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会务工作手册 - 1 - 目 录 一,会议管理 1,周安排会议管理 2,部门会议管理 3,外单位借场(委托)会议管理 二,会议准备工作内容 1,明确会议主题 2,明确会议议程 3,明确会场布置与设备要求 4,明确会议责任人 5,会议通知拟定发放 6,会议文件准备 7,会前检查 三,会间服务 1,入场礼仪 2,会议签到 3,规范服务 4,技术保障 5,相互协作 6,会议记录 7,外延工作 8,安全保卫 四,会后工作 1,礼仪服务 2,会场检查 3,设施,设备检查 4,材料,记录整理 5,工作总结 五,会务工作的分类与要求 1,会 见 2,晚 会 3,茶 会 4,座 谈 5,展 览 6,发布会 - 2 - 六,会议座次安排常识 1,关于会议主席台座次的安排 2,仪式的座次安排 3,合影座次安排 4,会议座位安排 七,校内场所资源资料 1,图文信息中心会务场所资料 2,行政楼会务场所资料 3,行政楼裙楼会务场所资料 - 3 - 一,会议管理 会议是集思广益,聚众议事的一种讨论形式.上海工程技术大学对在校区内举行的会议管理,目的是追求会议之必需,会议之效率,避免凡事开会之会海现象.我校将会议分成周安排会议,部门会议,外单位借场(委托)会议三类. 1,周安排会议管理 周安排会议是通过校长办公室将由校领导主持的重要活动和会议组织安排在一周会议安排中之会议活动. 为使一周会议安排及时准确,做到一周会议早知道,要求有关部门做好向校办报送工作,报送截止时间要求为每周四下午15:00. 2,部门会议管理 部门会议是由部门组织,召集,部门负责人主持的各种会议. 为了使部门会议有序进行,请有关部门提前三天到校办办理会场使用登记手续. 3,外单位借场(委托)会议管理 外单位借场会议是外单位借用我校会议场所进行相关活动的会议.外单位委托会议是外单位委托我校有关部门组织实施,并使用我校会场的会议. 外单位借场会议需要该单位与校办联系,签订借用协议,并经校领导批准,才予进行.外单位委托会议需由我校有关承接部门以部门报告形式向学校申请,并经批准,在校办组织协调下进行各项会务准备工作. - 4 - 二,会务准备工作内容 会务准备工作是保证会议举行质量和效果的重要部分,需认真严谨地完成.会前应制订会务预案. 1,明确会议主题 主题是举行会议要完成的任务和目标.主题往往与会名相关,会名要名实相符,妥帖恰当. 根据会议主题预设出席会议人员范围和人数,以达到会议举办效果. 2,明确会议议程 会议议程通常是指会议要进行的逐相内容的安排,也是主持者主持的方案.应经有关领导审定通过,并作为会议文件一部分发放给与会者. 3,明确会场布置与设备要求 会场是开会的场所,要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑会场的选用;会场布置要简约,与会议内容相符.根据会议的不同类型进行桌台,席卡,话筒,投影,鲜花等的准备. 4,明确会议责任人 会议筹备班子的人员组成和工作分配是保证会议组织完成重要前提,以使各部门(人员)分别按照其职责要求完成会议筹备和会议工作任务,做到人有专责,事有专人. 5,会议通知拟定发放 会议通知必须简明扼要.通常须具备会名,会期,开始时间,地点,会议参加人员范围,入场凭证,筹备会议的联系人(单位,联系方式)等七要素. 上述七要素,可据会议的特点,相取选用.通知发放应该与会议举行时间有一提前量,保证有途中时间和反馈时间.通知发出后,应跟踪落实. 邀请市领导,委办领导出席,提前一个月报上级主管部门;邀请校领导出席,提前五～十个工作日报两办. 6,会议文件准备 会议文件在经有关方面审定完成后,应事先印制成册(页),在会议期间发放至每位与会者. - 5 - 7,会前检查 会前检查是落实预案,保证开好会议的重要步骤.现场检查的主要内容有会议文件材料的准备,会场布置以及会场扩音,播放设备等.这一工作应在会议正式开始前2小时完成,如是隔天上午举行的会议应在前一天下午完成. 三,会间服务 1,入场礼仪 会务服务人员在会议开始前须站在会场入口处礼貌热情地向客人问好,并引请客人进入会场入座.先到达的客人入座以后,及时提供服务. 2,会议签到 及时了解准确掌握与会人员出席情况,及时正确地把出席,列席及缺席人数统计出来,报告主办方有关人员. 会议进行半小时后,将签到册,签到台的整理,收集工作. 3,规范服务 会议期间,服务员站于会议室门口随时提供服务,直至会议结束. 服务员20-30分钟为客人添加茶水,更换烟缸等,特殊情况按客人要求服务. 会议中间休息,要尽快整