吉林大学党群、行政档案工作规范.docVIP

PAGE 吉林大学党群、行政类档案立卷工作规范 为了提高我校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本规范。 1 党、政档案工作基本原则 1.1凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。 1.2 党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利 用。 1.3 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。 1.4 党、政文件材料归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、室、系 所、中心的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。 1.5 学校各部、处、室、系、所、中心要有一位负责人分管本单位的档案工作， 并确定适当的专（兼）职档案人员，认真做好本部门党、政档案的收集整理归档工作。 1.6 要努力实现党、政档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最大限 度地发挥党、政档案的作用。 2. 归档范围的确定 2.1 确定的原则 2.1.1 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用，凭证 作用和研究价值。 2.1.2 归档的党、政文件材料必须反映学校党、政部门职能活动的全过程，保证 完整、准确、系统。 2.1.3 归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系， 照顾不同部门的不同特点。 2.2 归档的主要内容和重点 2.2.1 归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、 外事、财会管理性文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体归档范围见附件一、附件二。 2.2.2 归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、 综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。 2.3 不归档的文件材料 2.3.1 上级机关普发供参阅，不办的文件材料； 2.3.2 上级机关发来供工作参考的抄件； 2.3.3 上级机关征求意见未定稿的文件； 2.3.4 重份文件； 2.3.5 无查考利用价值的事务性、临时性文件； 2.3.6 未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次核对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； 2.3.7 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 2.3.8 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建设 性意见的人民来信； 2.3.9 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； 2.3.10本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料； 2.3.11 为参考目的从各方面收集的文件材料； 2.3.12 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 以上某些方面如果需要，也可自行作资料暂存。 3. 党、政文件材料的部门立卷与预立卷制度 3.1 部门立卷 3.1.1 依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学 校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。 3.1.2学校档案馆依法对党、政管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、 监督和检查。 3.1.3 网上著录是党、政管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。 具体见《吉林大学网上著录工作规范》。 3.2 预立卷 3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。 规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。 3.2.2党、政管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。 预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。 4. 党、政文件材料的归档流程 4.1 形成与积累 4.1.1 学校各院、部、处、室、馆、系、所、社、中心、工会、团委和直属部门 均为立卷单位，分工归口立卷。 4.1.2 各立卷单位根据历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容， 参照附件一、附件二编制案卷类目。 4.1.3每一个立卷归档单位的专、（兼）职档案员，在平时应严格按文书处理制度 做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。 4.2 立卷 4.2.1 立卷原则 文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持 其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部