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会务培训 会前准备工作 做好工作交接： 接到外部会务的任务，应填写会务申请表，经主管领导审批后，安排好工作交接。 工作委托书 委托人 所在部门 职务 联系方式 被委托人 所在部门 职务 联系方式 电话转移 委托人： TEL: 被委托人： TEL: 邮箱委托 □是 被委托人： □否 委托原因 □出差 □休假 □请假 □其他：_______________ 委托时限 年 月 日至 年 月 日 工作委托 任务编号 工作任务 完成情况 交接日期 接手人 预计完成情况 工作交接情况应仔细填好委托书和委托内容，不让会务工作影响部门正常运作。 明确会务类型： 分清是日常会务还是大型会务，是内部会务还是外部会务，做好相应的准备工作和必要的资源调配等。 通知与会人员参加会议： 应提前通知各与会人员，大型会议涉及外地甚至外国人员的，应提前足够多的时间通知，以便与会人员作出安排。必要时，应要求填写会议通知的回执，根据回执确认与会人信息。 会议通知 时间 地点 会议主题 召集人 与会人 纪要人 会议议程 附件 辅助仪器 （可在会议通知回执中作类似声明：若不能参加，应反馈“有事不能参加”并想会务组领导请假，若无反馈则默认为能够准时参加。） 给公司高层的会议通知，最好抄送一份给与会人员的秘书，请其协助提醒与会人员到会。会议前一天，应发送会议的提醒通知。 会务人员分工： 会务总协调人应该制定一份《会务分工总表》，按整个会议议程的关键行为和工作量细分小组，确定各小组负责人，并明确每个小组的职责。各小组根据自己所承担的工作，进一步细分到个人，即《会务分工明细表》。会前可按事情分工，会中按地点分工，会后按事情分工。 会务分工明细表 任务 计划完成时间 责任人/联系方式 会务联系人/联系方式 备注 完成情况 每天刷新会务清单，准确了解各板块工作进展情况，督促各项工作计划的完成，实时进行调整，避免会务工作的延误，对各负责人协调配合的部分要特别强调，共同推动整体工作的进展。 会前应制定好会务纪律，个会务人员确认好自己负责的会务工作内容。对于大型会务，应预留一个人做突发事件的处理。 明确会议议程： 会议议程的安排，要与主办单位领导进行充分的交流沟通，已得到全面、准确的会议信息；在确定会议日程时，应多方征求意见，以获得共同认可；议程中还应包括就餐地点、休息时间等的安排。会议议程安排好后，应由会务组组长及与会领导审批，原则上要求在发出会议通知前确定出会议议程，避免突发性的修订。 会议日程安排表 时间 事项 备注 会务议程后可附会务须知，内容包括会议议程、会务组负责人房间号及联系电话、展会开展及撤展时间、地点、交通路线、娱乐、餐饮、会场纪律、注意事项等等，可以说整个会务组的工作都体现在会务须知上。 安排住宿、餐饮： 住宿安排： 与酒店销售经理搞好关系，客房方面预留一定空间，在客人突然增加或减少的情况下，可与酒店很好的协商。充分利用酒店的资源（司机、小工、服务员等），腾出时间处理更紧急、更重要的事情。 预订酒店时应进行实地考察，询问放假、空房或会议室的大小，一定要亲自查看是否可以入住。 安排住宿时，应先确认与会者的性别，同方人员的搭配应考虑适宜与否，并做好住宿人员登记表。 住房登记表 序号 姓名 性别 省份 单位 职位 手机 房间号 入住时间 备注 大型展会时，客户进出频繁，应做好最新客户名单的跟踪，事前逐个落实实际就餐和住宿的人数。及时与酒店核对，每日做好住房结算表，并且纪律一定要严明，如不住宿一定要通知会务组，确认为到会人员是否已向领导请假，以核定参会人员具体的情况，并通知相关会务人员，以调整住房、餐饮等事项。与会人员较多时，应事先确定专人负责跟踪会议期间的客户信息，提供最新的客户名单。 住房结算表 日期 房间类别 申请房间号 退房号 实际使用数量 金额结算 确认 餐饮安排： 在与酒店进行谈判的时候应讲究技巧，要把握一定的灵活度，不要轻易许诺，切忌趾高气扬。将可能的事情都交给酒店处理，如水果、饮料等的采购与摆放等。 会务组一定要确认菜单，俞粲丁经理加强沟通，每餐的菜谱都要看过，将不合适的菜换掉，在就餐前应与酒店确认餐饮的准备情况。 车辆调度： 用车需求主要包括领导接送、客户迎接、参观、送行、游玩、紧急调用车等，车辆来源包括公司派车、酒店车辆、旅游公司、当地办事处车辆等。 车