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档案管理制度 第一章、?总则 第一条、为了规范公司档案管理，特制定本制度。 第二条、本制度适用于公司总部、各事业部门、分公司的档案管理。 第二章、档案的管理机构及其职责 第四条、公司总部设置档案管理员来负责档案资料的日常管理工作。 第五条、档案管理员主要职责： 一、制定或参与制定档案工作的规章制度； 二、对公司事业部门、分公司文件材料的归档工作，进行指导和监督； 三、做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作； 四、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 第六条、公司各事业部门、分公司应指定专人负责所形成的文件材料的收集、积 累、整理，并按时向公司档案室归档。 第三章、归档的文件材料及归档范围 第三条、归档的文件材料包括纸质、电子、光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 第四条、归档范围： 一、经营管理类文件材料 1、企业发展规划、目标及重大经营决策和实施计划措施材料。 2、股东大会文件材料，公司管理层会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议等，企业融资、股权质押、股票上市方面的材料。 3、生产计划任务书或作业计划及调整材料，生产计划、经济指标完成情况分析材料，企业经济综合性统计报表及工业普查材料。 4、企业资产、房地产、资本运作、对外投资、多种经营、产权变更等方面的材料；财务管理、会计核算、清产核资方面材料，审计、税收、价格、工商管理方面材料。 5、企业知识产权和商业秘密及其管理材料；企业信用、形象策划、商务合同及有关的补充材料、资信调查等。 6、物资采购、合同、协议、往来函件等。 7、企业管理计划、规定、办法、总结等，企业规章、章程等；招投标项目管理材料。 二、项目、产品类文件材料 1、 前期准备阶段：产品开发项目书、市场调查、技术考察、综合调研预测、可行性研究报告，发展建议、技术建议及计划任务、技术任务、设计研制任务的协议书、委托书、合同、立项申请及批复，专题分析报告、专题会议纪要，研制计划、方案、论证报告。 2、设计、开发阶段：产品技术设计任务书、分析报告、成本核算书，技术概要及详细设计说明书、数据库文档1年，5年，10年。 一、永久保存： （1）公司章程、合同 （2）股东名册 （3）组织规程及办事细则 （4）股东会记录 （5）财务报表 （6）政府机关核准文件 （7）不动产所有权及其他债权凭证 （8）公司规章制度 （9）其他经核定须永久保存的文书 二、10年保存： （1）预算、决算书类 （2）会计凭证 （3）事业计划资料 （4）其他经核定须保存10年的文书 三、1年至5年保存： （1）期满或解除之合约 （2）其他经核定保存5年的文书 四、1年以下暂时保存： （1）结案后无长期保存必要的资料。 第十条、归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 第五章、档案管理 第十一条、档案管理员对接收归档的各类文件材料进行分类、排列、编目，同一门类内档号应避免重号现象。 第十二条、公司设立专门档案柜，对管理文件、会计文件、产品文件、项目文件、设备文件、人事文件等档案文件进行管理。 第十三条、档案柜应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防水、防有害生物、防有害气体等安全措施。保管录音带、录像带等磁性载体文件材料应符合防磁要求。第十四条、档案人员要定期开展档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。第十五条、档案鉴定：一、公司成立由企业领导、相关部门和档案人员参加的鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。二、根据档案文件的重要程度，确定档案密级及保管期限。密级分为三级，即机密、秘密、普通。 三、鉴定中如发现档案保管期限划定不准确、档案不完整，企业应及时责成有关部门和人员修改、补充。 四、对保管期限已满、无保存价值的档案，应按程序销毁。　　销毁档案时应在《档案销毁登记表》中注明具体意见，由鉴定人和鉴定小组负责人签名，并注明鉴定日期。销毁前要编制清册，提出销毁报告，经公司负责人批准后，由两人以上进行监销，监销人要在销毁清册上签字。《档案销毁登记表》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、销毁时间。《档案销毁登记表》需永久保管。 第十五条、借阅手续： 一、各部门经办人员因需要借阅本部门档案时，应填写《档案借阅申请单》，并经其部门负责人同意向档案员出示《档案借阅申请单》，经办人必须在公司《档案借阅申请单》上签字。 二、各部门经办人员因需要借阅非本部门的业务档案时，应填写《档案借阅申请单》，经其部门负责人及公司负责人同意后，向档案员出示《档案借阅申请单》。 三、档案员接到《档案借阅申请单》，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明