秘书常工作.ppt

秘书日常工作 办公室工作 办公室工作主要包括办公室的管理工作、服务工作及办公礼仪三个方面 一、办公室的管理包括对人的管理、对物的管理及自我管理。 ①办公室管理的作用：办公室是指挥部，办公室是工作室，办公室是窗口。 ②办公室的空间管理办公室的空间管理是指为了有效的利用空间、节约空间成本、缩短工作流程、方便人员沟通所进行的办公处所和物质设备安排和布置等。 布局： 一般有两种类型：一种是由多间的小办公室（每间16平方米左右）组合而成；另一种是大办公室（一般在40平方米以上）。两种办公室各有利弊。 有多间小办公室组成的办公系统适用于中高层机关与事业单位的分理制的秘书机构。主管人员拥有单独的办公室是必要的，有利于保密和工作不受干扰。其他办公室也是与设置各个科室，有利于分部门办公。秘书的办公室应紧邻主管的办公室，以一墙之隔为好。缺点在于缺乏有效的监督和沟通。 现代企业多采用大办公室。有利于采光和通风，还有利于监督和工作沟通。大而开放的空间、设备，桌椅橱柜的排列应采用直线、对称式布置，不宜弯曲或形成多角度。 办公室的办公桌型式、规格、颜色应一律相同（主管的办公桌可适当精致些），以增进美感和人员间的平等感。办公作为次序，应照顾工作流程，面对同一方向（不主张面对面），便于从后方或侧方接受文件，主管座位在所属座位的后方正中，便于控制和监督。相关部门应按系统的联系紧密程度，尽可能安排在相邻地点，以便于业务联系。 接待室、会议室、休息室。 布置要求： 第一，要有精神引导的作用，体现以人为本。“谁砸企业的牌子，就砸谁的饭碗”，“今天工作不努力，明天努力找工作”，“企业是我家，质量关系你我他”，“今天努力工作，明天工作更好”，“禁止攀折花木，违者罚款”，“小草微微笑，践踏请绕道”。 如某化妆品厂的标志是一抹淡粉红，除了它的产品包装一律用这一抹淡粉红外，它的办公室、车间、食糖、医务室里，都饰以这一独特的颜色，员工的工作服也改成由一抹淡粉红镶嵌的香槟夹克。你甚至发现该企业办公室沙发、办公桌、茶杯，都有专属于这一家企业的淡粉红，这些外在风格上，就已经体现了企业的特色。 来到这里，人们明确地感受到该企业的精神——热爱美，创造美。在实际生活中，淡粉红极易被污染，为了让这一抹淡粉红永远鲜亮，每一个员工都必须处处当心，时时拂拭，不让它蒙尘，这同时又在提醒每一个员工，必须时时关心产品质量，时时维护企业信誉，不让自己的品牌蒙尘。 第二，清洁卫生。第三，整齐有序。第四，明亮清新。 办公室的温度最好保持在摄氏20－25之间，办公室的湿度以保持在40%——60％之间为宜。温度过高、干燥，容易使人感到精神困倦，情绪低落；湿度过高，使人感觉不适。 二、办公室的服务工作 ①首先要更新服务观念。要从传统的服务观念中转变过来，不但是基础服务，服务要以领导决策为中心，要以人为本。要讲效率，今日所做之事，勿等明天；自己所做之事，勿候他人。及时满足领导和同事的各项需求。要降低服务中人。财、物的成本，最大限度的提高服务效能。要学会运用先进办公设备来提高服务水平和质量。 其次要转变服务方式。要由被动服务向主动服务转变。“凡事预则顺，不预则废”，办公室工作要有前瞻性，对有关工作要平考虑、早着手，体现主动服务，更好的发挥参谋助手作用。要由单一服务向全面服务转变。办公室服务必须注重服务的全面性，为领导决策服务，在领导决策前拿出可行的方案，向领导反映情况，提供决策建议；决策中要进行 适度的协调，理顺各方面关系；决策后要高效率的贯彻执行，并监督反馈，防止出现偏差。要有一般服务向优质服务转变。服务应体现“专、精、好”，使办公室工作能在每一时期都紧紧围绕全局的中心，配合各部门开展各项工作。既有条不紊，又能妥善应对各种复杂情况，波澜不惊。《优质服务与工作差距》 ②服务要求： 热爱工作，当成生活的一部分。只有这样才能建立起自己的责任感，才会使个人价值得到最大体现。 学会微笑。对领导、对同事、勤杂人员、下级都要微笑服务。亲和力量是事业发展的一个重要前提。 学会理解和体贴，做个有心人。 如比尔．盖茨与秘书露宝的故事。 要有原则。处事灵活不代表万事恭迎，毫无主见。否则虚伪的面具迟早会被别人识破，还会让人产生没头脑、办事能力不强的印象。 要尊重别人隐私。即使是私下里，也不要随意言论同事的隐私，特别是在办公范围内。 不要轻易表达自己的意见。说话、办事要深思熟虑。 尽量避免与领导、同事发生冲突，对他人不要太严厉。 关于办公室秘书人员如何开展工作，也有4M的说法：Manager(事务管理者、执行者) Mother(像母亲一样的爱心) Maid(像侍女一样) Model(良好的形象举止) 3、办公礼仪 作为一个带窗口性质的岗位，秘书人员的表现可以影响整个办公室、整个办公楼甚至整个组织的人文氛围、办公节奏、环