第十章 书面沟通 个人与团队管理 教学课件.pptVIP

* 第十章 书面沟通 学习目标： 1、掌握如何确定文档的目的和方式 2、了解商务文件的适用性 3、书面文件的要素 * 掌握如何确定文档的目的和方式书面沟通中的五个要点 1.目的意图 期望 2. 沟通对象 能接收 3. 信息内容 论点 思想 4. 方式方法 电邮 函件 建议书 报告书 5. 时间安排 回应时间 世界部分名校校训： 美国：耶鲁大学：“光明和真理”；哈佛大学：“让真理与你为友”；麻省理工学院：“即学会动脑，也学会动手”；斯坦福大学：“愿学术自由之风劲吹”。 英国：牛津大学：“主照亮我”；剑桥大学：“剑桥—求知学习的理想之地”。 中国：北京大学：“爱国、进步、民主、科学的传统精神和勤奋、严谨、求实、创新的学风在这里生生不息、代代相传。”清华大学：“自强不息、厚德载物”；南开大学：“允公允能、日新月异”；浙江大学：“求实创新”；中央党校：“实事求是”。 * 几种主要商务文件的适用性 文件类型 适用于 不太适用 电子邮件 简短消息和快速反应 把多种消息放在一起 函件 保存正式记录 快速回答 传真 图形文件，不具备电子格式的文件 能表现细节的图形 布告栏 容易同在场的人沟通 分散的班组和团队 建议书 提出一项方案 适于当面交谈的内容 报告书 总结一些信息和论点 非正式的交流内容 * 如何安排文件（书面文件的要素） 主题：文件是关于什么内容的 目标：文件希望达到什么目的 行动：希望对象做什么 直截了当 准确无误 清楚明了 叙述简洁 条理清楚 开门见山 “生的伟大死的光荣” （1947年3月26日） “向雷锋同志学习” （1963年3月2日） 《纪念白求恩》 （1943年12月21日） 这是什么精神？这是国际主义的精神，这是共产主义的精神，每一个中国共产党员都要学习这种精神 --我们大家要学习他毫无自私自利之心的精神 --只要有这点精神，就是一个高尚的人，一个纯粹的人，一个有道德的人，一个脱离了低级趣味的人，一个有益于人民的人。 * 写电子邮件应遵循的规范 单一主题：与同一个人讨论两个N个问题，应发N个文件。 简短：超过一页篇幅的内容应以附件发出。 在标题中概括：将主题、目的、行动概括在标题中。 文件开头要尊重对方习惯：称呼等可参照对方来信等。 分清段落：没一个不同的想法都要重起一行。 最后概述：概括全部内容—做什么？何时完成？ 结束：多样。 电子邮件范例 发自：王先生 日期：2008年10月1日 发至：刘先生、张女士 副本抄送：---- 附件：关于XXX清单表格 尊敬的刘先生、张女士： 你们 可否 请将 深表感谢！ 王先生 * 小 结 如果字是门面，那么内容就是内涵，有门面没内涵其实就是什么都没有。 语言表达和文字表达是一个人最基本的和必须具备的能力，只会说不会写，人的能力就减少了一半。 在专门的培训或自学中掌握各种不同文件版式和文体表达方式。