Excel表格的35招必学秘技41988[修订].docVIP

Excel表格的35招必学秘技(全)完整版 也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上 　 　 千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里 　 　 无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题 　 　 从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。 　 　 　 　 　 一、建立分类下拉列表填充项 　 　 　 　 　 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有 　 　 效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 　 　 　 　 　 1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企 　 　 业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 　 　 　 　 　 2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字 　 　 符后，按“回车”键进行确认。 　 　 仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”…… 　 　 　 　 　 3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有 　 　 效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右 　 　 侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业 　 　 ”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定 　 　 退出。 　 　 　 　 　 再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“ 　 　 序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。 　 　 　 　 　 4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填 　 　 入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可 　 　 从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。 　 　 　 　 　 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右 　 　 击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。 　 　 　 　 　 二、建立“常用文档”新菜单 　 　 　 　 　 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便 　 　 随时调用。 　 　 　 　 　 1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“ 　 　 命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单 　 　 ”拖到菜单栏。 　 　 　 　 　 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用 　 　 文档”)。 　 　 　 　 　 2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项 　 　 (如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进 　 　 行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。 　 　 　 　 　 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 　 　 　 　 　 3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的 　 　 快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过 　 　 按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件 　 　 夹，并选中该工作簿文档。 　 　 　 　 　 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 　 　 　 　 　 4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档 　 　 ”菜单，单击其中的相应选项即可。 　 　 　 　 　 提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插 　 　 入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能 　 　 　 　 　 三、让不同类型数据用不同颜色显示 　 　 　 　 　 在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于它 　 　 1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其 　 　 以“黑色”显示，我们可以这样设置。 　 　 　 　 　 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式” 　 　 命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于 　 　 或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。