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《财会革命——会计电算化》 会计电算化的会计控制 会计电算化系统的会计控制可大体分为一般控制和应用控制两大类。一 般控制与所有的电子资料处理活动有关，其作用在于为工作执行提供标准和 指导。诸如操作控制、文件控制、硬件控制等，均属于一般控制的范围。应 用控制和电脑在个别应用中所执行的特定工作有关，其功能在于为资料的记 录、处理及报告的适当性提供合理的保证。换言之，一般控制涉及企业的政 策和操作程序，而应用控制主要与个别应用资料的正确性、完整性相关。一 般控制如有缺点，将对整个系统造成普遍性的影响，并使应用控制也难以发 挥作用；而某一应用控制丧失的影响，只及于该应用处，对于其他应用部分 及整个系统，不造成普遍性的影响。同理，任何一个应用控制的优点再多， 再强，也无法弥补其他应用控制或一般控制的缺点。 下面，就一般控制和应用控制分述如下。 一、一般控制 如前所述，一般控制就是为执行企业既定的政策，对整个会计电算化系 统的操作程序所作的控制。 □组织与操作控制 会计控制程序是否能行之有序，关键取决于执行者的行为。因此，良好 的组织方案和适当的权责划分，是会计控制的重点所在。会计电算化系统的 组织方案中，至少应包括下列基本的一般控制： （1）电子会计资料处理部门和使用者间职能的划分。 （2）对发生的业务提供一般性的核准，并防止电子会计资料处理部门 擅自更改、审核所发生的业务。 （3）电子会计资料处理部门内职能的划分。 一个有效的组织方案，应能对权责作出适当的划分，即使任何人都不可 能从事“不相宜”的工作。所谓“不相宜”的工作，是指一个人所负责的工 作，使他既有机会产生重大错误及不法行为，又能够掩饰该错误及不法行为。 而使他人不能轻易发现。例如财产保管和财产记录就为不相宜工作。不相宜 的工作如果不能由不同的人员、部门控制，就意味着分工不当，而这个控制 上的弱点，将影响整个会计电算化应用的有效性。 1.电子会计资料处理部门与其使用者间职能的划分 原则上，会计电算化系统应该尽可能维持同记帐分系统相类似的分工组 织。因此，电子会计资料处理部门应与其有关的使用部门相互独立，应有权 完全控制所处理的会计资料、数据，并应将处理的结果直接向有关人员或部 门报告。另外，电子会计资料处理部门还有维护数据、资料的真实性的职责， 除非是在本部门中所发生的错误（如打卡错误等），否则不能对资料作任何 更改。 如果电子会计资料处理部门不能独立于其使用部门，则意味着使用部门 可以按照希望产生的结果来更改会计资料或电脑处理程序，从而掩饰其错误 及不法行为。这就是由于分工不当所造成的。例如，小公司可能没有独立的 会计资料处理部门，而将电脑置于使用部门，供其自行处理。这时，只好利 用管理当局的适当监督，以弥补缺乏分工的损失。 2.对发生的业务提供一般性授权（避免电子会计资料部门擅自更改、审 核业务） 上段所述及的控制，着重于积极的使电子会计资料处理部门有独立维护 原始资料真实性的能力，与此同等重要的是，我们也必须消极地避免电子会 计资料处理部门有擅自更改资料、损害资料真实性的能力，以免产生不真实 的会计报告，损害电脑使用部门的利益。因此，电子会计资料部门不能进行 或核准业务，不能保管或控制电脑设备以外的财产，不能负责系统控制的设 计，也无权进行入档资料的更改。但是，在特殊情况下，原始业务可能经由 电脑处理而产生，例如电脑处理购货订单，自动产生购货业务。这种电脑产 生的业务如果金额巨大，必须依照管理当局所订的授权范围及审核程序，作 事后的复核与批准。大多数业务，都不是电脑系统的产物，这些业务在送交 电脑处理之前，均应经有关人员的复核。业务处理完之后，电脑应能产生一 张显示业务处理前与处理后，入档资料变动情况的清单，送回原发生业务的 部门，或送交独立的有关人员复核，以确定电脑所处理的业务全部经过适当 地核准，同时经核准的业务已全部送经电脑而无遗漏。 3.电子会计资料部门内部职能的划分 为避免电子会计资料处理部门人员从事不相宜工作，而有发生并掩饰其 错误及不法行为的机会，该部门内部的职务及各职务间的权责，都应作出明 确划分。 下图所示为电子会计资料处理部门至少应做到的分工。 上图所列示的各职务的主要 任务分别如下： 电子会计资料处理部门经理：①从事整体控制；②制定长、短期计划； ③系统的最终审核与批准的参与者。 系统分析员：①评估原有系统；②设计新系统；③就系统的特性向程序 设计员提供指导。 程序设计员：①绘制流程图；②设计并测试程序；③将程序的内容作成 书面说明。 电脑操作员：①从事硬件操作；②按照操作规则执行程序。 资料输入员：将待处理的资料转录到计算机所能辩识的各种媒体之上， 如卡片、软盘等。 文件档案管理员：保管有关系统的各种手册、程序、及档案等。 控制小组：①联络本部门