关于规范易货贸易管理的紧急通知.doc

关于加强集团易货贸易管理的通知 集团各工厂、总部各相关部门： 集团开展易货贸易，一是为消化库存包材和库存产品，二是为交易到我们集团需求的物品，三是希望通过工作人员的聪明才智将我们的产品交易转化成现金。而现在，易货贸易工作发生了一些不按规定办事的行为。为了强化对易货贸易工作的管理，特下发此通知。 一、易货贸易各环节实行标准化流程管理，集团易货贸易管理与审核部门是总裁办。 工作流程： 工作标准 1受理，接内、外部易货咨询与申报资料（含广告置换）。 2审核，审核的前提是集团当前和未来的需求物品（广告需要市场部评估、签署意见）。 2.1对易货产品品种、规格、型号、性能等质量性指标进行确认。 2.2对易货产品价格进行询价、比价。 2.3在2个小时内拿出审核意见上报给上一级。 3代表申报部门（个人）向总裁办上报。 4总裁办审核后报总裁批示。 5如批准则继续执行，如未批准，在2小时内传回申报单位或部门。 6签署协议。 7双方发货，双方的发票手续齐备。 8安排相关人员进行产品的交验入库。 9申报单位或部门负责监督产品流向。 二、产品交验：交验必须由交易人员、该类物品专家或熟悉人员、资产或财务人员、采购人员四方组成交接小组（临时抽调，总部由总裁办安排，工厂由厂长具体安排）。对物品的规格、价格、质量、数量等进行验证。入库必须有全体交验人员签字认可的书面资料。 三、产品发货：凡是我方产品发货或安排新生产的，必须由集团生产营销总部、总裁办相关负责人签字方可。其他任何部门或个人不得私自安排。否则，追究当事人责任。同时，发货必须有总裁办的签批，并严格按签批的产品执行（需要调换的应向总裁办说明）。发货后必须有对方单位的书面盖章的收货证明资料。 四、奖励提成：为了保证集团利益，对于耐用品（如汽车、电视、电脑等）的交验严格按照标准执行，奖励与提成必须按照集团规定执行（一事一议的须提前洽谈，并依据洽谈的结果执行），并于交易结束后确认没有质量问题后方可兑现，最短不少于三个月。对于易耗品的易货可在交易结束一个月后兑现。集团所有易货项目的奖励必须报总裁办审核并备案。 五、保密制度：各工厂发运办和仓库不得将集团公司产品的出厂价格、产品库存日期、数量等信息透露给外界。除总裁办为统一管理需要外，其他部门索要数据必须经总部分管生产营销的副总裁（总经理）或工厂厂长批准。 六、体系建设：为了鼓励全员参与，各工厂要安排特供组负责这项工作的开展与管理，与总部配套建立起一个完善的销售管理体系。 特别说明：总部易货贸易部只是一个经营部门，不属于审核管理部门。所以，没有任何权力指派或安排各工厂、部门工作。 特此通知。 北京汇源饮料食品集团有限公司办公室 二00五年十月十日 总裁办审核 受理 各工厂、总部各部门签署意见申报（广告交市场部审核） 总裁批示 监督执行 签署协议 总裁办交办 监督产品流向 退回申报单位或申报人 未批准总裁办交办