《Access基础教程（第三版）》第6章 报表的建立与打印.ppt

Access 基础教程（第三版） 第6章 报表的建立与打印 第6章 窗体 6.1 认识报表 6.2 创建窗体的其它方式 6.3 创建子窗体 6.4 创建多页或多选项卡窗体 6.5 窗体中的常用控件 6.6 窗体和控件的属性 6.7 在窗体上放置控件 6.8 为控件命名 6.1 认识报表 6.1.1 报表的作用 　　报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。因为用户控制了报表上每个对象的大小和外观，所以可以按照所需的方式显示信息以便查看信息。 　　报表中的大多数信息来自基础表、查询或SQL语句（它们是报表数据的来源）。报表中的其他信息存储在报表的设计中。 　　通过使用称为控件的图形对象，可以建立报表及其记录来源之间的链接。控件可以是显示名称及编号的文本框，也可以是显示标题的标签，还可以是装饰性的直线，它们可图形化地组织数据，从而使报表更吸引人。 6.1 认识报表 6.1.2 报表的类型 　　Access的报表有文字报表、图表报表和标签报表三种形式。 　　每个报表有三种视图：“设计视图”、“打印预览”和“版面预览”。使用“设计视图”可以创建报表或更改已有报表的结构；使用“打印预览”可以查看将在报表的每一页上显示的数据；使用“版面预览”可以查看报表的版面设置，其中只包括报表中数据的示例。 　　要切换视图可通过单击工具栏上的“视图”按钮实现，如果要参阅其他可选视图类型的列表，可单击按钮旁边的箭头，如图6.1所示。 6.1 认识报表 6.1.3 报表的节 　　报表中的信息可以分在多个节中。每个节在页面上和报表中具有特定的目的并可以按照预定的次序打印。 　　在设计视图中，节表现为带区形式，并且报表包含的每个节出现一次。在已打印的报表中，某些节可以重复打印多次。通过放置控件（如标签和文本框），用户可以确定每个节中信息的显示位置，如图6.2所示。 6.1 认识报表 　　报表页眉在一个报表中只出现一次。利用它可以显示徽标、报表标题或打印日期。报表页眉打印在报表第一页页面页眉的前面。 　　页面页眉出现在报表每页的顶部，可以用来显示列标题。 　　主体节包含了报表数据的主体部分。对报表基础记录源的每条记录而言，该节重复出现。 　　页面页脚在报表每页的底部出现，可以利用它显示页号等项目。 　　报表页脚只在报表的结尾处出现一次。如果利用它显示报表合计等项目，则报表页脚是报表设计中的最后一节，但出现在打印报表最后一页的页面页脚之前。 　　通过对共享共同值的记录进行分组，可以计算小计值而使报表更加易于阅读。 6.2 创建和修改报表 　　Access提供了“自动报表”和“报表向导”两种快捷的报表创建方式。一般地，在创建报表时，我们都是先用“自动报表”或“报表向导”自动生成报表，然后再切换到设计视图对已创建的报表进行修改。 6.2.1 用“自动创建报表”创建报表 　　利用“自动创建报表”可以创建包含数据来源（基础表或查询）中的所有字段的报表。Access提供了“纵栏式”和“表格式”两种版面。 例：图6.3-6.5 自动创建表格式报表“学生成绩表” 例：图6.6 自动创建纵栏式报表“学生成绩表” 实例图6.3-6.5 实例图6.6 6.2 创建和修改报表 6.2.2 利用向导创建报表 　　Access提供的“报表向导”可以简单快速地创建各种常用的报表，是创建报表时最常用的方法。 例：图6.7-6.15 利用“报表向导”创建“学生成绩表”报表 实例图6.7-6.15 6.2.3 在设计视图中创建和修改报表 　　设计视图是用来编辑报表视图的。在设计视图中，可以创建新的报表，也可以修改已有报表的设计。 　　利用“自动创建报表”或者“报表向导”建立的报表难免有不尽人意的地方。 例：图6.16-6.18 修改图6.15“学生成绩表”报表 实例图6.16-6.18 6.2 创建和修改报表 　　在设计视图中创建新的报表，可按照下面的步骤操作。 （1）在数据库窗口中，选择“在设计视图中创建报表”，单击“设计”按钮，建立一个新的报表。 （2）双击如图6.19所示的“报表选定器”打开属性表，在“数据”选项卡的“记录源”列表中选择一个表或查询作为记录来源，如图6.20所示。 （3）添加控件并编辑报表，完成报表的设计。 6.3 报表的排序、分组和计算 6.3.1 报表的排序与分组 　　利用“报表向导”建立报表时，我们很容易对报表中的记录进行分组和排序。但是，利用“自动报表”建立的报表，主体中的记录是不分组排序的，利用设计视图建立报表时，也需要对记录进行分组和排序。 在Access的报表中最多可以设置10级分组。 例：图6.21-6.22 对图6.5所示报表进行分组 实例图6.21-6.22 6.3 报表的排序、分组和计算 6.3