第4章邮件收发.pptVIP

第四章　邮件收发 本章重难点： 　　 　　1．邮件的拆封 　　2．邮件的处理 　　3．上司不在时邮件的处理 第四章　邮件收发 1、邮件的收取 　　 　　邮件送达： 　⑴　传达室或收发室收到邮件 　　　　　办公室人员由专人收 　　　取，填写“邮件收领单”，并 　　　确认收件状态。 第四章　邮件收发 1、邮件的收取 　 　邮件送达： ⑵　邮件送达单位所租的信箱. 　文员开箱次数应与送信 次数相同，专事专办。 第四章　邮件收发 1、邮件的收取 　 　邮件送达： 　⑶　专人送达签收的邮件。 　 　⑷　每天一上班查看电子邮箱， 　　　并让它成为习惯。 第四章　邮件收发 2、邮件的分拣 　 　⑴　按收件人姓名分拣。适合小 　　　规模单位。 　⑵　按收件部门名称分拣。 　⑶　按邮件的重要性分拣。 　　　　　　　　　　P62 第四章　邮件收发 3、邮件的拆封 　 　①与上司达成拆封协议和规定；②机要邮件和私人邮件文员 　　不拆封。 　③误拆信件要重封口并答上自己 　　的名，向应收件人道谦。 　 　邮件拆封的几点注意：P64 第四章　邮件收发 4、邮件的处理 　　工作流程图： 第四章　邮件收发 4、邮件的处理 　⑴交上司的信件尽量在上司进办 　　公室前备好。 　　　　 　　　　与信件有关的资料； 　　　　在长信中标色重点； 　　　　有冲突的事情要提醒。 第四章　邮件收发 4、邮件的处理 　⑵把无法处理的信件和要转交的 　　信件分开放好，并做好标记。 　　　制作转送单和传阅单。P66 　 　⑶把自行处理的结果向上司汇报 　 　⑷分拣出上司喜欢的报刋杂志 第四章　邮件收发 4、邮件的处理 　⑸审查广告、宣传简章等，作为 　　信息来源之一。 　⑹待处理信件标注日期提示。 第四章　邮件收发 5、上司不在时邮件的处理 　　　　　　　P68－70 第四章　邮件收发 6、邮件寄发前的准备 　　⑴上司签名，重要信件复印存 　　　档。 　　⑵注意信封封面规定写法。 　　　　　　　　　　P70 第四章　邮件收发 6、邮件寄发前的准备 　⑶检查信封和信纸上的姓名、 　　地址。 　⑷检查邮寄标记是否准确。 　⑸核对附件。 　⑹按常规折叠信纸。 　⑺折叠时要考虑一次性抽出全部 　　信件。 第四章　邮件收发 7、邮件的寄发 第四章　邮件收发 8、电子邮件处理实务 电子邮件的制作。　P74 电子邮件管理的注意事项。　P77 第四章　邮件收发 信件分拣常见次序： 　①电报类； 　②限时文件或附上支票等信函； 　③公司其它部门来函； 　④亲启信函； 　⑤报刋、杂志； 　⑥商品目录及其它广告宣传； 　⑦包裹。 * * 61 64 邮件的分类 邮件的登记 分送邮件到个人或部门 经办人或个人签字领取 邮件内容的优先选项告知上司 中文写法 英文写法 考虑 电子件？ 传真？ 电传？ 时间、 经济、 便利、