通知的标题由制发机关、事由、文种三部分 组成。 　 需要注意的是，批转、转发通知的标题也是 由三要素组成。颁布、批转、转发性通知的标题内 又含有一个被批转或被转发公文的标题，是大标题 里包孕着一个小标题，这个小标题是作为大标题的 事由出现的。如果被转发、批转的公文是法规性文 件，则须在法规性文件名称上加上书名号。 2、发文字号 　 为完全式。 3、主送机关 　 主送机关即受文对象，根据实际情 况，可以是一个或几个甚至所有的有关 单位。 普发性通知可省去主送单位。主送 机关是必须承办、执行和应当知晓该通 知的受文机关。 4、正文 正文一般由三部分构成。 通知事由，写明制发通知的理由、目的、依据或情况。 通知主体，即通知事项。要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项。通知事项多数分条列项写出，条目分明。 通知的结尾，有三种常用写法：①事项结束，全文就自然结尾；意尽言止，不单写结束语。 ②用习惯用语“特此通知”收尾，但前言和主体之间如用了“特作如下通知”作过渡语，则不宜在收尾处再用习惯用语。 ③用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引起收文单位对该通知的重视。 5.落款 在正文右下方写明发文机关名称，如果发文机关在标题中标明，落款时可以省略。 6.成文时间 写在落款之下。 四、写作要求 1、指示性通知：须写明提出指示的根据与指示 事项，内容要求明确具体。 　　2、任免人员的通知：要求写明批准的机关、 日期与被任免人员的职务、姓名。 　　3、颁布或转发性通知:要求在正文中简短地说 明所颁布或转发的公文的制发机关、制发(批准、生 效)日期与公文标题以及颁发或转发的目的、意义与 要求等。被颁布或转发的公文均为通知的附件，须 注明附件的序号与标题、件数。 　 4、会议通知：要求写明召开会议的名称、目的、 议题、时间、会址、对参加会议人员的要求(如准备 发言、文件、论文、生活用品等)、注意事项以及筹 办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、电 报挂号、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。 有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。 总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项目 无一错漏，以保证会议按预定要求准时召开。 实训练习 一、下面是一篇存在毛病的会议通知。请分别指出其存在 的毛病。 附：参考答案 该通知存在的主要毛病有： 1、标题不规范，事由不准确。应改为“石化总公司关于召开布置开展增产节约、劳动竞赛会议的通知”。 2、主送单位党政未分不妥。总公司不能向各车间党支部下发通知。 3、文种承启语不规范。应改为“现将有关会议事项通知如下”。 4、与会人员不明确，不应加“等”字。 5、要求有歧义。会议是布置开展活动的，若带经验材料，也应该是带本单位“以往”开展增产